业财共享平台对财务日常业务量的影响及优化措施的研究

业财共享平台对财务日常业务量的影响及优化措施的研究

靳海江

中铁十局二公司 河南郑州  450000

摘要：业财共享平台是一项重要的财务管理方式变革，对企业财务管理的模式和转型都产生着深远的影响。企业建立业财共享平台的目的在于规范管理、提升效率、整合资源以实现高质量的发展。通过近三年共享运行情况来看，业财共享平台上线在提升财务核算标准化和防范财务风险方面取得了突出性成效，但对比上线前后财务人员业务量的变化，基层单位财人员务普遍反映工作量显著增加。本文旨在通过对公司共享运行问题的研究，制定优化措施，降低财务人员基础业务量，提升财务管理能力。

关键词：业财共享平台；财务基础业务量；优化措施

一、引言

大型建筑施工类企业普遍面临参与主体多、地域跨度大、管控难度高的特点；财务管理通常存在核算模式多样、制度执行偏失、人员配备薄弱的发展难题，要实现规范、高效的财务管理，全面推进业财共享平台，实现财务转型和组织创新是必由之路。2013年12月财政部印发了《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号），其中第三十四条明确规定：“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心。”调研公司业财共享平台从2018年初开始上线运行至今，充分体会到平台在提升核算标准化、控制经营风险和智能集约化应用方面的积极作用，但偏重规范化提升同时带来的流程审核周期过长、基础财务业务量显著增加、智能化应用便捷性不够等问题也为业财共享平台的发展提出了新的努力方向。如何处理好规范性与效率性同举并重的问题，降低基础业务量的同时增强财务管理型转变能力，进而实现数字化和智慧化是业财共享平台建设面临的新形势和新挑战。

二、调研方法

本次针对业财共享平台对财务日常业务量的影响及优化措施的研究，采取的调研方法主要包括：

一是问卷调查法。研究人员对46名项目财务人员进行问卷调查，结果显示认为业务量增加了财务人员有44人，占比95.7%，对参与问卷财务人员反馈问题进行梳理总结，归类为以下几个方面：流程审批时间长、影像上传繁复、多系统重复审核、软件运行不流畅、智能化操作性不强等。

二是集体访谈法。研究人员在问卷调查前组织召开了针对本课题研究的准备会，会上通过研讨将课题研究的目标、范围、形式和职责分工进行明确，为后续开展问卷调查和课题的切实落地奠定基础。研究人员在问卷调查后组织召开了问卷调查结果研讨会，由问卷调查对象详述问题情况，按共性和个性问题进行梳理归类，针对每项问题进行集体研讨和对策商定，群策群力为业财共享平台的完善和效率提升提供更多思路。

三是文献参考法。为保障课题研究的深度和全面性以及优化措施的科学性和可实施性，研究人员对建筑行业业财共享平台运行效率提升、流程优化、智能化任务分配、财务管理新模式等文献进行了深入阅读和归纳总结。

三、业财共享平台运营模式

调研公司业财共享平台从2017年底开始筹备，2018年中正式挂牌运营，现所有核算单元的会计业务均通过业财共享平台实现。按照企业财务共享服务类型区分属于传统型、全范围和基本型的模式，即组织定位于集团内部的服务性机构，级别上与集团公司各职能部门平行，主要职责是以信息化的手段对全集团财务业务集中核算和流程的后台审批，实现财务组织、财务人员、财务流程、财务制度、财务信息系统五大基础配套再造，确保会计政策的有效落实，防范财务风险；在统一基础数据来源和核算规则的前提下实现数据的互联互通，通过账转表和管理型报表形成数据统计和分析的成果，推动财务管理整体转型升级和更好服务于企业决策需求。财务共享中心根据审核业务的不同分类设置了数据资产科、综合核算科、收入成本科、资金结算科、海外业务科和运营稽核科六个科室。

四、业财共享平台对提升财务管理的积极作用

业财共享平台着眼于企业管理全局，包含了经费报销、收支核算、财务报表、资金支付、发票管理、薪酬固资等模块,有效解决了建造施工企业生产规模大，组织机构多，施工主体多元，内部管控乏力等问题，尤其是在风险管控、标准化核算、降本增效方面发挥了建设性作用。

（一）提升企业管理效率

业财共享平台的建立，使公司能够随时动态、有效的掌握各个项目的资金、物资、设备、成本、费用等管理使用与支出情况，综合分析，科学配置，完善管控制度，提升管理效率，为项目创效打下坚实基础。

（二）转变财务管控模式

1.强化公司对项目的管理。业财共享平台借助网络化手段，实现了全集团公司层面财务管理的集中统一，将财务会核算和管理两个职能分离，基层项目的资金、收入、成本、债权债务等数据信息全部由集团公司共享中心审核和把关，提升了基础工作水平。公司能够全面参与项目管理，加强项目监督，固化管理流程，提升了公司对项目的管控能力。

2.转变财务管理模式。业财共享平台的建立，实现了主要工作的统一化、集中化、标准化和规范化。通过对会计核算、资金收支、远程报账、报表管理、基础工作等统一、集中和规范处理，助推财务工作由传统的反应记录型向管理控制型转变。

