人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用与运行分析

人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用与运行分析

张庆选

濮阳黄河河务局范县黄河河务局河南  濮阳   457506

摘要：人事档案管理是机关事业单位中的重要工作，在单位选拨人才的过程中，档案是重要的参考资料，因此档案的保管和整理都必须谨慎、小心。近年来，随着机关事业单位改革步伐的加快，人力资源的档案管理工作也越来越受到重视，如何变革管理模式，提高管理效率成为了新时代的课题。

关键词：人事档案；机关事业单位；人力资源管理；作用与运行

引言：

随着我国人口的不断增长，无论企业还是机关事业单位的人事档案数量都在快速增长，这就为人事档案管理工作带来了极大的挑战。面对这样的背景，未来机关事业单位在人事档案管理工作中必须探索全新的管理模式，实现管理效率和管理质量的飞跃，从而为人力资源管理工作奠定良好的基础。

1人事档案管理与人力资源管理的关系

人力资源管理是通过招募、筛选、培训以及激励等环节的开展对企业员工进行组织和管理。通过人力资源管理，物质人力可以保持最有效的比例，通过协调与控制人的心理活动以及思想，人们的主观能动性可以最大化。总之，人力资源管理是一种以人为本，调整资源配置的管理方法。人事档案通常是指人事管理活动中的社会规则。目的是为了储存个人的工作行为的一种档案，它有四个特征：动态，真实性，保密性和现实性，它是评估和选拔人才的重要依据。从中我们可以很容易地看出来人事档案管理和人力资源管理是从属关系。人事档案管理是政府机关和人才机构对人才的考核和管理的重要依据。同时，也是合理分配人才，实现人力资源最大化的重要前提[1]。

2机关事业单位人事档案管理工作中的重要性

2.1档案是考察个人经历的重要依据

众所周知，在司法系统内，对个人经历的了解是由公安系统提供数据，通过个人的身份信息进行调查。而在机关事业单位中，对个人经历的了解则是通过档案中的材料开展，一个人从进入义务教育阶段开始，就会建立档案，记录出生以来的个人经历，在这个阶段档案由学校记录和保管。在完成学业，进入岗位之后，档案交由工作单位进行保管。其中，个人在任何阶段的表现都会相应地记录在档案资料中。因此，档案是考察个人经历的重要依据。单位在用人以及选拔的过程中都需要参考档案进行斟酌。由此可见档案在人力资源管理中的重要性[2]。

2.2档案在单位决策中发挥着重要的参考作用

众所周知，机关事业单位通常会开展年度考核工作，对每个工作人员在一年内的工作成果进行认定，而这些信息会记录在个人的档案资料中，为后续的工作提供参考。单位在选拔干部、人事调动以及进行重大决策的时候，通常需要调出相关人员的档案进行参考，以充分了解每个人的情况。因此，档案的存在将每个人的工作表现记录下来，为单位决策的科学性提供了保障。

2.3为全社会人力资源的使用以及社会调研提供信息

档案的存在不仅仅为用人单位提供参考，还可为全社会的人力资源使用提供信息。随着信息化的推进，各个地区的人事档案最终可以汇总为一个全社会的人力资源数据库，国家相关部门通过数据库信息，可以充分掌握各个地区的人力资源情况，从而为更好地利用人力资源提供依据。此外，人事档案中包含有每个人出生以来的重要信息，因此很多社会调查研究项目都需要借助档案材料来开展。通过对一个地区的人事档案就行抽样调查，利用统计学知识，就可以对一个地区的经济发展状况、公民受教育程度、毕业生就业情况等问题进行精准地掌握，这为很多社会调研项目的开展提供了信息，也会社会科学的发展做出了巨大贡献[3]。

