浅谈海外工程项目资料管理中存在的问题及建议

浅谈海外工程项目资料管理中存在的问题及建议

周慧娜,王凯峰,王同庆,李金宝,林灿荣,张凯

中国建筑第八工程局有限公司华北分公司     天津市   300450

    中建国际建设有限公司                     江苏苏州     215163

摘要：工程文档的齐全完备是工程竣工验收、向合同委托方交付成果的前提和必备条件。海外项目资料的收集和归档工作在海外项目建设中起着举足轻重的作用。工程资料管理要如何实现合同要求与当地法律法规、国内规范和企业规定的统一，是项目资料收集整理过程中面临的重要问题。本文对海外工程项目资料管理的重难点问题进行分析，并提出合理化建议和对策。

关键词：资料管理、海外工程、难点、建议

前言：近些年来,我国大力推进"一带一路"建设,不少国内工程建设企业抓住历史机遇,积极响应国家"走出去"战略,海外工程建设项目蓬勃发展。例如,埃及CBD项目、摩洛哥拉巴特布里格里格河谷斜拉桥项目、尼加拉瓜大运河项目、沙特油气项目等都收到了良好的经济效益和社会效益。中国企业踏上陌生的土地,在不同的文化、法律和政治环境下开展大型工程项目,骄傲与自豪的背后也伴随着前所未有的难题与挑战。企业在项目实施和管理过程中会面临很多新问题、新情况，工程资料管理工作同样会受到各种客观因素的影响，面临着巨大挑战。

1:工程资料收的重要性

建筑工程资料是工程建设各阶段实施过程中，按规定程序和要求形成的各种历史记录文件的汇集。它反映了整个工程建设的详细情况，必须全过程记录且能够体现工程质量和施工质量。对工程质量的评定，工程竣工后的收尾工作等都具有重要的利用价值，要能满足竣工验收对工程资料的要求，因此做好资料的收集、归档、积累、储存等工作是非常重要的。

2:项目资料管理中存在的问题(难点)

2.1:管理依据不足，国别之间存在文化差异性，无借鉴性可言。

中国本着共建共享、包容开放、互惠共赢的原则，援助了很多发展中国家的基础设施建设项目，例如高铁、核电、道路、桥梁等工程。这些被援助的国家大多是贫穷落后、物资匮乏的第三世界国家，缺乏资料管理方面的法律法规和标准规范。为了满足中国企业自身资料收集和国内档案管理部门的归档验收要求，援建海外项目的企业在资料的分类、整理、组卷等方面执行中国标准，力图按照国内工程文档验收要求来开展工作。然而这些中国标准是针对国内工程建设项目编制的，对海外工程项目资料的归档范围和验收标准没有明确的界定和说明，在他国存在不适用或不被认可等问题，海外工程项目的资料管理工作缺乏详细的依据。

企业在海外工程项目中需要聘用当地人，属地化程度高，受文化差异的影响，人员管理难，双方之间矛盾突出,延缓了工程进度，同时也降低了施工效率。且海外项目部打交道的业主、监理及分包商等大部分是外国人，书面信函往来是海外项目规范管理的一大亮点，在国内的项目管理口头指示相对较多，但在海外项目更多的是需要信函的沟通，信函在海外项目管理中很重要，特别是牵涉合同方面事情。

2.2:人员流动性大

工程建设周期一般较长，设计方、分包方、设备供应商、劳务公司、监理方等参建方众多。海外项目通常采用工程总承包(EPC)模式，各方资料需要汇总到总承包方，资料数量庞大，资料工作量和工作压力往往比较大。有些国家地区能源紧缺，经常限电，项目部计算机网络化作业常常因断电停网、信号差等原因而被打断，造成频繁返工。此外，海外施工现场条件艰苦，一些国家处于热带地区，气候条件恶劣，中方员工长期驻外，与家人聚少离多等等这些客观因素致使海外项目员工的离职率高、人员流动性大，调换岗位的情况普遍存在，在进行专兼职资料管理人员调换的过程中，往往没有按照已经成文的规定进行文件的交接程序，甚至部分人员会将有价值的资料占为己有，导致了资料的丢失，影响资料管理工作的连续性。

2.3:异国异地联合办公，资料安全得不到保障

海外项目大多以异国异地联合办公的模式开展工作，对于项目所在国当地形成的项目资料(特别是涉密资料)的归档管理没有形成统一的可供参考的合规化管理办法。随着新的资料管理方式的创新推进，对比传统的资料管理模式，越来越多的工程项目采用电子系统平台来管理工程项目文档。但互联网的开放性，计算机和网络极易受到病毒侵害等意外，决定了在保密技术不成熟的环境下，电子资料的安全将时刻面临考验。

2.4:档案资料归档滞后。

同一个项目资料的不同批次归档时间跨度大。项目工期短则一两年，长则两年以上，合同关闭更是需要一定期限，资料归档工作往往容易滞后。这一现象尤其在项目初期最为明显。项目初期，主要精力都放在工程如何设计施工上，对资料的收集不够重视，等到各方工作稳定，重视资料工作时，工程的前期文件资料已时过境迁，有的已丢失或收集不全了。由于平时不重视文件的形成、积累、收集和整理，造成工程档案不完整、不准确。“回忆录”式的档案资料，很难保障项目档案的质量。

2.5资料管理主体多元化，归档范围不统一

一个工程项目由建设、设计、施工、监理等多单位参加，在各阶段形成的项目资料经过了不同的主体和单位，单位之间管理差异大，导致资料管理呈现多元化的趋势，从而造成资料来源复杂，期间管理人员多有变动，施工队伍多，各单位的资料归档范围和整编标准不统一，因此使归档的资料杂乱无章，不易整理。

