新常态下不动产登记档案管理的特点及作用研究

新常态下不动产登记档案管理的特点及作用研究

谭汝冰

佛山市高明区不动产登记中心 广东佛山  528500

摘要：社会不断发展，数字化、智能化转变成为时代标志词，大数据在各行各业中应用逐渐广泛。新常态下，为了提高不动产登记档案管理水平，强化数据整合效率，需要根据其管理特点以及作用展开管理。文章首先阐述了不动产登记档案管理特点以及其作用，并提出一些建议，旨在促进整体管理质量提升，保证不动产登记档案完整可靠。

关键词：不动产登记；档案；管理；特点；作用；建议

前言：国内重要物权制度为不动产登记，这种制度同时也是一种物权公示手法。在申请不动产权时，需要不动产权利人在不动产登记部门进行申请和登记，确定权利人具有物权。目前，不动产登记管理存在管理秩序混乱、管理人员管理意识比较薄弱等问题，导致不动产登记管理无法充分发挥其作用。新常态下，如何提高不动产登记管理水平是相关人员需要予以考虑的重要课题。

1 新常态下不动产登记档案管理的特点

1.1复杂性

由于国民经济水平不断提高，不动产消费能力也随之提升，因此进行不动产登记的人数和案卷日益增长，这使得登记管理工作更加趋于复杂化，从这两个方面可见其特点：（1）类型多[1]。不动产类型繁多，本身便具有一定复杂性。例如有集体土地所有权，房屋等建筑物、构筑物所有权，土地承包经营权，建设用地使用权，宅基地使用权，海域使用权，地役权，抵押权等；（2）资料多。登记不动产档案信息时，档案管理人员需要提供大量资料作为登记信息进行参考和对比，登记人数增多，资料出示便越多，登记工作更加复杂。

1.2独特性

与其他档案信息相比，不动产登记档案信息更具独特性。档案管理人员在管理相关信息时，需要具有高度责任心以及较强管理能力和具有过硬的法律意识，才可保障档案信息的安全，以防泄密。通过登记不动产档案信息，可以证明不动产权利人持有不动产使用权和所有权，其与不动产权利人的不动产安全息息相关。由于不动产登记信息具有较强的法律依据，还有因为档案泄密等问题，因此需要专人单独管理。

1.3实时性

城市建设促进了不动产交易市场的活跃，档案管理人员需要实时记录最新信息，保证民众财产安全与数据准确性，防止信息有误，出现重复交易，一房二卖甚至于多卖等现象。由此可见，档案档案管理具有实时性特点。

2 新常态下不动产登记档案管理的作用

2.1 保障不动产权利人合法权益

不动产登记档案信息受法律保护，通过不动产登记管理可以保障不动产权利人的合法权益。由于不动产交易市场竞争激烈、环境复杂，因此在进行不动产交易的过程中，民众投资具有一定风险性。基于此，开展不动产档案管理尤为重要，其不仅可以降低民众投资风险，也可以促进市场交易的合法性和有序性。另外，开展管理工作也可以为民众提供更有效的咨询服务，减少不动产发生二次或多次交易机率，保障了交易市场安全稳定性[2]，，维护了不动产交易市场的秩序。若在不动产交易中发生纠纷问题，可以使用不动产登记档案信息以保障不动产权利人相关权益。

2.2 确保不动产交易市场安全稳定性

国内不动产登记工作主要由政府进行管理，因此登记相关档案信息具有一定权威性，既保证了信息登记的准确性，也确保了不动产交易市场的安全稳定性。为了提高管理工作水平，防止违法违规交易影响市场环境，政府加强了不动产登记管理力度，严格把控不动产登记，维持市场安全稳定性，为不动产登记行业未来发展奠定良好基础。

2.3 体现城市建设与发展历程

城市化发展进程加快，不动产登记档案管理越加复杂化，信息数据内容越来越多，从某种意义上体现了城市建设与发展历程。不动产登记档案管理可以根据城市土地所有权变化，反映城市具体发展过程：（1）若不动产所有权交易数量增加，则代表城市居民数量增加，同时城市经济也会随之发生变化；（2）在进行不动产登记管理时，互联网技术的广泛应用则代表着城市建设也逐渐趋向于先进性，与时代发展步伐一致。

3 新常态下不动产登记档案管理的建议

3.1 提高信息资源整理水平

为了强化不动产登记管理水平，首先需要关注信息资源整理是否到位，保障信息准确性和可靠性，以便于为后续工作提供重要数据基础。首先，相关人员需要构建完善的信息资源整理机制，根据相关机制对不同信息资源进行整理和归纳，保证人员可以在较短时间内查找到所需信息；其次，定期对纸质档案信息资源进行核查，保证其准确性；最后，纸质档案信息资源转化为电子版本时，相关人员应在录完后进行严格审核，以免信息有误，影响工作进度[3]。同时定期检查电子档案信息资源，可以进行资源筛选检查，节省工作时间，提高工作效率。

3.2 建设相关管理系统

不动产登记管理是一项时间长的复杂工作，新常态下，相关人员应建立管理系统，通过统一化、系统化管理，提高管理质量，减轻管理人员工作负担。首先，管理系统中应包含信息建档。档案信息应由相关专业人员进行核实，结合不动产产权利人提供的证明材料，全面检查信息数据内容，确定内容真实准确，才可录入管理系统；其次，在管理系统中加入安全维护模块，加强系统运行安全性。通过构建档案信息安全维护制度，明确规定档案信息调阅权限，划分管理人员管理职责，分类管理信息资源，维护档案信息安全；再次，构建应急系统，通过设置应急管理系统处理应急事件，例如，档案信息错误、档案信息数据丢失等，以便于相关人员在第一时间解决问题，保证工作顺利推进；最后，建立调阅查询模块，以便于档案管理人员以及其他人员进行信息查询，节省查询时间。

3.3 构建档案信息数据库

统一管理不动产档案信息可以提高工作效率，保证信息数据准确性。因此，相关人员可以构建档案信息数据库，将所有数据进行整合，归纳于数据库中，形成较为完善的不动产档案信息数据资源库。数据库主要以电子版为主，电子版更容易整理、查询，且不易丢失或者损毁，结合档案管理制度，完善数据库，将纸质档案信息电子化，并在规定时间内复制和重新存储档案数据，以免操作失误导致数据丢失或者数据库崩溃。

3.4 优化档案信息库房环境

若不动产档案信息库房储存量小，或者环境差，将会影响不动产登记档案管理工作质量。通过优化档案信息库房环境，可以有效改善上述问题。单位可按照国家标准与要求，构建合适面积的库房，在内部配备完善的设备设施，如灭火、监控、防潮、防虫等等，做好库房环境管理工作。采取立体档案库房管理方法以及二维码技术，加强库房管理水平，保证不动产档案信息资源安全性。

结论：新常态下进行不动产登记管理，相关人员应全面掌握管理特点以及管理作用，提高自身对于不动产登记管理的责任意识，不断加强管理能力、应急能力以及信息技术应用能力，强化档案信息安全性和有序性，保障不动产权利人合法权益，促进不动产登记管理质量提升，为人们提供更加全面优质的服务。

参考文献：

[1]刘玉慧.新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].城建档案,2020,000(11):78-80.

[2]白宇.新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].城市建设理论研究(电子版),2020,000(06):61.

[3]赵晖.浅析新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].现代经济信息,2019,000(23):75.