财务共享模式下烟草工业企业费用核算体系建设的研究——以山东中烟工业有限责任公司为例

财务共享模式下烟草工业企业费用核算体系建设的研究——以山东中烟工业有限责任公司为例

曲折,张树辉,王斌

山东中烟工业有限责任公司青岛卷烟厂  山东青岛  266101

摘要：为贯彻落实国家会计改革与发展“十四五”发展规划要求，积极推动会计数字化转型[1],构建符合新时代要求的国家会计信息化发展体系。本文以山东中烟工业有限责任公司为例，以智能化建设为切入点，以实现企业的高质量发展为导向，对烟草工业企业财务共享模式下费用核算体系的建设进行研究。

关键词：财务共享；费用核算；山东中烟

伴随着社会经济及信息技术的高速发展，自1980年福特公司创建财务共享服务中心以来，全球各大企业纷纷投入到财务共享服务中心建设中去。2005年我国中兴通讯、中英人寿、海尔等大型企业逐步建立了财务共享服务中心。随后，国资委下发《关于加强中央企业财务信息化工作的通知》，财政部发布《会计信息化工作规范》《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，为财务共享中心建设提供政策支持。2022年2月18日，国资委印发《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》及其有关说明，旨在推动中央企业进一步提升财务管理能力水平，加快建设世界一流财务管理体系。近年来，贵州、湖南、上海、云南等烟草企业也对财务共享服务中心建设开展了积极的探索。目前，山东中烟工业有限责任公司（以下简称山东中烟）仍沿用传统的财务核算体系，故本文对财务共享模式下山东中烟费用核算体系建设进行研究。

一、概述

财务共享服务是企业集团利用先进技术和工具进行的一项新型管理思想和财务管理模式的变革，通过重新谋划组织机构、处理流程、人员设置、信息系统等多个方面，具备信息化技术性、流程规范化、市场化视角、集中性的特征，适合达到一定规模且利于标准化统一管理的企业。可将原分散的财务业务集中到财务共享中心处理，提高企业资源有效利用率，提升企业财务运行管理效率，加快数字化转型进程，最终实现企业利益最大化。

二、背景

（一）构建财务共享服务中心的外部因素

《会计改革与发展“十四五”规划纲要》总体目标要求“积极推动会计数字化转型，构建符合新时代要求的国家会计信息化发展体系”。烟草行业2022年财务审计工作报告要求“落实行业数字化发展战略，提升会计数据治理能力，强化风险防范能力，提升财审监督治理效能”。山东烟草工业系统2022年财务审计工作会议也提出 “要跟上信息技术变革大，烟草行业数据共享中心建设正在推进，物联网基础上的业财融合、财审共享是未来趋势，财务审计必须坚持数字化转型方向，加快平台规划整合开发，以更加高效的数据采集、分析和应用，带动财务审计信息化建设取得突破”。足以见得财务共享中心建设是财务管理工作贯彻新发展理念、融入新发展格局、助推企业高质量发展的具体实践，是落实数字化转型工作的重要举措，是山东中烟财务战线当前的一项重大任务。

此外，信息时代，技术驱动大数据、云计算、移动应用等信息技术的飞速发展和广泛应用,为财务共享服务中心的建立和发展提供了有力的支持和保障。[2]例如：RPA技术、OCR识别技术、发票验伪及认证系统、报税机器人等。在先进信息技术的支撑下，山东中烟有条件构建出符合自身发展要求的财务管理模式，提供财务共享服务。

费用核销业务具有规范化程度较高、重复性大、工作量大的特性， 2020年中国共享服务领域调研报告数据表明，96.54%的企业会率先将费用报销业务流程引入到财务共享服务中，无论是已经建立还是准备转型共享模式企业，大多数是从费用报销业务开始探索的。

（二）构建财务共享服务中心的内部动因

山东中烟下辖济南、青岛、青州、滕州等四个直属非法人卷烟生产厂，拥有从事多元化生产经营的将军、颐中集团公司两个全资子公司，其具备一定规模，分布较广且核算量较大。目前，山东中烟正在积极探索智能核销系统建设，为财务共享服务模式的构建奠定了基础。山东中烟组织结构如图1所示：

