浅析企业重大专项工作（活动）档案管理方法

浅析企业重大专项工作（活动）档案管理方法

王庭军

海南电网有限责任公司   海南省海口市     570203

摘要：本文从企业档案管理者的角度，就如何管理和利用企业专项工作（活动）档案进行了研究分析，指出了专项工作（活动）档案的特点与管理难点，提出了档案收集、整理、保管、利用等方面的工作建议与对策。

    档案是历史的记录和见证。企业在改革发展的过程中，常常开展一些具有特定目的的重大专项工作，或者参与同时期的国家、社会发生的重大活动（或事件）。这些专项工作（活动）中形成的历史记录是企业档案的有益补充。然而，缺乏明确的归档范围，缺少系统规范的管理方法，成为做好专项工作（活动）档案管理需要解决的难题。

一、重大专项工作（活动）档案的定义及其特点

1.重大专项工作（活动）档案定义

    重大活动是指“某一行政区域内发生的重大政治、经济、科学、技术、文化、体育、宗教、工程建设和突发事件处置等活动”，主要包括以下几类：一是各组织机构举办的重大活动，包括党政活动、社会公众活动、体育文化活动；二是重要的纪念日和重大的庆典活动，比如建国70周年庆典；三是重要领导或名人的参观、视察、调研活动；四是应对突发性或临时性事件的活动，比如抗击新冠肺炎疫情等。

    企业重大专项工作是指企业在日常生产经营管理活动之外，在一定时期内组织实施或开展的对本企业甚至社会（公众）具有重要意义和影响的专项工作，比如“国企改革三年实施行动”、“智能电网示范省建设”等。

    重大专项工作（活动）档案便是在上述重大活动或重大专项工作中形成的对本企业具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文字、图表、音频、视频及实物等载体信息。有效开展重大专项工作（活动）档案管理工作，一方面能丰富企业乃至国家档案信息资源，为企业开展同类工作提供经验借鉴和路径参考；另一方面又因档案的特殊性，具备了不同于常规档案的政治、经济、文化价值。

2.重大专项工作（活动）档案管理的特点

    （1）档案管理的复杂性

    重大专项工作（活动）产生的文件材料来源于多个部门、不同单位，文件材料类型多、数量大、范围广，档案管理需要统筹协调与跟进管理难度大，归档范围繁杂、管理要求严格，对档案管理者的要求较高。

    （2）档案管理的阶段性

    重大专项工作（活动）整个过程短则数月，长则数年甚至更久，期间可能会出现间歇、暂停或滞后等多变情况，档案可能会跨年产生，且分散在不同的时期，需要档案管理人员持续关注并采取针对性的管理措施以保证档案能够完整收集。

    （3）档案管理的专业性

    很多专项工作（活动）可能涵盖多个专业、且专业之间系统性较强，文件材料专业性强，需要档案管理人员对专项工作（活动）有个比较全面、系统的了解，并掌握一定的专业性知识，才便于开展管理工作。

    （4）档案管理的及时与高效性

    重大专项工作（活动）往往具有临时性，可能成立临时性的承办机构，且组成人员大多为临时借调人员。整个工作结束后，原有工作机构撤销、人员会随时撤走。这就需要档案管理工作做到及时参与、全程关注，如果不能做到有效管控，及时整理，档案很容易出现原件散失、内容不完整、档案收集与归档质量不高的问题，影响到档案的利用价值。

二、重大专项工作（活动）档案管理的难点与痛点

1.文件材料收集齐全完整难度大

由于重大专项工作（活动）临时性、阶段性、文件材料形成来源多且载体类型丰富的性质，其工作的独立多元也导致全国范围内或某一行业内尚无统一的归档范围，企业档案部门组织做好文件材料收集工作无制度可依、无经验可循，要做到文件材料“应收尽收”，难度可想而知。