业财共享平台的效能不仅在于管控，更在于为项目管理提供财务支持和服务保障。

（三）提升资金管控能力。

业财共享平台的建立后在集团公司层面实现了资金集中管控，由财务共享服务中心集中处理每一个项目、每一分钱的支付业务，规范了预付款、备用金和现金的使用频次；通过共享付款额度的使用，严格控制债务支付的审核，有效降低了超结算和超付款现象，并对资金流出用途、目的和依据做到了过程监管和控制，解决了分散管理模式下资金集中管理的难题，提升了公司资金管控能力。

（四）提高会计信息质量

传统的分散的管理模式下，各项目账务处理上有统一的核算手册和要求，但没有强制性和刚性的规范手段，在一些特殊业务处理上各项目入账方式千差万别，最终导致财务信息质量低下，向公司提供的信息及时性和准确性明显不足。业财共享平台的建立后，减少了管理层次，弱化了信息传递过程中的中间环节，使得信息传递更加准确、及时。

（五）推进了区域化管理进程

业财共享平台上线后，以信息化的方式进行后台审核的能力进一步增强，公司可以在项目相对集中的区域设置区域财务部，实现集中办公，破除财务人员数量不足、业务能力不均等难题，统一核算标准、加强问题沟通、强化资金管控，有效提高了财务管理水平，区域内项目在清收清欠、单价谈判、整体维稳上都有良好的成效。

五、业财共享平台上线后日常业务量变化较大情况分析

业财共享平台对提升财务管理的积极作用毋庸置疑，本次研究主要以问题为导向，突出问题以更好推进靶向施策。

（一）业务流程变化

对比业财共享平台上线前后业务流程的变化，通过平台进行线上审批是最明显的特征，这也是基层财务人员反应业务量和工作耗时增加最为集中的问题。共享平台上线前后业务流程处理节点和线上线下审核变化对比情况如下图（以常用的费用报销流程为例）。主要差异为：

1.流程审批节点增加。共享平台上线前报销业务线下经部门负责人、财务负责人和项目党政会签后，将签审完成的纸质版资料交由项目会计在做账软件中入账，出纳操作网银盾完成付款和附件归档业务流程即结束，共6个节点。共享平台上线后所有业务实行线上审批，共享审核前的节点设置基本与上线前一致，在共享审核阶段增加了系统智能化审核、共享中心初审、共享中心复审、共享中心资金审核四个节点，流程共10个节点，审核节点增加明显，且项目普遍采用线上线下同时审批的模式（合计约14个节点）。

2.问题沟通处理时效性差异。共享平台上线前主要的业务流程为线下审批，报账和问题沟通是面对面和实时的，因审批节点相对较少问题更改的效率和及时性较强，进行到财务入账环节后最多半个小时就完成了业务的处理。共享平台上线后所有流程均采用线上审核，前后共计10个任务节点，为保证审核的规范化，表单有任何问题只能采取驳回处理，所有已审核的流程节点还需重新审批，灵活性相对较差，平均每个节点的审核耗时较长。

（二）业务内容的变化

1.凭证保存和归档。共享平台上线前财务人员在账套做账时即取得了纸质版附件和资料，账务处理与资料收集归档是同步进行，无时间差异。共享平台上线后通常在流程流转至财务初审时，项目业务人员将纸质版附件和资料交由财务部参照审核和暂存保管，待所有流程节点审批完成后方能打印凭证和归档，财务初审与最终归档时间跨度较大，不能实现事项的立即闭合。为保证凭证及时归档，财务人员只能紧盯流程审批情况，尤其是在流程叠加时更耗费心力。如果流程中有被驳回的情况，项目业务人员需将纸质版附件和资料取走重新发起流程，从起点开始进行新一轮的流程审批，且资料的反复交接还会增加遗失风险。

2.影像上传和补扫。这是共享平台上线后新增加的一项必要工作，共享平台上线前所有的业务处理均以纸质版的附件为根据，资料转交和归档时间无差异，无须对资料进行扫描和上传系统。共享平台上线后增加了共享中心审核节点，为保证共享审核人员能够真实、完整的掌握和判断经济业务的合规性，需将该业务相关的所有附件进行清晰扫描上传，很大程度上增加了财务人员的业务量，特别是对银行回单、特别事项说明的补扫上审核把控的成效性不明显。围绕影像相关业务的工作量约占财务人员基础工作总量的10%。

（三）平台参与使用者的变化

共享平台上线前其他部门报账的主要工作内容是获取合规的原始资料，线下签字完成后交由财务人员做账，入账和付款等相关的系统软件性操作均由财务人员完成。共享平台上线后系统软件性操作的参与者发生了变化，流程不再仅仅由财务人员完成，各部门人员报账时除了获取合规的原始资料外还需将资料影像扫描上传系统和准确的填写表单信息，流程的参与者变成了项目的全体人员。为确保流程的使用效率和准确率，项目全体人员均需要清晰掌握业财共享平台的填报要求，系统参与者的增加和非财务系统人员专业性差异，表单错误概率也会提升，需要财务人员投入更多的时间和精力去指导和帮扶。财务人员在审核时除了需要对纸质版资料进行审核外还需对表单填报信息进行逐项比对，对表单信息的核对相对纸质版资料准确性要求更高，也更为繁复。

