内部控制在事业单位低值易耗品和办公用品使用管理中的运用

内部控制在事业单位低值易耗品和办公用品使用管理中的运用

董永凤

摘要本文以内部控制概述为切入点针，对低值易耗品进行了介绍，并且提出了低值易耗品以及办公用品管理工作的内部控制建设目标。在此基础上针对如何能够更好地使用内部控制制度，提高事业单位低值易耗品以及办公用品的使用管理效率进行了相应的探讨，希望能为我国事业单位的发展提供参考和借鉴。

关键词：内部控制；事业单位；低值易耗品；办公用品

前言近年来，国家对于事业单位的财政支出，尤其是办公费用的支出控制越来越严格，就事业单位的低值易耗品以及办公用品来讲，绝大部分采取了统一招标采购的措施，目的是加强事业单位对低值易耗品以及办公用品的使用管理，通过运用内部控制制度来不断优化其管理效果，从而能够实现事业单位更加健康的发展。

1内部控制概述

1.1内部控制简介

内部控制指的是事业单位内部进行的控制运作，包括内部会计控制以及内部管理控制两个方面，主要是为了能够进一步提高事业单位的运行建设质量，保证单位财产的安全和完整，确保相关的法律法规以及行业内部的规章制度能够得到贯彻落实而进行制定，并且广泛推行的一系列的控制措施和控制程序。

2012年11月29日，财政部以财会〔2012〕21号 印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》，我国就已经开始高度重视事业单位的全面内部控制审计工作，为了能够更加有效地进行内部控制，单位必须制定可行的内部控制管理制度。经过多年的发展与建设，我国事业单位的内控流程体系、风险识别制度已经达到了一个较高的水平，并且成为我国事业单位工作人员工作能力以及综合素质提升的必修课，与此同时也能够有效地促进我国事业单位的健康可持续发展。内部控制的专业人才已经成为了我国社会各行各业所广泛需要的高端重要人才，并且由于此类人才的专业性较强、人才数量较少，已经形成了供不应求的趋势。事业单位管理人员在进行管理的过程中，必须充分掌握当前事业单位的发展情况以及问题现状，从而能够以此为依据，更好的对事业单位内部控制工作的基本理论以及相关法律法规要求进行掌握，提升自身对实务操作技能、评价指标以及管理方法等内容的了解程度，从而能够通过自身力量帮助我国事业单位更好地提供其内部控制系统的工作效率，也能够满足我国社会发展过程中产生的内部控制人才使用需求，为内部控制工作领域培养更多的实用型和综合型人才。

1.2内部控制原则

首先，在进行内部控制工作的过程中，应该遵守全面性原则。这是因为内部控制工作作为事业单位工作质量与工作效率的重要保证，必须贯彻落实在决策制定、决策执行以及监督管理等多个环节以及工作的全过程，并且应该覆盖当前事业单位工作的各项事务，从而能够实现全方面的高质量控制。

其次，在进行内部控制工作的过程中，应该遵守重要性原则。这是因为内部控制工作应该在进行对事业单位内部工作实务全面控制的基础上，针对全面事项中的重点内容进行重点控制，并且应该对存在着较大的安全风险或者经营风险的经营事务进行重点强调与对策选择。

再次，在进行内部控制工作的过程中，应该遵守制衡性原则。这是因为内部控制工作包含多个控制内容，无论是治理结构、机构设置还是权责分配，都需要彼此之间形成良好的合作关系，在此基础上还应该进行相互之间的制约与监督，从而能够在有效完成内部控制的基础上提高事业单位运营工作效率。

另外，在进行内部控制工作的过程中，还应该遵守适应性原则，这是因为内部控制工作作为一项能够对事业单位以及单位的运营发展产生推动作用的工作，本身必须与单位的发展水平相适应，所以在进行内部控制工作体系制定之前，应该针对当前事业单位以及单位的工作规模、业务内容、竞争情况以及风险水平等众多因素进行充分考虑，从而能够实现具体问题具体分析，并且在应用内部控制的过程中也要根据内外情况的变化进行及时的调整。

最后，应该遵循成本效益原则，这要求任何单位在进行内部控制的过程中都应该尽可能的实现预期收益以及实际投入成本之间的平衡，从而能够通过适当的成本实现更加高效的内部控制。

1.3内部控制的管理局限

在进行内部控制的过程中，也会多少存在管理方面的缺陷，主要表现在以下四个方面。首先，在进行内部控制时，经常会出现人为的过失操作，这是因为负责内部控制制度执行工作的工作人员在进行决策时，常会优于决策时间有限、能够掌握的决策信息质量较低以及压力较大从而做出错误决策，这种决策会严重影响到后续的工作效果。其次，内部控制体系结构设计也可能会存在一定的缺陷，这是因为制度体系是人制定的也是人执行的，在执行的过程中经常会由于制度结构体系的设计存在缺陷，或者执行工作人员自身工作能力与工作素质较差而出现意料之外的结果。再次，在进行内部控制的过程中，经常会出现管理层凌驾于内部控制体系的情况，从而导致内部控制体系失去理想的工作效果和本身的功能。这是因为单位内部经常会有领导层为了能够满足个人的一己私欲或者对主体的财务状况进行弄虚作假等不法企图而选择拒绝已经完成制定的决策或者程序，从而导致内部控制体系失效。最后，如果在单位内部进行内部控制时，不同部门的员工之间出现了串通或者舞弊的行为，并且通过这种行为来谋取利益，就会影响到内部控制效果。