2.文件材料整理与移交工作面临现实困难

重大专项工作（活动）同时期多个部门、单位同步参与，可能形成数量客观的纸质、照片、音视频、实物甚至网页、邮件等载体各异的文件材料，无法直接套用企业现有的档案管理办法开展整理工作。随后，又因为重大专项工作（活动）的持续时间长且可能跨年的特点，有些专项工作主要工作完成后，后续仍会陆续产生零散文件。如何同步统筹开展档案移交工作，分年度移交还是整体式移交，对做到档案“应归尽归”尤为重要。

3.专项工作（活动）档案归档后的利用开发程度较低

因为档案的专业性强、内容庞杂、载体多元等特点，企业档案工作中“重保管、轻利用”的现象在重大专项工作（活动）档案中体现的更为突出。有效利用这些重要档案，使其发挥应有价值，对企业档案部门管理水平和档案管理人员专业素质提出了更高的要求。

三、重大专项工作（活动）档案管理的基本原则与工作方法思考

应坚持“紧贴实际、主动介入、多方联动、全程管控、持续优化”的工作原则，做好企业重大专项工作（活动）档案管理工作。具体方法建议如下：

1.明晰工作界面，建立高效的档案工作联动机制

高效的工作必须依靠高效的制度机制作保障。企业应成立以档案部门牵头、重大专项工作（活动）的承办部门为枢纽、各参与部门（单位）密切配合的重大专项工作（活动）档案工作机制，并配套成立相应的专项工作领导小组，形成围绕档案管理的工作网络。其中，档案部门应赋予充分授权，有效保障其介入工作（活动）、开展监督指导、全程参与业务活动的权力；承办部门应明确其档案部门与各参与方的沟通联系枢纽和管道的职责定位，建立定期例会制度，协助档案部门做好对各参与方档案管理的统筹协调与跟进督促工作；各参与方（部门、单位）应明确其配合落实的具体工作要求，保证其严格按要求开展文件材料的收集、整理与移交等工作。同时，工作机制还应细化相关领导、部门（单位）负责人、档案管理人员、有关工作人员的所应承接的具体工作责任，形成“专人负责制”，保证整个工作机制有效运转，各项工作执行到位。

2.源头介入，建立全过程管理模式

    企业档案部门应具备主动参与、靠前指导的思维，牢牢把握档案管理工作的主动性。在专项工作（活动）开展之初，设法获取或了解清楚专项工作（活动）的具体细节，比如工作背景、工作目标、具体措施（工作计划）、工作阶段、工作周期、组织机构及人员分工等信息，同步制定档案管理工作计划或实施方案，突出档案部门在专项工作（活动）不同阶段的工作重点，制定具体的管控措施，做到档案工作与专项工作（活动）同谋划、同部署、同推进。在具体实施过程中，企业档案部门应注意及时调整、优化工作方案（计划），保证与实际情况相一致。企业档案部门还需建立类似项目档案管理档案工作交底、中间检查、归档审查、专项验收的过程管控机制，将档案管理要求融入到档案形成的各环节，推动档案管理关口迁移，有效避免移交阶段档案出现完整性、真实性、规范性、系统性等方面的问题，提高档案的形成和整理质量。

3.明确归档范围，规范做好收集与登记工作

    收集齐全是开展档案管理的前提和保障。做好专项工作（活动）收集工作，需制定出一套“管用”“好用”的文件材料归档范围。一是文件材料应全面覆盖无遗漏。档案部门需要提前了解清楚专项工作（活动）文件材料的大致特点、范围和常见的载体类型，在掌握足够全面的信息基础上制定详尽具体的归档范围，方便文件形成单位做好收集工作。二是准确划分文件材料的类目和保管期限。专项工作（活动）档案载体类型繁多，包括纸质、声像、实物、电子等常见类型。为便于管理，档案部门可以参照企业现有档案分类方案，设置“专项工作（活动）档案”的专门门类，结合专项工作（活动）的特点和不同阶段，列明各类需要归档的文件材料清单，并划定保管期限。三是细化要求并保留一定的扩充空间。对于每一类文件材料，归档范围都应明确收集的文件材料存储类型（纸质、电子）、推荐格式和数量；同时，归档范围应具有一定的可扩充性，及时将收集过程中产生的一些非常规文件材料纳入补充。四是建立文件材料登记制度。统一文件材料登记清单模板，要求各部门指定专人按模板随时做好本单位（部门）形成（或接收）的文件材料登记工作，并保持动态积累，为后续开展移交创造有利条件。需注意的是，登记清单应与档案目录衔接对应，便于后期开展编目工作，减轻档案人员工作量。

