办公室档案管理工作的创新思考

办公室档案管理工作的创新思考

康晓红

赤峰中色白音诺尔矿业有限公司，内蒙古赤峰025473

摘要：办公室的档案有序性、完整性是推动单位发展的关键，同时对于单位的发展有一定的促进作用。但是，就目前发展情况而言，部分单位的办公室档案管理工作仍然存在许多缺陷与不足。鉴于此，文章针对办公室档案管理工作存在的问题进行了分析，然后提出了具体的优化对策，以供参考。

关键词：档案管理；问题分析；优化策略

1办公室档案的特点

保障档案具有永久保存和流传的价值，会详细记录相关工作的各项内容，并将此内容进行储存，使得档案具有时间价值及应用价值。而办公室档案的内容和种类较为丰富，通常呈现杂乱的特点，不同工作的档案存在较大差异，因此在管理中需要结合实际情况针对性分析，以此使档案具有永久保存和流传的价值，该目标对于我国发展建设有着重要意义。另外，办公室档案管理应具有跟踪性，要求详细记录相关工作中的全部内容，为后续的建设提供资料参考。

2办公室档案管理工作存在的问题分析

2.1档案管理保存制度不完善

在一个单位中，档案管理工作是需要各职能部门相互配合以保证在有需要时候，可以方便快速地寻找到相关资料，并且保证找到的资料是完整、全面的。但是在实际工作中，往往并不能这样理想化，因为没有一套完整的档案管理保存制度。比如在单位中，办公室的档案管理是需要人事部门、财务部门加上相关统计部门将自身的相关数据统一上报给办公室，然后在整合材料后形成一个完整全面的材料。但是这些部门与办公室都是同级别部门，没有上报义务，而且各科室部门为了能够方便自己部门的相关数据统计和资料查找，更是不愿意将自己统计好的数据外借给其他部门。这种情况就需要有一个完整的保存制度，要求所有职能部门统一上报自己部门掌握的相关资料，由档案管理办公室统一整合后在下发给各部门，保证每个部门手里掌握的资料都是全面完整的。这种方式可以避免职工相似资料重复上报的情况，给下属职工及其他部门也减轻了工作压力。

2.2管理工作负荷比较大

档案管理在业务活动中有着不可替代的作用，其不仅可以将资源档案保存下来，还可以对此类资料进行有效利用。但档案管理工作负担较重，比如当前随着部分事业单位规模的不断扩大，相关工作变迁等现象频繁发生，增加了档案管理工作的负荷，使管理过程中的工作量随之增加，对管理人员带来了巨大的工作压力。比如简单的信息录入工作，并没有充分发挥数字化技术的作用，其原因是实际建设过程中缺乏信息化技术的应用，无法实现电子材料的转换。由此可以看出，信息化建设在档案管理中有着不可替代的作用。

3办公室档案管理工作优化策略研究

3.1完善档案管理工作机制

（1）档案管理工作员，应进行制度完善工作。在制定档案管理机制时，应结合企业档案管理需求，合理确定档案管理项目，维护档案管理制度设计的可操作性。（2）应结合相关工作规定内容，提升档案管理机制设计的完整性，同时保障档案管理制度处于灵活调整状态，对档案管理内容进行完善与优化，预留多重便利空间，以保持档案管理机制的运作能效。（3）加强档案管理考核制度建设，准确设定档案管理各环节指标，以此作为评价档案管理成果的标准，有效激发员工档案管理工作的主动性。（4）提升档案安全管理能效，保障电子、纸质各类档案文件的完整性。采取信息技术辅助方式，设定档案管理权限。档案管理权限设计为两级：一级为普通用户具有档案查询权限，另一级为管理用户具有对档案进行各项操作（比如增删改查等）的权限。