2低值易消耗品定义

低值易耗品指的是在办公单位内部并不作为固定资产进行资产核算的各类日常用具用品，如各种笔本等文具、档案盒、胶带、办公用品等等。这些低值易耗品与固定资产一样属于劳动资料的类别，但是由于低值易耗品的价值以及价格较低，能够进行有效使用的使用期限较短，在使用过程中经常容易出现丢失或者损坏等情况，所以并不作为固定资产进行管理，在管理与核算的过程中经常被作为存货进行对待。从实际工作状态来看，由于低值易耗品本身的特点，其核算工作与材料核算工作存在一定的相似之处，在管理方面与固定资产的管理工作具有相同的内容，这就决定在对低值易耗品进行管理的过程中必须采取特殊的管理方法，既不能够等同于一般生产材料的管理，也不能够如同固定资产一般进行管理。

3低值易消耗品以及办公用品管理的内部控制建设目标

3.1保证低值易耗品以及办公用品质量不受影响

从内部控制工作的角度来看，在进行低值易耗品管理的过程中，必须要对低值易耗品的相关信息进行准确记录。通过进行管理流程的设置，能够保证当前采购的低值易耗品能够全部进入库存，而通过低值易耗品领取过程的控制，又能够对物品流转的情况进行实时监控，各种领用信息都必须准确地记录，建议将期初存货、入库、领用，期末库存数据全部录入电子表格，每月进行实物盘点，确保低值易耗品账面内容与实际情况相符。另外在进行低值易耗品内部控制管理的过程中，必须严格遵循低值易耗品的出入库管理要求以及操作流程，这种标准的执行，能够有效地减少低值易耗品被非法挪用的现象，从而能够有效地保证当前事业单位的公共利益。在这种情况下，采购低值易耗品的工作人员就不会为了能够以较少的资金弥补被挪用的低值易耗品的缺漏而进行质量低下的低值易耗品的采购，从而能够有效地保证低值易耗品的质量以及办公用品的质量[4]。

3.2保证低值易耗品以及办公用品信息真实完整

从内部控制工作的角度来看，低值易耗品的财务信息必须要保持真实以及完整，并且要做到在预算要求内进行执行，确保预算与实际支出相符合。首先，进行预算编制的过程中，必须要做到科学合理，能够满足当前事业单位进行日常工作与建设的基本需求。其次，应该对低值易耗品的实际支出费用进行真实上传，尽量避免虚报、瞒报等情况的出现，从而能够保证低值易耗品的资金流以及价值流之间保持匹配，材料库中应该存有的低值易耗品数量与系统中的数据保持实时的统一。最后应该对市场竞争项目以及财政资金项目这两类项目进行科学的区分，这是由于财政资金项目作为与政府合作的项目，每年都要对资金使用等情况进行独立的核算，财政资金项目建设过程中所购买的低值易耗品也不能够进行随意使用，而是要根据其定向使用规则进行专事专用，减少低值易耗品在不同项目之间混用可能的出现，使用内部控制方法，就能够很好地对这一问题进行监督与控制。

3.3有效避免当前事业单位的公共利益受到侵犯

事业单位作为规则十分严格的工作单位，其采购的低值易耗品都是有严格的规格和标准的，并且低值消耗品的数量以及金额都由专业人员进行评估与判断之后才提出的，主观倾向性相对较大，可运作的空间也比较大。低值易耗品的采购流程、验收入库的过程以及事业单位工作人员领取低值易耗品出库的整个过程都必须符合内部控制的相关规定，从而能够有效地减少非法行为与违规行为的出现，坚决杜绝事业单位内部的徇私舞弊行为以及腐败行为，从而能够有效的避免当前事业单位的公共利益受到侵犯，降低事业单位工作过程中面临的财务风险。

4内部控制在事业单位低值易耗品和办公用品使用管理中的优化措施

4.1明确事业单位低值易耗品和办公用品的界限和种类

低值易耗品不但种类繁多，而且有些种类只有一个设备。由于低值易耗品的价值较小，最贵不超过壹仟元。如果将这些物品作为固定资产进行管理，不但无法提高管理工作效率，甚至还会给管理工作带来巨大的不便，在此过程中，财务人员也很难进行财务管理工作的把握。因此，各事业单位必须充分结合自身的工作情况以及发展情况，明确单位内部低值易耗品的种类以及数量，哪些东西可以作为材料进行出入库核算，哪些物品需要与固定资产一同进行核算，哪些物品需要作为低值易耗品进行管理，这样分类能够更加便于财务人员在入账时进行把握，也能够有效地提高管理效率，进一步加强事业单位低值易耗品以及办公用品的规范化和科学化管理。