4.结合实际，灵活制定档案整理与移交要求

    充分考虑专项工作（活动）档案内容丰富性和类型多样性的特点，明确不同类型档案整理规范，并从整体角度做好文件材料装订、组卷、编目、数字化等各整理环节工作统筹，通过统一整理方法，科学设置互见号规则，明确档案目录排列次序等方式保持文件材料之间的有机联系，保证专项档案完整系统。档案部门应明确移交工作要求和程序，根据专项工作（活动）的时间跨度灵活制定档案移交方式。可以整体工作结束后进行整理和移交；也可以根据工作实际分阶段或按年度移交；同时，为保证档案质量，应将移交工作纳入所在部门和人员的绩效评价，有效管控移交工作质量。

5.强化编研，努力挖掘专项工作（活动）档案价值

    档案编研工作一直是企业档案工作的短板和薄弱环节。针对专项工作（活动）档案，可以实行“同步开展、需求牵引、全员参与、持续完善”的编研工作方法。“同步开展”即档案部门在专项工作（活动）开展期间同步思考谋划档案编研工作，主动组织开展专项工作（活动）大事记、情况简介、文件（简报）汇编、成果或关键信息数据汇编等相关素材收集工作，保证汇编资料真实可信，工作高效开展。“需求牵引”即档案部门在开展编研工作时，应积极征求业务部门的建议和需求，做到工作有的放矢。“全员参与”即形成以档案部门为核心、各相关部门（单位）协同配合、分工有序的编研工作局面，可以借助前文提到的档案工作联动机制来推动编研工作开展。“持续完善”即档案编研是长期性工作，需要在实践中不断总结经验、改进工作方法，及时响应企业内在需求，不断丰富和完善编研材料，提高编研材料的信息“含金量”。

四、重大专项工作（活动）档案管理工作需注意的几个方面

一是应注意档案工作的政治性与保密性。企业开展或参与的有些专项工作（比如科研攻关）、重大活动（比如卫星发射工程、疫情防控等），可能涉及党和国家的敏感信息甚至涉密信息，档案部门须保持高度的责任感，增强政治觉悟，以国家利益为核心，落实档案信息安全保密措施，避免失泄密事件的发生。二是档案服务要响应及时、持续优化。档案部门应具备较强的敏锐性，能够及时响应重大专项工作（活动）需求，主动进行档案信息资源开发，积极开展专项工作（活动）档案管理经验总结与成果巩固，推动档案利用服务线上线下多元化多平台开展，为企业中心工作和国家重大活动提供高质量的信息咨询服务。

结语：重大专项工作（活动）档案对企业具有不可替代的参考和凭证价值，企业档案部门应像建设一项长期的系统性工程一样，在不断的工作实践中持续优化管理理念、提升档案管理水平，切实发挥档案“存史资政育人”作用。

参考文献：

    1.肖秋会，陈梦，重大活动档案管理工作的难点及对策——以第七届全国农运会为例.档案与建设，2015.12

    2.英伟，重大活动与专项工作档案的整理，工作指导，2016.6

    3.刘建平，试论专项档案的整理，中国化工贸易，2012

    4.苏珊珊，新时代重大突发公共卫生事件档案工作的思考———以2020年新型冠状病毒肺炎疫情为例，云南档案，2020（12）