纸质档案及数字化档案规范化统一管理路径分析

纸质档案及数字化档案规范化统一管理路径分析

孙煜

重庆川东南工程勘察设计院有限公司    400030

摘要：当前，传统的纸质档案和数字化档案的管理方式还存在着一定的问题，这就限制了它们的标准化、统一，因此，要有针对性地进行相应的处理。文章从档案管理渠道的整合，档案管理的建立，档案管理的数字化管理机制，档案管理的统一，档案管理的数字化管理等几个方面进行了探讨。

关键词：纸质档案；数字化档案；规范化；统一；管理

引言

档案，是指在实际工作中，对各种不同主体的行为进行记录的资料。档案管理是一项管理性，政治性，服务性的工作.档案管理不能直接创造物质财富，它是一种专门的职能，它负责对各个部门所形成的历史档案进行管理，而档案管理则是一种具有管理性的工作。档案管理是我国的一项重要工作，它对地方单位的工作、对整个社会都具有重大的影响。同时，它还具有深远的历史意义。随着因特网的兴起，“网络+”档案管理成为我国档案管理的新趋势和新方向，数字档案的产生与发展，如何使电子文件与电子文件的标准化，统一管理成为本文研究的重要内容。

一、纸质档案与数字化档案规范统一管理的意义

档案管理是国家单位组织管理的重要一环，档案是国家单位组织发展的重要基础，档案是国家单位组织发展的基础，档案是组织发展的重要基础，档案是组织文化的重要载体，档案是组织文化的重要载体。纸质档案与数字化档案的优势互补，纸质文件也有其自身的特征，如文件的安全更加可靠，比如某些涉及国家机密的机密文件；电子文件的安全程度没有纸质文件高。纸质文件不易遗失，不易被修改。纸质文件愈长愈有价值。在网络信息时代，档案数字化是时代发展的必然。数字档案有其自身的优点，如：数字档案的共享，不失真性，经济环保，多元化等。纸质档案与数字化档案都有各自的优点，两者的有效结合可以使档案的功能得到最大程度的发挥，并对不同的文件采用不同的管理方法。

二、新时代数字化档案技术的价值分析

（一）数字化档案技术更加专业化

与数字化档案相比，数字档案管理更为专业化，由于数字化档案具有高度的随意性和主观性，而数字档案技术是根据特定的管理软件，对其进行规范化、专业化管理，利用数字化技术，可以实现规范化管理，同时能够解决档案管理存在的问题；是提高档案管理效能的重要途径，拓宽了档案资料的来源途径。比如，在传统的文献资源中，以纸质材料为主，而在数字档案时代，信息的来源途径更为广泛，效率也更高。它是一种新型的数字化文件，它是一种新型的电子文件，它可以通过互联网进行检索和传输。随着网络技术，云计算等技术的不断完善，电子档案管理系统的发展，实现了档案管理的科学化，信息资源的多样化，管理的专业化。

（二）数字化档案的服务性更强

随着社会的发展，档案的功能越来越重要，科学地运用数字化档案，可以有效地提高档案的利用效率；以档案为基础，为决策提供重要的参考。随着社会的发展，领域和结点也越来越多，社会的发展离不开档案的支持，对文件精度，可靠性和效率的要求也在不断提高。档案在社会上的重要性越来越受到人们的重视，在各方面都有着不同的要求。电子档案管理，可以满足社会各个阶层的需要，更好地推动社会和经济的发展，更具有服务性的特点。

（三）数字化档案管理的安全性价值

由于档案管理存在着许多不可抗拒的自然因素，如地质灾害，气象灾害，档案储存环境的改变和运输等，人工管理等诸多因素，会对传统的纸质文件管理造成不可挽回的损失。而整个数字档案管理的安全价值更高，整个数字档案的储存容量也更大。比如，一个移动硬盘可以更好地储存更多的东西。为保证档案资料的安全，可以将档案资料存入云端备份，在两种技术的保护下，即使储存资料的电脑遭到破坏；如果遇到无法应对的自然灾害，可以通过云端备份，获得相应的数据，增强文档的抗风险能力。另外，对档案管理系统进行科学的管理，可以确保档案管理系统的正常运转，防止档案资料的遗失，如此，文件储存的可靠性和安全性就会得到更大的提高。

三、纸质档案及数字化档案规范化管理优化路径

（一）提高技术应用，实现档案信息化共享

实现纸质档案和数字化档案的统一管理，各部门要建立和完善档案管理队伍，明确纸质档案和数字化档案的负责人，监督人和具体的业务执行人，明确各岗位的职责和义务，实行责任回溯机制。这样，就可以使纸质档案和数字化档案的管理达到一个统一的计划和管理。要改进技术参考，并根据本单位的具体情况，加强电子档案管理系统与技术的引进。比如，引进了数字扫描技术，实现了对纸质文件的数字化；利用电子标签、 CCR技术对纸质文件进行管理；同时，也为实现电子文件与电子文件数据的一致性提供了便利。此外，还可以建立一个多部门的数字化档案共享体系，或通过采购、或委托第三方对其进行建设、维护，以达到数字档案的信息和资料共享；减少档案“孤岛”现象，提升档案管理工作的效能。

（二）构建纸质档案和数字化档案系统化管理机制

建立标准化的纸质档案和数字化档案的管理机制，增强数字化档案的安全性，具有重要的现实意义。首先，要保证纸质档案和数字化档案的基本结构，加强硬件的安全管理，为电子文档和电子文档创造一个良好的环境，为客户提供高品质的电脑，网络，电器等硬件。档案室要做到防静电，防盗，防尘；防水，防火等等，在服务器设置和配置变更时，要进行服务器的配置注册。其次，要加强对数字化档案的软件安全管理。建立一个可靠、安全的数字档案，由于其高度依赖于信息系统，因此在构建过程中应注意各种安全设备的配置；比如，权限管理、计算机身份验证、受到攻击时，要有一个安全警示，同时，计算机也要具备自动存档等功能。同时，在档案数字化操作中，也需要管理者定期检查计算机的健康状况，并定期更新计算机的杀毒软件，对软件的缺陷进行定期的检查，以保证数字化档案系统的安全性。加强档案工作人员的职业道德素质，加强对档案工作的认识，加强档案管理工作的培训；或通过自我学习，不断提升档案从业人员的专业技能，以防止因操作失误而造成电脑资料遗失。同时，也要增强他们的工作责任心。

结语

总之，实现数字化档案标准化管理是时代发展的必然要求，也是提高档案管理与使用效率的必然要求。当前各部门的档案管理工作中还存在着不少问题，文章就如何规范，统一的管理纸质档案和数字化档案系统中的一些问题进行了探讨，并提出了相应的解决办法。

参考文献

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