4.2建立健全低值易耗品以及办公用品的内部控制机制

针对低值易耗品的特点，按照内部控制工作的基本原则，可以结合低值易耗品的存货管理制度以及当前事业单位的固定资产管理制度，具体情况具体分析的对低值易耗品管理制度进行制定，并且能够有效地对管理目标进行明确，除此之外，还能够确定管理内容、管理责任部门以及管理工作的分工等等，在进行购进、领用、清查、赔偿以及考核等诸多工作方面的过程中进行切实可行的细则的制定。

为了能够更好的对低值易耗品进行管理，还需要引进先进的科学技术进行应用，如引用计算机软件技术对其低值易耗品以及办公用品进行使用与管理，建立完备的计算机管理制度。当前我国事业单位的固定资产核算工作以及材料核算工作已经基本实现了使用电脑进行核算，因此我们可以使用现有的固定资产核算计算机软件，通过适当的改良从而形成低值易耗品核算软件，并且建立资产卡片，做到一物一卡。与此同时还应该根据物卡的情况对使用人以及保管人进行核对，做到用卡取物、有卡才有物。使用这种方法不但能够有效地提升工作效率，准确把握低值易耗品以及办公用品的数量，在数量不足时能够及时进行预警，而且能够进一步减轻管理人员的工作量，从而能够实现事业单位管理工作的不断优化。

另外，针对低值易耗品在使用过程中可能会存在的种种特点，必须结合内部控制制度的工作原则，对当前事业单位内部低值易耗品以及办公用品的使用管理制度进行健全，在此过程中可以结合固定资产进行统一管理，通过签订低值易耗品的使用管理责任制度，明确低值易耗品以及办公用品的管理人员和使用人员的权利与义务，与此过程中还应该进行奖惩制度的制定，将单位资产尤其是低值易耗品的完好率和使用率与资产负责人的工作业绩和工作效果互相挂钩，从而能够不断地提高资产管理的积极性和主动性。针对低值易耗品在使用过程中容易损失以及损坏等现象，应该建立健全赔偿规则，从而能够保证事业单位公共财产的安全性和完整性。与此同时也能够对使用者的使用行为进行约束。

4.3提高事业单位各层级管理人员的内部控制重视程度

为了能够更好地对低值易耗品以及办公用品进行内部控制，必须有效地提高各级管理人员的重视程度，从而能够使内部控制制度严肃地执行。只有各管理层保持充分的重视，才能够真正的贯彻落实相关管理制度，保证管理目标的实现。在此过程中，应该不断地加强对相关政策，法规的宣传培训与学习，使事业单位内部全体员工意识到只有使用并管理好每一样低值易耗品以及单位财产才能够更好地进行工作，而管理使用好每一项单位资产也是员工的工作责任和义务，从而能够牢固的树立员工作为主人翁的意识和责任感，使用更加健康的财务观念来完善财务管理工作，从而能够不断推动我国事业单位的建设与发展。

4.4加强低值易耗品以及办公用品的业务流程控制

通过对低值易耗品以及办公用品的业务流程进行梳理与控制，能够将出入库以及盘点流程固化到低值易耗品的管理系统之中，任何一个环节都只有经过授权人员的许可之后才能够进行，通过这种方法能够使低值易耗品以及办公用品在使用过程中产生的所有行为都有记录，在出现问题之后能够对具体人员进行责任认定与追究。

在进行入库流程的过程中，应该由仓库管理人员提交入库申请，经过审核批准后，增加库存。低值易耗品管理员提交的入库申请单必须经过单位相关领导的同意，经审签同意之后，再由事业单位的资产管理员对其进行审核，在进行审核时，可以要求低值易耗品以及办公用品管理员进行实物照片的提交，照片需要以附件的形式进行上传，资产管理员通过看到上传的照片与实物相符之后才能进行审核。

在出库流程中，各科室领用人员需要提交出库申请，经单位相关负责人同意之后，系统则会自动向低值易耗品以及办公用品管理人员发出指令，由其进行确认之后，流程结束，由领用人员将所需的办公用品取走，库存减少。

在进行盘点的过程中，资产管理员首先应该向单位相关负责人提出盘点申请，由低值易耗品以及办公用品管理员进行盘点工作，若单位设置多个内设机构，还需要多方进行盘点，最后经过汇总才能确认库存数量。

结束语综上所述，事业单位必须采用内部控制的方法，对工作人员以及管理人员进行约束，提高其在进行低值易耗品管理以及办公用品使用管理过程中的重视程度，如此才能够使各项对策以及措施落实到位，进一步优化管理效果，提高事业单位的资金使用效率。

参考文献

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