档案数字化建设实践与发展策略研究

档案数字化建设实践与发展策略研究

周佳 ,宋瀛

天津市政工程设计研究总院有限公司，天津市，300384

摘要：随着互联网和计算机技术的发展，产业数字化的趋势已经势不可挡，未来将朝着数字化方向发展，而产业数字化转型也是绿色低碳转型的驱动力。档案管理也是如此，传统的档案管理方法已不能适应当今社会的快速发展。同时在现阶段，国家大力发展低碳经济，这不仅是环境发展的需要，也是社会可持续发展的需要。档案管理是企业的重要组成部分，加快档案信息化建设，对促进社会经济发展起着重要作用，数字化档案也将成为推动国家信息化建设和档案事业发展的基石。

关键词：档案数字化建设；实践；策略

引言

在知识经济时代，档案信息是我国信息产业资源的重要组成部分，并有着不可估量的社会经济价值。随着社会的发展和科技的日益创新，目前的文档信息量愈来愈大，信息内容的类型和表现形式也愈来愈丰富多彩，传统而简单的档案保管制度显然已无法适应信息时代发展档案工作的要求。进入信息化社会，如何利用前沿的计算机网络技术对档案信息管理系统进行全方位管理，并且深层次开发和利用档案信息系统的网络资源，从而提高档案信息管理系统的整体服务质量，是目前档案管理工作首要面对的重点内容。档案数字化工程就其本质上而言，就是通过科学管理档案和开发利用文档信息技术资源为各种社会服务的管理工作。

1档案管理工作数字化的重要性

传统的档案管理工作中常常存在不重视档案保密工作的情况，其原因是多方面的，一方面是工作人员的保密意识不够，另一方面是纸质档案管理本身就存在管理效率低、档案保存难等问题，客观上不利于保密安全工作的开展。随着社会经济的发展和商业竞争的加剧，我国各个领域都越来越看重信息资源的保密性和完整性，档案保密工作也被提到了重要的位置。档案管理工作开展数字化建设后，首先要在专业的管理制度的基础上构建大数据库，明确“手段成熟、数据分析到位”的原则和方针，加快大数据库的创建步伐，在录入档案信息时也要多方确认，最大限度地避免错误的出现，保证档案信息的准确性。其次，上传至数据库后，同时在互联网云端自动备份，避免数据的过失性遗失，客观上保证档案的完整性。再次，创建档案数据标准，数据标准能够明确规定档案信息的具体内容，包括档案信息的收集、分析、整理、保存等环节的具体工作流程，确保归档的档案按照标准细分归档，从而保证数据信息的精准性。最后，设置加密处理，最大限度地提高档案信息的保密性。加密处理也在极大地考验档案管理人员的专业水平和道德水准。

2档案数字化建设存在的问题

2.1数字化档案管理工作规范仍然欠缺

当前不少单位虽然开展了数字化档案管理工作，但档案管理工作规范仍然欠缺。以各单位关键的人事档案管理为例，许多单位在进行档案管理工作数字化改革的过程中，首先改革的便是人事档案管理。一般来讲，人事档案管理工作首先要把档案的隐私保护和安全规范管理放在最重要的位置，切实保障人事档案信息安全。但笔者调研发现，在不少单位，特别是部分企业，人事档案管理相关工作人员的安全意识不足。特别是在档案数字化背景下，管理人员更应该重视档案的网络安全，提高网络安全意识。一些单位的工作人员缺乏网络安全防护意识，随意将人事档案储存在网络云盘或网络空间中，除了设置普通密码外，没有进行任何加密处理，导致存储平台特别容易遭到黑客的攻击，继而可能给单位造成不可挽回的损失。数字化档案管理工作开展的前提在于制度的优化和完善，一些单位在进行档案数字化建设的过程中没有根据时代的发展和工作的变化制定相应的规章制度，导致档案管理工作混乱无序。

2.3档案管理队伍综合素养有待提高

在数字化背景下，许多档案管理人员自身存在着技术和能力上的不足，无法充分地发挥出当前档案管理数字化技术的优势，在相当程度上制约着档案信息化、数字化建设的快速发展进程。尽管有部分档案管理人员已经学会了基本专业技能，但依然要在数字化的建设中逐步地实现能力的提高。此外，由于当前中国各区域经济社会发展水平有着很大的差异，在部分经济发展相对滞后的地方无法很好地进行对档案信息化设施的配套，从而导致了各区域档案信息化建设的步伐并不一致。

3档案数字化建设的发展策略

3.1完善管理机制

企业在推进档案数字化建设过程中，还要完善建立档案工作机制，为建设工作以及后续信息利用提供指导和保障，促使相关工作能够有序推进。企业要结合行业标准及实际情况完善建立档案数字化建设相关规范以及管理机制，同时要针对数字化档案建立信息保存机制以及利用机制等，使各项档案工作更加规范，促进档案建设质量提升。通过完善的建立档案数字化建设机制，可为相关工作人员提供正确指导，使其更有序、科学地进行资料收集、整理及分类，并在相关标准和制度指导下使所建立数字化档案排列有序，建设成果达标。单位还要针对数字化档案信息的利用以及查阅制定相关工作机制，促进档案利用率提升，强化档案数字化建设成效。

3.2将主要档案进行目录信息的数字化转变

在档案数字化过程中建立档案的目标信息目录，可以便于档案信息数字化模式的实施与建立，同时利用计算机技术扫描信息技术、0CR信息技术、数码摄影信息技术、数据库系统信息技术、多媒体教学信息技术、数据库存储信息技术等高新科学技术，形成相对应的档案资源并有效地建立档案的目标信息，并以数字的形态进行资料储存、以互联网的形态相互连接，并运用计算机实现对档案的目标信息进行集中管理，从而形成现代数字化管理系统中档案资源数据库系统的建设。

3.3建立档案目录数据库

目录信息数据库系统的建立主要是为了便于档案的检索，为生产和工作提供更直接的档案服务。在数据库系统的建立中，可以将现有的信息和尚未建立的信息更全面地进行档案数字化的有效管理，保存原始档案的重要信息。建立的档案信息目录数据库可以满足人们对于档案检索的要求，可以大大减少由于资料量巨大在检索流程中所耗费的时间。

3.4构建档案载体的数字化档案

信息载体的建立，可以在纸质文档、档案微缩品、照片文档、录音视频等档案中达到对于信息数字化的需求，从而建立起档案信息库和多媒体数据库。也可以将档案的信息载体加以全方位的数字化维护，不受时间、空间限制，从而实现对整体档案构建空间的全方位开发利用。在档案数字化建设的过程中，一定要考虑相关的著作权问题。在实体档案管理领域，相关文档作者的权利有所保障，但是面对当今社会信息传播途径的多样化和档案信息数字化管理的新形势，如何保障文本档案作者的合法权益成为一个重要的问题。因此，在数字化档案信息录入过程中，就要注意对拥有相关著作权的文档进行特殊标记，予以重点保护。

结束语

档案工作作为一项管理档案的专门业务工作，它既是现代信息资源管理的主要内容，也是现代社会科学管理活动的重要一部分。所以，做好档案数字化工作对健全我国档案信息化体制，推进档案管理的信息化建设有着重要的意义。

参考文献

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