提升医院办公室档案管理工作效率的有效对策

 提升医院办公室档案管理工作效率的有效对策

翁丽燕

罗定市妇幼保健院   527200

摘要：随着社会经济不断的发展，医院的规模也在逐渐扩大，对于办公室档案管理工作的要求越来越高，因此医院必须要注重档案工作的开展，并且对档案管理工作进行优化，保证档案管理工作能够高效的开展，从而有效地增强医院核心竞争力。该文章讲述了医院办公室档案管理工作的问题，以及提升医院办公室档案管理工作效率的有效对策。

关键词：医院；办公室；档案管理；工作效率；问题；对策

引言

办公室档案管理工作是医院的重要部分，它不仅能够为医院发展决策提供良好依据，还可以帮助医院实现可持续发展目标，因此医院应该重视档案管理工作，并且将档案管理工作的价值与作用充分发挥，为医院各项工作的开展带来便利性。

一、医院办公室档案管理工作的问题

1.不注重档案管理工作

在医院发展的过程当中，由于过度注重营业额的提升，所以选择忽略档案管理工作的开展，这也导致档案管理工作岗位没有配备专业人员，通常是由其他岗位人员兼任，因此档案管理人员的专业知识与综合素质较低，难以有效地提升档案管理工作的质量和效率，无法全面的体现档案管理工作的价值与作用，这也间接地影响到医院的发展。

因为医院不注重档案管理工作的开展，这也对办公室档案管理人员产生不良影响，让办公室档案管理人员无法认识到工作的价值与意义，同时医院事务具有复杂性的特点，造成工作人员在开展档案管理时消极性较高，这也导致办公室档案管理工作具有随意性，这也是降低档案管理工作效率的主要问题，从而影响到办公室档案管理工作的顺利开展，难以将办公室档案管理工作的作用充分发挥，无法为医院的发展提供良好支持。

2.档案利用率较低

档案是医院发展的重要部分，它不仅能够对医院不同时期重大事件，以及重要人物和工作进行记录，还可以为医院的发展提供信息依据，从而做出科学合理的发展决策，有利于企业良好的发展。随着社会经济不断的发展，医院的规模也在逐渐扩大，科研和管理，以及医疗经费等方面，对于档案管理的要求越来越高，如果医院仍旧采用纸质档案的管理方式，那么便会导致管理的质量和效率较低，并且影响到相关人员对档案的应用，从而难以将档案的价值与作用充分发挥。

同时，在纸质档案储存的过程当中，会遇到较多严重的问题，如纸质老化和虫咬等方面，都会对纸质档案造成破坏，从而影响到档案的价值，不利于医院良好的发展。并且医院档案管理主要是采用分散管理的方式，所以在收集相关档案信息时，各部门之间缺乏良好的沟通与协调，并没有将档案责任落实到个人，这便会造成档案材料收集时间较长，以及操作存在随意性，导致档案信息出现收集不全与丢失的情况，无法为医院的决策提供支持。

二、提升医院办公室档案管理工作效率的有效对策

1.加强对工作规范化管理

由于医院的发展规模越来越大，档案管理工作的内容也不断丰富与完善，不仅能够促进医院可持续的发展，还可以为医院提供良好的服务，提升群众对医院的满意程度，因此医院必须要注重档案信息的应用，为医院的发展决策提供依据。

医院在建立档案管理制度时，应该涉及到全面的档案管理动态，然后再对各环节的档案操作进行有效管理，其中便包括收集和分类，以及归档等方面，并且以档案借阅环节为主要内容，提高档案借阅的规范性，这样既能够避免档案信息的缺失，还可以保证办公室档案管理工作顺利开展，所以需要对办公室档案管理制度进行完善，再以医院发展目标作为制定依据，根据医院的发展与经营实际情况，制定出科学合理的档案管理制度。

