数字档案馆建设最优路径研究

数字档案馆建设最优路径研究

董蕾,安雷平,常洁,李静*,张旭

兵器工业卫生研究所 陕西省西安市 710065

摘要：在科学技术不断进步的形势下，数字档案馆凭借信息化、网络化的支持逐步发展起来，成为时代发展的产物，是一种新型的档案信息管理和服务模式，数字档案馆的出现使档案信息管理的发展方向发生改变，开始朝着数字化、网络化和集约化方向迈进。在这种背景下，数字档案馆建设在全国范围内得以推广，不断推动档案馆信息化管理方式的变革，真正打破了传统落后管理体制的局限。本文主要就对数字档案馆建设最优路径进行分析和探讨。

关键词：数字档案馆；建设；路径

1我国数字档案馆建设中存在的突出问题

1.1发展不平衡

数字档案馆的建设，需要诸多条件的支持，包括人力和财力以及经济发展水平等因素。我国东西部经济水平存在较大差异，东部对数字档案建设的资金投入相对较大，人才以及技术比较强，数字档案建设的速度相对较快；西部经济发展比较滞后，专业技术人员相对匮乏，数字档案建设的观念陈旧，建设速度相对迟缓。从全国的角度来看，所有的档案馆都面临着转型，都需要建设数字档案馆，如何带动落后地区的数字档案馆建设，是需要考虑的问题。

1.2既懂业务又精通计算机技术的复合型人才匮乏

数字档案馆建设工作面临的环境是多样的、复杂的、不断发展变化的。建设一个数字档案馆，需要专业的技术人员，而在我国基层档案馆，精通数字档案建设的人才奇缺，档案管理人员缺乏网络计算机的专业知识，缺乏对大数据技术的分析运用能力，一些基层档案馆甚至连对数据库和系统进行日常维护的技术人员都没有，一旦出现问题就只能求助于软件公司，数据丢失、应用系统无法正常运行的情况时有发生。信息人才的缺乏使数字档案馆建设举步维艰。

1.3网络社会急盼数字档案馆建设创新

随着网络技术的发展，数字档案馆既要解决馆藏纸质档案的著录、全文数字化存储和管理问题，又要解决各政府机构形成的电子文件的移交和永久保存问题。此外，还要解决网络的查询利用、安全保密和隐私保护、档案馆本地资源的管理问题，以及不同机构间的异构数据的移交、转换问题、政府机构电子档案管理问题、政府业务数据库、政务微博、微信、网站等社交媒体信息的归档和存储问题。在网络时代，电子文件对软件系统的依赖性越来越强，如果不从软件设计开始对电子文件的生成、流转、归档、保存进行规划和超前控制，将来势必很难收集到有保存价值的电子文件。

1.4数字中国建设亟需加快档案信息资源建设

数字档案馆建设的核心内容是档案信息资源，这是档案部门的生存之本。但在数字资源建设方面，还存在不少问题：（1）数字档案资源所占比例不高。虽然各个档案馆在建设数字档案馆项目时，都对传统载体档案进行数字化处理，但数字化工作量庞大，需要大量的资金投入，从全国来看，各公共档案馆传统载体档案数字化的比例并不高。（2）对增量电子文件的接收不力。各地的数字档案馆建设项目，大多把建设的重点放在存量档案的数字化方面，而对各类在政务系统和业务系统中正在形成的电子文件接收有所忽视。（3）对新型的电子文件收集不利。许多数字档案馆建设项目还在沿用传统档案馆的工作模式，仅仅是将原来的纸质内容扫描成数字化内容。随着社会的发展，各类新型的电子文件不断形成，如政务微博或微信中形成的重要文件、各类业务数据库中形成的档案信息等，对这些新型的档案资源各个档案馆鲜有收集。档案馆的责任是为社会保存真实的历史面貌，保存社会记忆，如果对这些新型的电子文件不予接收保存，数字档案馆的信息资源建设就缺失了一部分重要内容。

