办公室档案管理工作的创新思考

办公室档案管理工作的创新思考

杨月

河北南玻玻璃有限公司，065600

摘要：随着社会的发展，中国企事业单位的数量在不断地增加，而办公室作为企事业单位的重要部门发挥着重要的枢纽作用。而档案管理工作的开展为办公室的发展提供了有力的保障，同时也为企事业在发展过程发展经验和问题进行复盘提供有效的参考。在开展办公室档案管理工作的过程中，由于一些工作人员的管理理念和思想仍然较为传统，管理模式以及工作技术无法与企事业的发展相匹配，从而导致办公室档案管理管理工作的开展质量停滞不前，基于此，本文将对办公室档案管理工作的创新措施以及其中存在的问题进行探讨，并提出相关建议，以供参考。

关键词：办公室；档案管理工作；创新思考

引言

档案工作是按照科学的原则和方法及时、准确地进行档案管理、处理，最大限度为党和国家各项事业服务的一项重要工作，是维护党和国家历史面貌的重大事业。随着时代的发展不断更新、充实，档案工作既是各种知识经验的呈现方式，也是维护国家各项利益的有效手段。

1办公室档案管理工作目前存在的问题

1.1档案管理粗放

就目前情况来看，一些企业的办公室档案管理工作在开展过程中，由于工作人员对工作内容认识不明确导致工作开展效率极低，同时还有一些档案管理人员的管理方式不科学、管理理念滞后，导致档案管理水平停滞不前。事实上，档案管理工作的开展在长期粗放的状态下不仅是档案管理工作人员的失职，更是对档案内部文件造成泄漏的主要原因，对企事业的发展也会造成不可估量的负面影响。

1.2办公室档案管理创新局限于工具层面

就实际情况来看，办公室档案管理创新局限在工具创新，简单地将纸质档案转化为电子档案，在电子档案的录入及监管方面存在制度不完善的情况，使得电子档案的查阅存在较大困难，且电子档案被外传的风险较大。虽然办公室档案管理创新能够促进单位发展，但也要认识到办公室档案管理创新带来的挑战，要求档案管理人员具备良好的风险意识，对新档案管理方法可能带来的问题有效预测，采取具有针对性的措施进行处理。由于档案管理人员的思想转变不受重视，使得办公室档案管理系统中的漏洞较多，造成的档案泄漏及档案损毁。

2办公室档案管理工作的创新思考

2.1档案精细化管理

首先，要建立科学的档案管理流程，对管理人员进行科学的管理，确保管理人员严格按照动态原则、严格原则、系统原则以及有效原则开展工作内容；其次，要改变以往档案管理工作开展的被动局面，由管理人员从各个部门进行资料收集，对不同部门的资料进行科学的管理，还可以要求各个部门内部先对文件、档案进行归纳整理，以此来保证档案管理工作的实效性；同时，还要对档案的整理进行科学、细致的分类，档案管理人员要在不断学习的过程中学习不同的档案如何更加有效地进行整理和归类，还要根据企事业的发展对档案进行层级划分；其次，还要保证系统索引与档案实际位置的统一，为企事业其他职员以及管理者的工作开展提供保障。

2.2加强办公室档案管理信息化建设

在办公室档案管理中，可以采用条形码、扫描仪等进行办公室档案管理，尤其是云计算技术在办公室档案管理中的使用效果较好，可利用云计算技术将办公室档案服务站及存储站连接起来，使其成为一个可供档案查阅及分享的“档案云”，提高办公室档案的使用效率。就目前办公室档案管理情况来看，数字化档案管理模式被广泛应用到档案工作中，有些单位在基础设施建设方面存在不足，借助云计算能够降低硬件方面的要求，使办公室档案管理的成本投入得以降低。通过发挥云计算技术的优势，可以为档案存储、查阅提供更多便利，且能够突破时空限制，将档案资源分享出去，解决纸质档案在这方面的不足。同时，可根据用户对办公室档案的需要，开展具有针对性的档案服务，提高用户的满意度。就办公室档案安全而言，利用云计算技术对档案资源进行统一存储，构建出可供档案查阅及分享的档案云，那么在某个用户终端数据出现受损情况后，可利用其他设备设施的原始档案资源实行数据恢复，使办公室档案的安全性得到保障。

2.3完善管理制度

管理制度需要做到分工明确，便于办公室档案管理出现问题时能够问责到人；需要对工作人员进行有效监督，防止工作人员在进行办公室档案管理时态度松懈，导致出现工作失误的情况；需要指定相关考核制度，考察工作人员的业务水平，有利于工作人员不断提高业务能力；需要建立激励制度，使工作人员在进行办公室档案管理信息化建设时更加积极；应明确经费使用方向，使办公室档案管理信息化所使用的经费更加公开、透明。制度要建立在遵守我国相关法律法规的基础上，使办公室档案管理信息化建设更加合法、规范。

2.4强化档案管理信息系统安全建设

首先，应及时更新现有办公室档案管理系统的相关软硬件，进一步完善办公室档案管理信息系统，以完善的系统保障办公室档案信息的安全。其次，对于办公室档案管理系统中存储的一些重要档案信息，除了必要的物理隔离以外，也应备份处理，避免由于人为失误造成档案丢失或损坏。其次，加大办公室档案管理人员的培训教育，增强信息安全意识和法律素养，预防出现办公室档案信息泄密问题。最后，在日常的管理工作中，重视加强办公室档案管理信息系统的网络安全排查，可邀请专业人员进行网络排查，及时可能存在的安全隐患，以保证办公室档案管理信息系统安全稳定运行。

2.5完善办公室档案管理保存制度

首先，应该重视档案管理人员根据管理经验提出的相关意见，采纳他们提出的意见才能有针对性地补充和完善档案管理的相关规章制度。其次，需要管理人员在管理过程中不断探索，多角度观察档案管理工作，不断完善相关制度。再次，要设计反馈机制，在反馈信息中定期进行讨论，结合实际情况，提取宝贵合理化的意见，不断改善相关制度。因为在档案管理整个流程中，最有直观感受的就是群众，他们提出的意见能有效促进档案管理工作的进步，他们的反馈是最直接的改善意见。当然，也不免有一些无理的要求，这就要求领导根据实际情况进行讨论、审核后将相关意见提出，由相关部门评判审核后才能进行改善。

结语

新法与旧规的关系上，要求档案管理规章制度的迭代，既要前瞻，也要固本。整体与局部的关系上，要处理好单位与部门的关系，从档案备而用之的目的出发，客观理性地看待档案部门在本单位的地位与作用。主动与被动的关系上，办公室履行档案工作新职能，应主动适应变化了的情况，发挥智库功能。

参考文献

[1]王海波.企事业办公室档案管理工作优化策略[J].办公室业务,2022.

[2]王冰,韩宝海.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].兰台内外,2022.

[3]王冰,韩宝海.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江档案,2021.