另外，在开展实际的档案管理工作时，应该对档案管理人员的管理强度提升，确保管理制度能够顺利地落实与执行，因此需要以档案管理部门为主要对象，然后再明确档案管理部门的责任，对各部门与办公室的权责进行合理划分，从而有效地促进档案管理工作的开展，并且保障各部门能够有效地进行档案管理，确保档案信息具有较高的价值，能够为医院的发展提供良好支持。

2.提高档案管理人员的责任意识

在医院发展的过程当中，部分档案管理人员仍旧受到传统思维的影响，导致部分档案管理人员对工作内容缺乏了解，所以依旧采用着传统的方式开展档案管理工作，并且医院管理人员对档案管理工作不注重，这也是造成档案管理工作效率和质量较低的主要原因。

因此，医院想要顺利地开展档案管理工作，并且提升档案管理工作的效率，将档案管理工作的价值与作用充分发挥，就必须要改变档案管理人员传统的思想，然后再引导档案管理人员树立正确地思想意识，从而以正确的态度对待档案管理工作，这样既能够激发档案管理人员工作的积极性，还可以有效提升档案管理的效率。

另外，在实际的档案管理工作当中，应该对医院社会实践活动整理，然后再与医院其他部门建立完善的信息合作平台，既能够提升档案信息收集的速度，还可以推动不同部门在档案管理工作的互补，有效地减少办公室档案管理人员的盲目性，这也是提升医院办公室档案管理工作效率的主要措施。

3.

培养高素质档案管理人才

想要提升办公室档案管理工作的效率，就必须要应用专业性的人才，如全面了解档案管理工作，以及高素质信息技术水平等方面人才，既能够满足档案管理工作的需求，还可以为医院的发展提供良好依据。在信息时代的背景当中，办公室档案管理工作岗位对人才要求较高，需要具有专业的信息化技术人才，所以医院想要顺利地开展档案管理工作，就应该注重专业性与高素质档案管理队伍的建设，为档案管理岗位提供充足的人才，能够充分的体现出档案管理价值与作用，为医院的可持续发展奠定良好基础。在建立专业性与高素质人才队伍的过程中，医院需要注重两个方面，分别是招聘档案管理人员，以及开展档案管理人员培训。

首先，医院应该注重对档案管理工作，并且给予档案管理队伍建设资源，从而招聘较多专业人员开展档案管理工作，这样便能够解决办公室档案管理人员缺乏的问题，同时医院还应该与高校开展合作，利用高校的优势招聘更多档案管理人员，既能够充实档案管理队伍，还可以提升档案管理队伍的综合水平，有利于档案管理工作的开展。

其次，在日常档案管理工作的过程当中，应该对档案管理人员的技术水平加强，并且定期对档案管理人员开展教育培训，其中的内容便包括技术教育和管理技能教育，以及职业道德素养教育等方面，技术教育和管理技能教育主要是提升档案管理人员的技术技能水平，并且帮助档案管理人员掌握管理的基本要求与方法，强化档案管理人员的综合能力。而培养档案管理人员职业道德素质，能够提升档案管理人员的责任意识和使命意识，并且让管理人员可以更加深入到档案管理中，引导档案管理人员树立良好的工作习惯，从而顺利地完成档案管理工作任务，这也是提升医院办公室档案管理工作效率的主要措施。

三、结语

办公室档案管理工作是医院发展的重要部分，它不仅能够直接影响到医院的经济效益，还会对医院的发展造成影响，因此医院必须要注重档案管理工作的开展，并且根据档案管理工作和医院发展实际情况，制定出科学合理的档案管理措施，如加强对工作规范化管理和提高档案管理人员的责任意识，以及培养高素质档案管理人才，增强档案管理人员的综合水平，将档案管理工作的价值与作用充分发挥，为医院的发展和建设奠定良好基础。

参考文献：

[1]蔡玉珍.提升医院办公室档案管理工作效率的策略[J].办公室业务,2020(11):191-192.

[2]林薇.提升医院办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2019(03):128.

[3]田鑫.关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2018(11):180.