2数字档案馆建设最优路径

2.1创新服务观念，适应新时期数字档案馆的转变

首先是思想观念的创新。数字档案馆是档案工作的发展趋势和方向。在信息时代背景下，我们要顺应潮流，创新服务观念，树立新的管理理念。一是数字档案馆建设是电子政务开展的客观要求。电子政务已经逐渐成为行政办公不可或缺的平台，发挥着越来越重要的作用。数字档案馆建设作为电子政务的重要组成部分，在管理中需要将馆藏档案转变成网络平台信息资源，为社会公众查询档案信息资源提供服务。二是数字档案馆建设是国家在信息化建设中提出的重要举措，从规划的目标来看要为档案事业的发展做出贡献。三是数字档案馆建设占据政务信息资源的重要地位，成为必不可少的手段。数字档案馆建设可以有效提高档案服务质量和效率，对电子政务平台建设发挥积极的作用；借助服务方式加强对电子政务系统中各类档案资源的整合，利用信息化技术手段实行统一利用和管理。四是节约行政工作管理成本。数字化档案服务方式成为主流，无纸化办公和管理模式已成为未来行政办公的方向，可以为降低国家不可再生资源成本提供良好的前景。

2.2不断完善数字档案馆信息资源应用管理系统

数字档案馆借助应用管理系统对内在的档案信息资源进行提取和利用，应从标准化、规范化的原则和理念出发构建数字档案馆信息资源管理系统。首先是统一标准体系。要充分结合数字档案馆建设实际，建立各领域的标准体系，充分调动各方面的资源。结合国家及本地区有关的数字档案馆建设标准体系的要求，最终形成符合实际需求的标准体系。其次是硬件装备和软件应用系统都要结合现有的计算机设备，利用各类必要的系统服务设备，完成国家标准规定下的机房改造工作。软件应用系统应占据数字档案馆建设的中心地位，数字档案馆建设的重点环节涉及档案信息的采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统。要针对社会各领域分散流失的档案资源，组织档案文献征集活动，以充实数字档案馆的馆藏资源，不断增加非数字化档案信息资源的形式；在档案利用系统中依靠身份认证等技术手段，提高档案信息资源的利用效率。最后是档案安全体系的建设。安全体系建设是数字档案馆建设的重要内容，要防止馆藏档案中的涉密档案信息发生安全隐患问题，应通过物理隔离的方法，避免各种设备和数据遭受破坏和窃取。

2.3强化安全管理，提高安全水平

建设数字档案馆始终需要强化安全管理，提高安全水平。包括完善安全管理制度、落实安全管理责任、强化安全监督考核在内，所有管理环节与人员都有直接或间接参与、协助安全管理的职能。同时，要保持对安全管理的教育宣传，并将培养高水平的安全管理员作为数字档案馆人才队伍建设的必要组成。

2.4不断提高数字档案馆管理人员的综合素养

由于传统档案馆管理人员的主要职责就是收集和保存档案，防止档案的丢失，因此档案管理人员面对数字档案馆建设中新增加的各类服务职能往往感到不适应，无法有效地发挥自身的作用。因此应重视档案管理人员业务能力的培养，全面提升数字档案馆档案管理人员的综合素养。由于数字档案馆新增加的许多职能都没有经验可以借鉴，因此档案管理人员不仅要具备档案管理专业知识，同时还要努力掌握计算机技术和网络信息技术相关知识。此外，档案管理人员还要不断适应新形势，探索利用新理论、新技术、新方法和新手段，不断提高数字档案馆的信息化管理水平和服务水平，最大程度实现从档案管理到经验管理再到高科技管理的转变，真正实现档案信息资源服方式的转变。

结语

综上所述，现代社会数据信息的更新速度不断加快，数字档案馆建设也在不断推进。要最大程度地实现数字档案馆对于信息服务的积极推动作用，首先要转变观念，提高全社会的重视程度。数字档案馆建设目前仍然处于探索阶段，没有积累成熟的经验可以借鉴，需要不断完善人才培养、技术和政策支持等多方面条件，以适应新时代的新要求，促进国家数字档案管理体系的健康稳定发展。

作者简介：董蕾，女，主要工作方向档案管理类。

通讯作者：李静，女，主要负责综合管理与档案管理类工作

参考文献

[1]王逸凡,周彦廷.企业数字档案馆建设路径优化研究[J].北京档案,2022(04):27-29.

[2]冯剑波.高质量推动全国数字档案馆建设[J].中国档案,2022(04):16-18.

[3]冷向阳,张媛.浅谈县级档案馆数字化建设中的问题及解决方案[J].山东档案,2022(01):55-56.

[4]于晓娜,王健.数字档案馆建设最优路径研究[J].兰台世界,2021(S2):57-58.