3.2确定档案工作方向

办公室档案管理工作作为记录单位重要发展轨迹的主要方式，也影响着单位今后发展方向，是单位提升发展水平的重要依据，更是单位职工了解企业文化、发展方向以及企业理念的主要途径。好的办公室档案管理方式对于重要文件起着保护性的作用，除了纸质资料外，电子资料的保密与设置权限也是有效保证档案安全的一种方式。而良好的档案管理工作更是为其他相关部门的工作提供了便利条件，办公室的各种相关记录文件都可以或多或少地客观反映当时单位的发展具体情况以及政策，而这些都对相关部门的工作以及思考方向有着不可替代的指引作用。在实现全信息化管理档案后，也可以通过检索的方式快速查找相关资料，不需要被传统繁琐的翻阅来限制查找欲望。

3.3实现并完善信息化管理

信息化管理是运用高效实用的现代化办公技术手段，对信息资源的储存传输、分析处理及信息交互等能够产生强大的功能效力。办公室档案管理工作如果能够及时引入信息化管理技术的话，就会发挥事半功倍的功效，极大提高档案管理工作的质量和效率，对档案资料的收集加工与归档储存都具有积极推动作用。具体体现在以下两点：首先，要在单位内部建立起信息化档案管理工作系统，充分利用计算机技术和网络平台的强大功能作用，在各机构部门与办公室之间建立起系统完备的档案管理系统，建立数字化档案网络传输体系，促使档案收集归档、管理交接等工作更加快速高效、方便快捷，有效避免传统档案管理模式下档案信息资料时有缺损失效等问题的发生；涉及到重大管理事务或经济事务的档案资料收集归档工作时，档案管理人员可以充分借助网络管理平台对档案资料的形成与传递过程进行全程动态跟踪，及时发现其中存在的不规范之处并做出妥善处理，以此确保档案材料的准确性和科学性。

3.4完善办公室档案管理保存制度

想要提高档案管理工作的有效方式，重要途径就是健全且完善档案管理保存制度。就当前单位档案管理工作来讲，无论文件方式还是文件内容都有一些不完善的情况，都会存在或多或少的缺陷与不足。而对于设立档案管理部门时间不长的单位来说，他们对档案管理工作意识不够，特别是领导层对档案管理工作的认识还停留在人工管理档案阶段，认为档案管理只是单纯的资料统计或者做好资料储备就可以了。这样的传统观念导致档案管理方式落后，不能及时学习到新的管理方法，引发许多隐患问题。而档案管理的实际是非常重要并且特殊的，档案管理制度也是需要细化的制度。首先，应该重视档案管理人员根据管理经验提出的相关意见，采纳他们提出的意见才能有针对性地补充和完善档案管理的相关规章制度。其次，需要管理人员在管理过程中不断探索，多角度观察档案管理工作，不断完善相关制度。再次，要设计反馈机制，在反馈信息中定期进行讨论，结合实际情况，提取宝贵合理化的意见，不断改善相关制度。只有构建更加合理的反馈机制，才可以使管理工作朝着更加科学的方向发展，解决实际管理过程中存在的具体问题。在提升管理效率的同时，也要注重管理机制的改革与完善，使反馈机制能够有效落实。加强管理工作的监督与管理力度，能够结合存在的问题有针对性地提出合理化意见，使管理人员能够结合实际情况进行优化。在建设反馈机制的过程中，要提升相应的重视程度，加强管理人员之间的配合，使管理人员具备更强的凝聚力，为办公室的档案管理创造积极的工作氛围，提升管理人员的工作积极性与主观能动性，从而最大程度地提升档案管理工作的整体效率。

结语

综上所述，办公室档案管理工作的科学开展是保证企事业单位稳定运行的关键，所以，相关部门的管理人员需要不断提升对办公室档案管理工作的重视程度。同时，还需要进一步提高相关管理工作水平，提高新技术、新方法的掌握与应用，从而保障办公室档案管理工作效率持续提高。

参考文献：

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[2]杨军.档案管理现状分析与思考[J].档案与建设,2017,32(9):91-92.

[3]朱霞.浅谈办公室档案管理中信息化的开发利用[J].数码设计,2020,9(3):156.