图1 山东中烟组织结构图

三、现状分析及存在问题

(一)报销流程方面

当前山东中烟费用核算主要靠人工完成，不规范现象偶有发生，报销效率较低。业务部门需提报月度资金预算，待月度资金预算批复后，再按照不同的业务类型，对费用报销业务发起不同层级的审批流程，以青岛卷烟厂为例：业务招待费等重点控制项目开支由经办人、预算员、经办部门负责人、会计审核人、归口管理部门负责人、分管领导、财务机构负责人、分管财务领导、批准人依次审签后核销；仓储费等日常项目开支由经办人、预算员、经办部门负责人、会计审核人、归口管理部门负责人、分管领导、财务机构负责人依次审签后核销；差旅费等其他日常费用简化为经办人、预算员、经办部门负责人、会计审核人、归口管理部门负责人、财务机构负责人依次审签后核销；特殊项目开支参照重点控制项目开支流程审签核销。报销流程审批通过后，再经财务人员手工记账、出纳付款后，完成全部报销流程。审批流程如图2所示：

图2 青岛卷烟厂费用审核流程

在当前的费用核算模式下，所有单据填写、票据审核、账务处理、网银付款均由人工完成，消耗了大量的人工成本和时间成本，繁琐、无效的环节较多，工作效率较低。

（二）预算管理方面

目前山东中烟的费用预算校验设置在ERP系统入账环节，财务人员在账务录入完毕后，再进行费用预算的校验，费用预算的控制较为滞后，若超出费用预算，将无法保存账目，前期的资金预算、流程审批等大量工作均成为无效作业，需待费用预算调整完毕后再重新发起上述工作，预算管理的前置性不强，影响工作效率。

（三）机构人员方面

山东中烟设财务管理部，四家卷烟厂及两家集团在各自单位范围内设置财务管理处，制定财务制度，行使财务职权，构成传统的财务机构模式。各单位分别配备现金出纳、银行出纳、税务管理员、费用核算员、资金管理员、往来核算员、原辅材料核算员、固定资产核算员、预算管理员等岗位，在某种程度上造成了人力资源的浪费，管理成本较高。

（四）企业管理方面

各单位执行统一的会计核算制度，业务类型相似程度较高，但由于各基层单位所处环境及政策理解方面存在一定差异，财务管理水平参差不齐，某种程度上影响了各单位之间会计数据的可比性，降低了财务数据对决策的支撑性。同时，大量的财务人员无法从人工审核、手工记账等重复性工作中解脱出来，业务处理效率不高，财务转型相对滞后，财务人员的技能水平、财务管理的定位、财务智能化建设的总体布局等方面仍有较大的进步空间，无法较好地满足企业管理需求。

（五）信息技术方面

信息化建设是助力企业经营管理的重要手段，也是数字时代企业高质量发展的新要求。山东中烟现有财务系统已难以完全适应时代发展，目前正在运行使用的ERP系统、财务开支模块、采购管理平台、国资管理系统在一定程度上仍存在数据孤岛的现象，上下游信息链没有实现有效衔接，无法形成高效闭环的业务支撑系统，财务数据较为分散、统计口径无法统一，数据支撑优势发挥不明显，提供决策支持的能力不足，难以满足企业高质量发展的要求。

四、建设思路及具体措施

（一）财务制度准备

1.制度建设统一

财务报销制度是各类经济业务的行动指南，是财务管理的重要组成部分，是财务共享中心有效运行的制度依据。统一的财务报销制度将进一步实现标准化管理，为企业财务组织规划、业务流程设计、财务共享建设的提供重要保障。在财务共享模式下，由山东中烟财务管理部统一制定相应财务制度，各成员单位共同执行。