（四）共享平台软件系统性问题

1.共享系统流畅度不足。根据用户反馈和研究人员实测现行软件反应延迟的问题很明显，尤其在查询和导出数据较多、查看影像信息和较多权限需要切换时，系统延迟较长。

2.系统稳定性不足。平台在正常使用过程中会突然出现个别流程异常和表单信息篡改情况；在决算和年末付款业务量陡增的情况下，共享平台曾出现崩溃，系统维护影响业务处理。

3.系统功能性不强。对比共享系统各项线上操作内容和步骤，较之前各项目自行计算的方式工作量和耗时增加明显。在已经实现财务做账标准化和规范化的基础上，数据统计和分析的管理性功能开发明显不足。

4.用户操作体验度不强。现行共享平台更多的关注功能的实现，对用户使用体验设计欠缺，比如在流程审批上普遍还是采取线上和线下同时审批，除审批习惯外还有一项重要原因，影像上传页面缺乏设计性，现行软件是将所有报销附件一次性上传到影像池中，除专业性财务人员外其他人员很难仅从上传的影像中清晰掌握业务的实际情况，功能从有到实际好用还有一定差距。

六、提升业财共享平台使用效率的举措和建议

（一）提升软件系统性能，降低系统性耗时。

业财共享平台软件的基础性能是所有业务开展的前提，要与软件公司进行准确交流，争取更大的储存性能和更高运行效率，进一步提高软件系统的流程度，降低因业务量过大系统不能承载的稳定性风险；系统开发和功能设计过程中除了要关注软件的功能性和标准化的，还要将适用性和效率性并举并重，避免出现规范性显著提升而业务量倍增的局面，同时加入更多的用户体验和企业实际情况的考虑，才能达到简单易学、可操作性强的目标；在共享平台已经达成统一核算标准和数据来源的背景下，应该着重向管理性数据自动化和高保真获取方向发展，真正把大数据的概念落实到具体的工作运用中，才能进一步焕发业财共享平台的活力。

（二）加强软件培训和新功能宣贯

前面对问题的分析中已经阐明，业财共享平台上线后软件的参与使用者已经变成了项目部的全体人员，更多的非专业财务人员已经加入到软件的使用中，这就要求项目财务人员在不断增强对共享新要求、新功能熟练掌握的同时积极对项目部全体人员进行专业化培训。业财共享平台的高质量离开不项目全体的共同努力，项目人员软件使用的高效率和高准确率也能在很大程度上降低财务人员的业务量和沟通耗时，达到事半功倍的成效。

（三）重新审视业务流程，推进流程再造

流程的再造是建设共享中心的中心环节，应该刨除以前的业务流程审核节点设置固有思维，重新审视现执行的流程运行效果，在确保每一个操作环节都有标准设定和质量把控的前提下尽可能的压缩审核节点，提升流程周转效率；推进扁平化组织结构，积极破除自上而下垂直高耸结构，增加管理幅度，减少管理层次，实现流程的集约化和高效审批；将重复性的业务进行重新整理，打破部门间流程的隔阂，在共享系统审批流程设计时将商务、办公、物资等流程纳入其中通盘考虑和整合，降低项目总体审批流程，推动业财的全面融合。

（四）明确共享职能定位，压缩审核时长

增加共享系统后台审核人员配备是提高审核效率的硬性需求，审单累积和任务集中饱和直接影响流程周转效率；根据发展进程来看现阶段共享主要定位于对规范化和标准化的审核和把控，这些基本需求信息从业务流程的影像中均可完整获取，建议将流程和程序化的审核交由项目财务人员进行把关，具体执行上由业务人员将线下经部门负责人和项目党政会签后的影像上传至共享平台后流程周转至项目财务审核，项目财务审核后流程直接周转至集团公司共享中心，共享中心于一个小时内审核完毕即流程周转结束，降低财务审核-附件保存-凭证归档的时间跨度；加强对系统智能化审单的开发和全面推广，系统智能化审单审核耗时短、标准高，全面铺开使用后能很大程度上解决人力配备的问题和流程周转时长的难题。

六、结束语

业财共享平台的推进完全符合企业发展需求，特别是在经营生产环境复杂多变，对财务工作提出了更高要求的情况下，更成为了一项关键的创新性举措。业财共享平台在推广应用中必然也会与旧的管理方式产生摩擦，相信通过不断的完善和发展也一定能更贴切企业的管理需求，稳步助力企业的高质量发展。

参考文献：

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[2]彭洋，中铁建财务共享服务中心建设案例研究[D].湖南科技大学，2017（12）

[3]马文莉，财务共享服务中心对企业运营效率影响的实证研究[J].现代商业，2021（2）

[4]董洁，浅析建筑企业财务共享模式下会计业务流程优化途径[J].现代营销，2021（6）