档案管理法在手术室仪器设备精细化管理中的运用

档案管理法在手术室仪器设备精细化管理中的运用

胡春华

绵阳市人民医院    四川  绵阳    621000

一、前言

目的：探讨档案管理法在手术室仪器设备精细化管理中的运用，便于科室及医院日常设备信息查询、提高维护保养效能，促进合理配置、安全有效地利用。

方法：借鉴档案管理法，用于手术室5万元以上及大型、精密、稀缺设备的管理，收集整理设备从购买、安装、培训、使用到维保、维修、报废等全周期的详尽信息，形成完整的设备档案，实现精细化管理。

结果：档案信息详实，图文资料一目了然，大大提高了医院设备管理的时效，取得了较好的效果。

结论：通过建立贵重精密仪器设备档案，保证仪器设备维护保养、大型维修的可追溯性，保证使用的安全有效性；为医院运营管理提供数据，提高了资产管理的满意度和管理效能。

二、主要内容

1资料

1.1一般资料介绍：

档案管理是档案馆直接对档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

随着外科手术技术的不断推陈出新，微创手术因其侵袭和损伤小、疗效佳、患者康复快的特点，在外科甚至内科都得到了迅速的发展。但是微创外科操作依赖各种先进的仪器设备和操作器械，因此进入手术室的仪器设备越来越多，设备组件越来越复杂、精细且价格昂贵，无论是医院还是手术室，管理起来难度加大。如何提高设备使用效能，减少非正常损耗对正常手术开展的影响，避免给医院造成不必要的经济损失，对手术室仪器设备管理提出了更高的要求。虽然医院设备管理部门按规定建立有仪器设备档案，但记录内容主要为产品合格证、装箱单、仪器设备说明书、总装图、验收记录、安装、校验记录、大型维修等，缺少设备图文并茂的实物信息及按单一设备归类的使用、维修详细记录，对科室日常使用管理、设备配件损耗购买及维护保养无大的借鉴作用。为实现手术仪器设备系统化、精细化管理，需要手术室建立设备从购买到报废全周期档案。2013年起我院手术室将档案管理法用于手术室5万以上及大型、精密、稀缺设备的管理，执行档案管理流程，取得较好的效果。现就我院的做法介绍如下：

1.2 档案管理实施方法

1.2.1  专人负责按规范的模板分类建立仪器设备档案

设置腔镜设备、非腔镜设备、麻醉设备管理员，按规范的模板，负责为5万以上及大型、精密、稀缺设备建立详尽的档案。我院麻醉手术室设备管理员按区域设置，负责建立、维护各区域设备档案。

1.2.2  档案内容及制作要求

建立档案目录清单，内容包括：仪器设备总台账、图文并茂记录设备“身份信息”（名称、规格型号、序列号等）的分台账、设备借用记录表、按单一设备归类放置的维护保养记录、大型维修记录、使用培训记录、按年度记录的设备使用评价及成本效益分析、设备报废审批单等；同时需保存科室资产入库、厂家巡检记录及维修等各种重要票据，实现设备全流程精细化管理。

制作要求：分别建立电子档案及纸质档案，图片对应设备身份信息填写，图片采集要求彩色、清晰可辨，包括实物正面观及背面观、设备厂家标识铭牌(必须含名称、规格型号、序列号等)

配套设备手件及特殊器械需一同建立图文信息，要求器械图片包括纸质标识及实物对应信息，两者描述的规格、编号信息等必须一致，便于查询认证。具体范例如下：

1.2.3  档案的分类搜集及整理规范

   整理规范：按照目录清单分类搜集及整理，要求设备入科后一周内完成基本信息建档，及时记录重大维修信息，便于查询、统计及汇总，为设备管理提供可靠的原始材料。

产品合格证、装箱单、总装图归类装订成册属于一类；安装、验收记录及医院开具的正式出库单为一类；

所有仪器设备说明书放置在一起另外建立卷宗。

校验记录及维修记录单独成页，要求按时间顺序逐次记录简要故障问题及处置情况，同时记录维修方（院内、厂家）。

1.2.4  档案的保管

    档案由专人保管，放置于固定位置便于查阅。原则上不允许外借，相关保密信息不得外传或另做其它用途。

1.2.5  资产管理、运营管理数据的统计及汇总

科室借助医院手麻系统每月查询设备使用（对应病人、手术名称、手术人员信息）形成报表上报运营科，运管科通过HIS查询设备记费情况，综合进行设备使用成本效益分析，形成运营管理数据。

科室及设备科借助医院HRP系统，查询设备配件、配套材料、维修材料使用、消耗、报废情况，形成报表上报运管科。

运管科依据以上两种报表汇总统计形成设备资产管理完整的信息链。

1.2.6  资产管理、运营管理信息的提取和利用要求

手术室建立的设备档案主要供科室提取和利用，便于搜集相关信息完成医院运管科要求的每月报表，便于设备维修及采购损耗配件时准确查询信息，同时为医院设备管理、运营管理提供第一手真实、准确的资料。

1.3设备使用培训及设备管理员的培训

新设备使用前所有操作医生及手术室护士均需参加集中培训（由厂家或院设备科工程师负责），培训考核合格后才能使用设备进行操作

。新入职手术医生及手术室护士由手术室培训组长负责完成培训和考核。

根据护士专业特长和岗位分工设定各区域设备管理员。培训组长按档案管理法相关要求形成培训教程，每年至少培训一次，根据设备日常使用情况完善培训。

以上两种培训资料也需放入设备档案统一管理。

1.4仪器设备档案管理的二级监管

    由护士长不定期检查监管，保证档案信息真实、完整、及时、准确、连续。

2结果：

经过一段时间的运行显示档案管理法效果较好，表现在以下几个方面：

2.1  信息查询的时效性：查询设备相关信息方便快捷，信息完整、全面。

2.2  医院资产管理的满意度：数据来源真实准确，信息统计便捷。

2.3  科室运营管理的有效性：为仪器设备安全使用提供保障。

3讨论

3.1  档案管理法提供手术室仪器设备维护保养、大型维修的可追溯性，促进仪器设备安全有效地使用。

3.2  档案管理法提高了科室资产管理的效率。

3.3  档案管理法为医院运营管理提供数据，实现成本效率分析全面准确，帮助医院合理配置设备，有利于医院实现精细化运营管理。

参考文献：

1.贺吉群  图解内镜手术护理  科学技术出版社  2012.4（4）

2.曹敏 王炬  手术室腔镜使用与手术护理配合 人民军医出版社 2015.8（25）

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