2会计核算统一

财务共享中心前端设置制度、流程标准，后端实现凭证自动生成，会计核算口径和标准高度统一，将增强各成员单位之间财务数据的可比性，减少信息的不对称性，为管理层预测、分析、决策等方面提供有力支持，提高财务数据使用价值，提升企业财务管理水平。

3.业务流程统一

明确统一的业务报销流程，确定各项费用报销标准和报销要求，将有利于控制企业支出，达到会计基础工作规范、预算管理有效的目的。同时，在财务共享模式下，通过调研各单位、业务人员的业务现状，梳理现有的表单、附件、流程，对费用报销业务流程进行优化，并持续对业务流程进行识别和分析，整合简化重复环节、补充完善控制缺失环节，设置关键业务节点，不断优化和改进业务流程，明确统一的业务报销流程，确定各项费用报销标准和报销要求，实现核销标准化、电子化，形成规范、高效、有序的费用核算流程，进一步提升财务共享中心建设的合理性、高效性，满足企业经营与发展需要。

（二）组织架构调整

组织架构调整是财务共享模式建设中的重要环节，应以财务共享建设需求为出发点，对内部职能进行梳理和分离，对财务人员进行系统评估，明确责任分工，设置合理高效的财务共享组织架构。

综合考虑企业整体发展水平，山东中烟设财务管理部，承担预算、资金、财税、分析等职能，继续侧重在整体层面对各成员单位进行财务战略部署，统筹协调整体职能；由山东中烟财务管理部统管财务共享中心，承担费用核算职能，履行企业整体核算与支付等基本职能；各成员单位设财务管理处，承担预算、财税、资产、档案等职能，开展本单位财务工作。山东中烟财务组织结构如图3所示：

图3 山东中烟财务组织结构图

（三）财务人员转型

财务共享服务中心的核心业务财务共享服务中心将标准化程度较高、重复性的基础性业务进行集中处理[3],加速推动财务人员由核算型向管理型、数字型向综合型转型。大量的财务会计将脱离简单的会计核算工作，转型为管理会计，对财务数据进行进一步的挖掘分析并做出科学决策。其中，山东中烟财务人员工作重点放在制度制定、战略分析、资金管理、专业管理等方面；财务共享服务中心主要承担会计核算、监督等财务会计职能，并配合山东中烟财务管理部部署部分管理会计工作；各成员单位财务人员更多地承担管理会计职能，需积极投入到业务分析、决策支持等财务管理工作中。

（四）利用RPA技术

通过RPA（机器人流程自动化）技术在其工作场景中的落地应用，代替人工完成简单、重复的核销业务，有效消除人工操作失误，提升业务精度与处理效率，提高财务共享服务中心运营效率，实现报销流程自动化处理。

1. 填报单据

RPA财务机器人根据报销单据填制规范和要求，根据原始凭证影像自动还原业务，实现票据信息的提取、预审、核查，并进行单据自动填报，统一、规范的同时，极大提升业务人员的报账效率。

2.审核单据

RPA机器人通过预置的审核逻辑、控制规则、报销标准，运用大数据分析技术，对单据进行审核、校验，并做好发票审核记录。

3.收单比对

通过引入智能报账收单终端，比对纸质票据与票据影像是否一致，实现智能收单对比。

4.自动付款

经审核通过后的报销单对应生成付款单，自动发起付款指令，RPA财务机器人根据指令填写付款信息、付款金额等关键信息后，通过银企直连提交至网银进行付款。[4]

5.账务处理

RPA机器人根据记账规则自动生成相应的会计凭证，实现智能化账务处理。

6.智能认证

连接金税系统，进行增值税发票自动勾选认证。

7.数据分析

利用系统对费用报销数据进行实时统计分析，通过数据分析，分析企业日常经营管理情况，做好成本费用管控；通过业务行为分析，辅助各级管理部门进行合规管理；通过业务过程监控，对大额交易、违规核销等异常行为进行实时预警提示，严控企业内部风险。

