分析信息化背景下企业合同档案的管理

分析信息化背景下企业合同档案的管理

周榕林

国网安徽省电力有限公司物资分公司， 安徽 合肥 230061

摘要：在信息化技术应用发展下，企业的合同档案管理也得到了改善，为了提升管理的水平，需要对信息化档案管理进行全面落实。通过对企业档案信息化管理发展特点的阐述，提出加强企业合同档案信息化管理效果的措施，可使企业合同档案管理的效果加强，为企业的快速发展提供相应的条件，加强企业的竞争力。

关键词：信息化；企业；合同档案；管理

引言

在当前的经济快速发展背景下，纸质档案管理得到了改善，企业合同档案管理数字化水平提升，这为管理提供了良好的条件。为了使企业合同档案管理的效果加强，企业应对管理模式进行优化，根据信息化特点来制定有效的管理措施，为企业合同档案管理的实施带来保障。因此，应对企业合同档案管理进行分析，结合信息化发展特点来采取有效的管理措施，促进企业的快速发展。

1企业档案信息化管理的发展特点

1.1信息呈现出多样化

在合同档案管理中档案的种类较多，信息有着多元化特点，这使管理工作的开展难度提高。在企业档案管理中管理向着信息化方向发展，这使复杂的档案信息分类需求提高，同时，对企业的档案管理有着一定的指导作用，可使企业档案管理的实施得到支持，为企业的全面发展提供良好的条件，也可使企业的管理水平显著提高。

1.2内容具有隐秘性要求

信息技术应用可为企业的档案管理带来更加便捷的条件，而在互联网背景下，技术应用的特点使信息泄露的可能性增加，对企业档案管理的实施产生了影响，要求工作人员对档案管理的安全性及隐秘性产生重视[1]。对于企业的重要信息，应由专门的人员来管理，避免重要信息出现泄露问题，为企业的信息安全提供保障，防止带来损失影响，为企业的经营风险的预防控制提供相应的条件，促进企业地稳定发展。

1.3信息传递可满足实时性

在信息化时代背景下，企业获取信息的途径增加，比如借助网络、市场调查等方式来获取需要的信息，这使信息具有时效性特点，可使企业实时地掌控市场的变化情况。在互联网环境中要求管理人员使用大数据挖掘技术来分析信息自身，使企业的发展获得有效的支持，为企业提供更加可靠全新的信息，可使企业的法得到数据的全面支持。

2加强企业合同档案信息化管理效果的措施

2.1建立完善的企业合同档案管理信息化体系

企业应对信息化建设目标进行明确，使合同档案管理融入其中，并且正确认识企业合同档案管理，借助信息化技术手段来加强管理的效果。在我国的数字经济发展背景下，对产业的数字化转型提出了要求，企业要想提升自身的竞争力，应认识到数字化经济的特点，结合市场发展趋势来对管理模式进行优化。通过对档案管理相关规划的分析，其中提出了档案信息化发展保障机制，使档案信息化建设水平提升。企业应根据自身情况来对档案管理工作进行分析，落实信息化档案管理的要求，企业应对信息化档案管理的特点明确，对管理需求全面分析，制定科学的决策，为合同档案管理建立相应的信息化体系，使合同档案管理能够得到全面的优化[2]。企业领导需要对合同经办、管理及财务等部门的人员做好需求调研，通过对档案管理中的情况、管理人员存在的困难等进行了解，对管理人员的需求进行汇总，可为合同档案信息化管理的实施提供参考依据。企业在调查后对合同档案管理体系进行完善，提出相应的解决建议，并出台信息化档案管理的制度要求，使各项工作规范进行，为档案管理提供良好的条件。

2.2优化企业合同档案管理信息化系统功能

在信息化背景下的合同档案管理中应结合档案的情况来对其目录及内容进行比较、分析，可借助无线射频识别技术来建立智能化档案管理系统，使档案管理的实施更加高效可靠。在该技术应用下，使用手持终端、通道式 RF 读写设备等来与数据库管理系统之间联系，可实现对档案资料的快速查找及盘点、归还等，使管理的效率提升。在管理中可运用监控系统来实现全面监控，使多部门之间的档案信息对接效果加强，并且对信息准确性进行监测，使信息能够得到及时的处理，保证信息一致性。在智能化管理系统中应对该系统功能进行明确，使各模块发挥出有效的作用，应建立目录服务器、应用服务器、数据服务器、逻辑业务服务器及 UHF 读写器、标签打印机、档案架体系，使功能得到完善，并且在档案中使用对应的UHF标签，使档案的判断及保存需求得到满足。在盘点过程中可在管理终端发布任务，下发给逻辑业务服务器，管理员可根据终端提示来图区档案的标签信息，完成档案的盘点。此外，应重视信息化管理的安全性要求，由于信息化需要网络技术的支持，企业应根据实际情况来明确信息化标准，将软硬件完善，以使其符合规范要求。应对合同档案管理的安全保密性要求进行明确，建立相应的安全技术体系，为信息的安全保护提供相应的条件。同时，企业管理人员应具备相应的安全意识，能够对管理中的安全隐患及时排除，避免安全问题引起不良的影响。可借助有效的安全技术来加强对数据信息的保护，可为合同档案的安全管理提供相应的条件，进而促进企业信息化档案安全管理的发展。

2.3提升档案管理人员的素质能力

在信息化时代背景下，数字档案作为重要的部分，对企业来说有着积极的影响。为了使企业的合同档案管理水平提升，加强企业的档案管理效果，应结合信息化特点来提升管理人员的水平。在技术的支持下，档案库的库存信息管理有着便捷性，这为信息的传递提供了良好的条件，人员自身的能力对工作效果有着较大的影响，应根据信息化管理需求来对档案管理人员合理安排，使其能够在实际工作中发挥出有效的作用。可对人员开展专业性培训，使其具备综合素质能力，增加信息化技术相关内容，使人员了解信息化技术应用要求及方式，通过专家讲座或者远程教育等不同形式来加强教育效果[3]。同时，在实际工作应使人员具备良好的管理意识，能够规范按照要求保护信息的隐秘性，避免信息泄露等问题产生，能够为信息安全提供保障。管理人员自身应不断进行学习，丰富自身的知识，根据档案管理发展特点来掌握新的理念，为合同档案管理的优化提供支持。在企业中合同的管理需要多部门之间的配合，比如经办、管理及财务部门等，应使合同档案的管理得到改善，采用协同式管理模式，使各个部门能够发挥出相应的作用，对合同各个流程进行有效控制，完成合同的审核、签订及履约、归档管理环节，使整个管理过程具有协调性，避免信息孤岛情况产生。采取该方式可避免信息共享问题的产生，使合同档案信息的利用效率提升，为档案管理提供良好的条件，避免各部门之间受到权限影响而使沟通交流效果减弱的问题。

结语

在企业档案管理数字化发展过程中对档案管理提出了更多的要求，为了满足企业的发展需求，应对档案管理进行优化。在信息化时代下，企业应对档案管理的模式改善，利用相应的技术来加强管理效果，建立完善的企业合同档案管理信息化体系，优化企业合同档案管理信息化系统功能，提升档案管理人员的素质能力，在技术支持下提升管理质量。通过对合同档案信息化管理的推进，可促进企业的快速发展。

参考文献：

[1]任少琦,马惠君,王丽民.企业合同档案管理探究[J].机电兵船档案.2022(02). 67-70.

[2]陈晓谦.合同管理信息化建设初探[J].中国中小企业.2019(07). 187-188.

[3]王祎,钱冠秋.刍议企业合同管理信息化建设及成效[J].投资与创业.2021(02). 134-136.