3人事档案在机关事业单位人力资源管理中存在的问题

3.1档案资料管理十分落后

人事档案中登记的信息和材料都是机关事业单位以前的信息。若没有及时更新，一些不需要重审的文件被搁置，如果没有被管理和处理，单纯依赖程式化数据往往没有什么太大的作用，当前真正反映人才的状况和信息的文件基本上为零。这将导致现有人事档案无法为政府机构提供非常有价值的信息，也可能致使人事档案管理出现严重错误。更重要的是，如果在此期间有大量人员更替，它将对人力资源管理产生难以想象的严重影响。因此，机关事业单位必须重视人事档案的更新。

3.2人事档案记录的信息十分雷同

人事档案必须能够充分真实地反映人才的实际背景和状况，绝对不允许存在虚假信息。但是，许多机关事业单位现在都有一些人事记录中的信息内容存在部分不正确的现象，因此无法体现人才的特点和优势。这些人事档案对人才的评估没有参考价值。如果真实的档案材料无法提供给雇主，则不能作为评估的依据，这将严重影响机关事业单位员工的正常晋升。这还会间接挫伤员工的自信心和热情，造成机关事业单位不必要的损失。如果由于人事档案的使用不规范而致使最终的人事档案被废弃，这将大大增加人力资源管理的成本，阻碍人力资源的有效利用。因此必须及时有效地解决人事档案信息的这一问题。

3.3弄虚作假的人事档案

不真实的人事档案信息将严重阻碍人力资源的正常配置。人事档案中最重要的是它必须是真实的并与实际情况保持一致。如果人事档案是以欺诈手段制作的，则人事档案将失去其固有的使用价值，并且今后将不得采用此类人事档案。常见人事档案中的虚假信息大多是假的。虚假档案和虚假工作年限等现象将严重影响政府机关人事部门对人才的评估。

4人事档案在机关事业单位人力资源管理中的应用途径

4.1提高人事档案管理工作重要性认识，完善各种规章制度

鉴于人事档案在单位决策中发挥的重要参考作用，机关事业单位必须对人事档案管理工作进行高度重视。第一，构建专门的管理系统。传统的机关事业单位往往都是设立档案室来保管人事档案，这已经无法满足时代发展的需要了。未来事业单位要构建专门的档案管理系统，定期开展检查、考评工作，不断完善管理机制。第二，加强监管。传统的档案管理工作在机关单位中比较边缘化，疏于监管，导致很多“暗箱操作”的情况发生。未来单位要构建多元化、立体式的监管机制，对人事档案进行全面监管，绝不允许弄虚作假。

4.2加强对相关工作人员的培养，提高综合素质

对档案管理相关工作者的培养主要从三个方面开展：第一，培养责任意识。让工作人员充分认识到人事档案管理的重要性，对工作务必做到认真负责。第二，培养职业道德。过去的人事档案时常出现造假现象，一方面是疏于管理，另一方面是工作人员素质较差，在金钱的诱惑下放弃责任，沦为不法之徒的工具。因此，未来必须注重对其职业道德的培养。第三，培养专业素养。当今，人事档案管理工作日益复杂化、专业化，因此必须加强对管理人员专业能力的培养。单位可以从档案管理学的高度出发，对工作人员进行知识拓展和技能培养。

4.3引进先进技术推动人事档案管理现代化

引进先进技术可以为档案管理工作的科学性、便捷性、高效性带来大幅提高。其中信息技术就是重要工具，事业单位要积极探索推动档案管理工作信息化的途径。传统的档案以直至形式存在，需要专门的人员进行保管，但是经年累月难免会发生丢失、受潮、损坏等现象，而信息化的档案就可以避免这些情况。此外，经过信息化之后，档案信息进入网络，方便查找，也可以防止不法之徒篡改档案。

5结束语

综上所述，人事档案管理的高效开展是机关事业单位人力资源管理的重要保障。传统的人事档案管理工作还有很多缺陷急需弥补，未来机关事业单位要在实践中不断优化管理体系，促进管理水平和服务能力的提升。

参考文献：

[1]张金良. 浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J]. 智富时代, 2016(4):1.

[2]董慧君. 人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用分析[J]. 中国民商, 2020(2):1.

[3]马健. 人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用与运用探究[J]. 神州, 2020(9):1.