事业单位档案管理规范化及档案利用现状分析

事业单位档案管理规范化及档案利用现状分析

张文旺

(凤庆县档案馆，云南省临沧市 邮编：675900)

【摘要】：事业单位在不断发展，档案管理部门的日常工作也在随之升级。档案管理的规范化，可以提高档案资源利用率，带动各个部门的发展，对事业单位来说，这是一项十分关键的工作。本文主要围绕“事业单位档案管理的现状分析”、“事业单位档案管理规范化措施”这两项内容展开论述，探究事业单位档案管理规范化的措施，为论述的要点，强调与时俱进，立足事业单位发展目标，从“管理方式”、“管理效率”、“管理专业性”三个维度，改进档案管理工作，促使事业单位档案管理工作规范化运行。

【关键词】：事业单位；档案管理；现状分析；档案利用

近年来，事业单位内部的档案管理工作既有进步，也有不足。从事业单位档案管理的现状来分析，这几项问题仍然很突出，如：“档案管理工作的方式方法过于落后”、“档案管理工作的整体效率偏低”、“档案管理工作的专业性不足”。基于这种现状，事业单位要投入更多关注，改进档案管理工作，引导档案管理部门进入规范化发展轨迹。探究事业单位档案管理规范化及档案利用现状，旨在结合现状，提出改进措施，朝着规范化运作的方向努力，给予档案管理部门建议，给予工作人员建议，进一步加强事业单位档案管理工作。

一．事业单位档案管理的现状分析

1.档案管理方式落后

事业单位档案管理方式落后，表现在存储和利用上。具体来说：一方面，存储的落后性。随着事业单位内部的档案资源越来越多，带来的问题为：“占据空间大”、“破损情况严重”、“管理流程复杂”等。在这种形势下，有些事业单位仍然主张纸质形式的存储，没有灵活地改进档案存储方式；另一方面，利用的落后性。关于档案资源的利用，有些事业单位一直处于被动状态，没有主动地利用档案资源，没有深层次地挖掘档案资源的价值【1】。例如，有些事业单位已经搭建多个网络平台，如：“官方网站”、“工作论坛”、“微信公众号”等，但没有借助这些网络平台，进行档案资源的合理化共享，忽视了互联网时代的优势。

2.档案管理效率偏低

事业单位在发展，相关联的档案也逐渐增多，对档案的管理，已经不再是一件简单的工作，需要追求效率。当前，有些事业单位对档案管理部门的要求，没有突出效率，相关工作经常出现拖延、滞后，相关工作人员经常表现出敷衍、随意的态度，整个档案管理部门的秩序十分混乱【2】。即使出现重大的管理失误，也无法找到精准的责任人。此外，在事业单位内部，对于档案的调取，还没有形成一套灵活、快捷的流程，每一份档案的调取，都十分繁琐，难以解决各个部门的紧急需求。由于档案调取的效率过低，有些部门不再愿意利用内部档案，各项档案渐渐成为摆设，发挥不出实际功效。事业单位档案管理部门的职责，是最大化地彰显档案的价值，并不是封存所有档案，限制各个部门使用。

3.档案管理专业性不足

虽然事业单位逐步意识到档案的重要性，但档案管理专业性不足的现象，仍然存在。例如，有些工作人员不注意学习，其档案管理观念已经落后，档案管理能力也跟不上新形势，面对事业单位新一阶段的发展规划，工作人员不关注，也不关心，认为事业单位的发展与个人的发展，并不存在直接关联。这一类工作人员过于依赖过去的经验，缺乏与事业单位一同进步的意识【3】。另外，有些工作人员不注意思想境界，将档案管理视作一项机械化的工作，不愿意倾注个人的智慧和精力。在遭遇特殊情况时，工作人员首先想到的问题是：如何减轻自己的责任。事业单位档案管理部门是一个储备重要信息的部门，如果没有责任感，如果没有严于律己的态度，很难融入这个部门，抓好这个部门的工作。

二．事业单位档案管理规范化措施

1.改革档案管理方式

事业单位要积极地改革档案管理方式，避免存储的落后性、利用的落后性。具体来说：一方面，改革存储方式。无法转向线上的档案，可以继续进行纸质存储，可以转向线上的档案，要及时进入事业单位网络系统，以电子档案的形式，存储于私密空间。事业单位可以制定“电子档案管理机制”，完善电子档案的存储细节；另一方面，改革利用方式。事业单位要走出被动状态，借助不同的网络平台，展现档案资源的深层次价值【4】。比如说，开通“档案资源共享网站”，以共享为网站文化，对档案资源进行分类、更新、传播，在合理的规章制度下，设置访问权限，欢迎各部门访问，提高事业单位档案资源利用率。

2.提高档案管理效率

面对日益增多的档案资源，事业单位要对档案管理部门提出新要求，强调高效化管理。事业单位可以建立“档案管理效率机制”，明确指出：日工作效率的标准、周工作效率的标准、月工作效率的标准。各个岗位的工作人员要按照这些标准，认真规划每一天的工作、每一周的工作、每一月的工作，使档案管理部门进入一定秩序，有条不紊地开展各项工作。此外，针对档案调取，事业单位可以引入大数据技术，将档案资源统一传输到“档案管理大数据库”，方便各个部门查看、调取，让档案调取的流程便捷化

【5】。在这个过程中，大数据技术的追踪功能、监控功能也可以发挥作用，可以实时记录档案的调取痕迹，确保档案调取安全、规范。这样一来，事业单位可以最大化地彰显档案价值。

3.加强档案管理专业性

为了提升档案管理的专业性，事业单位要抓好工作人员的日常培养。首先，事业单位可以组织“档案管理专业化培训”，营造集体式的学习情境，调动工作人员对新知识的热情。并且，向工作人员展示事业单位的发展规划，指出档案管理工作的意义，激励工作人员主动学习，与事业单位一同进步。其次，事业单位可以举办“档案管理专业性评选”，从工作人员的能力、业绩和工作责任感出发，评估工作人员的整体表现，评选出每一个月的优秀管理员，每一个季度的优秀管理员，宣传优秀管理员的事迹【6】。这样的评选活动，是一种认可，工作人员可以感受到事业单位的关怀，有利于工作人员端正态度，将更多智慧和精力投入到档案管理中。

结语：

综上所述，事业单位档案管理的规范化，具有重要现实意义。为了实现规范化管理，事业单位要重视：（1）制定“电子档案管理机制”，开通“档案资源共享网站”，改革档案管理方式；（2）建立“档案管理效率机制”，搭建“档案管理大数据库”，提高档案管理效率；（3）组织“档案管理专业化培训”，举办“档案管理专业性评选”，加强档案管理专业性。

【参考文献】：

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[6] 董霏 . 大数据时代背景下创新企业档案管理工作路径分析[J]. 城建档案，2021（12）：101-102.

作者简介：张文旺，198608，男，汉族，云南省凤庆县，馆员，档案管理，大学本科，研究方向：档案管理与档案利用