3:优化资料管理工作的一些建议

3.1:确立管理标准，建立管理机制

企业文档管理制度是否科学、合理，直接关系到海外项目文档管理的水平。目前，在海外承建项目的各个施工企业发展水平不均衡，文档管理水平也参差不齐，一些项目文件的归档范围和管理方案制定得还不够科学和完整。在相关法律欠缺的情况下，为确保项目文档收集归档工作有章可循，企业要立足自身工程文档工作的实际情况，结合海外文档收集、整理的特殊要求，对文档工作进行标准化顶层设计，建立一套适用于该项目的科学、合理、严谨、规范的标准和原则。在制定标准时，要善于借鉴国内标准规范和已验收的海外项目的文档管理经验。特别是工程总承包模式下的海外项目，分包单位和供应商众多，项目承建企业还应参照相关的国家标准和行业规范，制定适用于本企业和海外项目的归档标准，建立“总包—分包—分包供应商”自上而下的文档管理体系，对工程文档收集、整理、分类、归档和移交等各个环节的工作制定管理细则和工作标准，统一文件编码规则、文件归档渠道和资料组卷标准。同时，要在企业文档管理的规范标准中明确各方责任，建立起文档一体化管理机制，确保文件来源可追溯。

3.2:应用先进技术，提升海外工程资料管理的信息化水平

在国际档案信息化建设的驱使下，有条件的企业可以开发建设相应的工程文档管理软件，利用先进技术和手段加强工程电子文档的收集、归档和存储管理，做到纸质工程文档和电子文档同步收集、同步分发、同步归档。企业应对文档管理工作的流程进行解构和梳理，结合企业的个性化需求，定制、开发工程文档管理软件，通过数字化和信息化建设实现文档管理网络办公，实现海外工程项目文档高效管理，提升海外工程资料的信息化管理水平，要增加计算机网络及电子技术在海外工程资料管理中的应用，借助于网络传输将电子版的资料传回国内总部，以避免纸质资料远途输送的困难。尽可能实现海外工程资料的信息化共享和利用，更好的为海外企业提供决策参考。

以埃及阿拉曼新城超高综合体项目为例，介绍项目文档与国内实现共享的C8BIM平台。该平台根据不同业务流文件的特性分为文档管理，工程管理，质量管理，安全管理，计划管理设计管理，物资管理等模块，每个模块都具备数据上传、数据下载等功能。国外项目部人员将项目文件上传至平台对应的模块中，国内可实时查阅，实现了电子文件百分百在线实时传输。

3.3:做好技术资料的整理保管，加强工程资料与工程同步化管理

根据现场施工的具体情况，按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。不管以哪种方法进行整理，组卷要求是平行进行，不能交叉进行，这样容易造成资料混乱。对资料应建立专门的台账，详细记录每一份文件的具体情况(提交时间、监理下发意见时间etc...)方便查阅内业资料是否及时、完整。要用的时候能立即进行查阅，从而减轻内业人员的工作强度。按照”三同步”的管理原则，保证施工资料管理与工程建设”同步收集、同步整理、同步竣工”。为使项目档案资料管理和控制与工程项目同步进行，从项目开始，就要制定明确的工作总体目标，然后围绕这个总体目标，制动不同阶段的工作进度计划，环环相扣，实行目标管理，一个阶段一个阶段有序地推进，避免因资料整理不及时而影响工程竣工的现象。

3.4:加强人员培训，树立海外工程资料管理意识

在多元化经营的视角下，要充分认识到海外工资料管理工作的意义，由于海外工程资料真实地记载了企业在海外经营、生产和管理的全过程，对企业的未来发展具有极为重要的凭证作用，也是企业规避海外施工风险的重要参考。为此，要全面树立海外工程资料管理意识，要使企业全员都充分认识到海外工程资料的重要性，将其贯穿和渗透于海外工程项目的投标、报价、竣工验收等管理全过程，并及时收集档案资料，完成档案的归档与保管。海外项目承建企业应集中组织文档管理人员进行资料管理专业知识培训，强化基层资料管理人员的档案意识，提高资料管理人员的专业素质和管理水平。在培训内容的设置上，要加强针对性，为工程建设项目提供可靠保障。

3.5:加大档案监督检查力度。

针对海外工程资料检查监督不到位的情况，企业应当采取一切有效的措施对工程资料实行实地检查，只有实地检查，才能及时发现项目和资料管理中存在的问题并加以解决，确保工程资料的质量。同时海外项目部应该积极创造良好的网络环境，保证海外项目资料信息顺利的录入网络，并通过系统进行查询和管理。

4:结束语

综上所述，项目工程资料是展示我国建设工程水平和管理能力的成果性材料。除此之外，海外工程项目还反映当地国情和文化，是丰富的文化宝典。要关注和重视海外工程资料的管理工作，明析海外工程资料管理中存在的问题，有针对性的采取相应的措施。此外，还要对海外工程资料进行科学分类，充分应用计算机网络信息化技术，做好海外工程的资料管理工作，对今后中国企业积极”走出去”、建设更多优秀海外工程项目具有重要的参考和指导作用。

参考文献：

(1)厉丹丹 建筑工程资料管理存在的问题及对策研究  《城市建设理论研究(电子版)

(2)唐孝敏 浅谈施工管理中工程资料存在的问题及如何改进 《城市建设理论研究(电子版)》

(3)梁春花 浅谈建筑工程施工资料管理《城市建设理论研究(电子版)》