8.电子档案

电子档案将有效实现财务数据沉淀，逐步形成财务数据资产平台，构建财务大数据，实现财务全面智能化管理和管理决策分析。

图4 新旧流程对比

五、实施效果

（一）提高财务运行效率

结合数字化时代企业管理转型需要，建设财务共享服务模式，从而推动财务运行机制从流程驱动为主向流程驱动与数据驱动并重转变，努力实现管理层级扁平化、管理颗粒精细化、管理视角多维化、管理场景动态化、管理信息实时化，确保反应敏捷、运转高效。并将原来分散的同质化业务集整合到共享中心理进行集中处理，充分发挥规模效应，优化财务资源配置。引入RPA机器人实现自动化处理，通过信息化手段加快数据审核、传输、处理等工作，提升业务运行效率，实现影像自动识别、凭证自动生成、资金实时对账，减少人工非增值作业，消除人为失误，从而达到提高财务核算效率的目的。

（二）提升财务管理水平

建立统一的会计核算标准及报销结算流程，实现标准化管理，将消除各成员单位之间会计数据的差异性，强化各成员单位间的协同性，进一步提升会计基础工作、核算规范、信息质量水平，实现标准化业务的推进。财务管理的转型升级，也将为企业决策提供更加准确的数据支撑，确保企业决策的合理性、有效性，有效提升财务管理水平，促进企业可持续发展，增强核心竞争力，实现财务内控标准化、流程化、智能化。

（三）推进业财深度融合

财务共享中心建设将各系统与财务共享系统对接，充分实现业财信息互通，避免数据孤岛现象，使财务与业务实现深度融合。并且全面参与企业重要规章制度的制定、战略规划等重大事项的决策、业务模式设计、项目评估、合同评审等重点环节。此外，通过预算校验前移、事后监督转变为事前管控等手段，进一步加强财务对业务的指导作用，实现全过程可控。

（四）降低财务人力成本

通过建设财务共享中心，树立“大财务”观，建立健全各级财务职能和岗位设置，不断夯实财务报告、资金管控、税务管理等基础保障职能，深化拓展成本管控、投融资管理、资本运作等价值创造职能，确保财务资源科学配置、财务运作高效协同。此外，财务共享中心对基础性财务人员数量需求大大减少，中高端财务人员适度增加。山东中烟及各成员单位打破原先构成较为完整的传统财务机构模式，重新谋划财务组织架构，对财务人员进行系统评估、整合和缩减，重新划分人员岗位，进一步明确岗位职责，大大降低财务人力成本。

（五）防范企业经营活动风险

财务共享服务模式下的费用核算体系，依托RPA、OCR识别、大数据分析等先进技术，在事前、事中、事后实施标准控制，建立健全合规风控体系，从而减少人工失误，实时识别财务风险，增强风险管控能力，强化对重要子企业和重点业务管控，针对不同类型、不同程度的风险，建立分类、分级风险评估和应对机制。采用信息化、数字化等手段，建立风险量化评估模型和动态监测预警机制，实现风险“早发现、早预警、早处置”。

六、结语

综上所述，财务共享模式下的费用核算体系建设，深入运用人工智能、大数据、云计算等信息技术，整合各类业务、财务数据，实现流程自动、数据共享。转型后的财务共享费用核算体系将切实有效的提高财务工作效率与质量，实现预算刚性控制、业务高效运行、业财深度融合，推动财务人员转型，增强费用核算管控水平，促进山东中烟高质量发展，提升核心竞争力。

参考文献：

[1]范茜竹.财务共享模式下费用核算体系建设探讨——以SC烟草为例[J].商业观察,2021(21):31-33.

[2]奚碧月,葛前进.基于业财资一体化的管控服务型财务共享中心构建与实施——HY公司案例报告[J].财务与金融,2020(06):52-58.

[3] 葛义勇.浅析企业集团财务共享服务中心的构建[J].环球市场，2018(10):46-47.

[4]郝海霞.RPA财务机器人在企业财务智能化转型中的应用[J].南方农机,2021,52(24):163-165.

1