提升办公室文书档案管理工作的思考

提升办公室文书档案管理工作的思考

丁尚兰

城口县蓬源发电有限责任公司  重庆  405900

摘要：在现代企业建设中，办公室是其非常重要的工作机构，具有一定的核心价值，相关单位需要对其加强重视，对文书档案进行科学管理，确保能够使相关部门更为高效的应用各项文书档案，使现代社会需求得到更高的满足。本文综合探究管理文书档案的具体策略。

关键词：办公室；文书档案；管理工作

引言：

现代企业在开展办公室工作时，文书档案管理是其非常重要的工作内容，相关单位需要对其进行深入分析，强化文书档案管理，确保能够使其文书档案的应用价值得到充分发挥，使现代社会发展需求得到更高的满足，为现代企业发展创造良好条件，保证企业运营效果。

一、制定管理范围

在具体设置工作范围时，需要有效衔接部门工作，确保能够使其参考价值得到充分发挥，一般情况下，不同文件资料的应用价值存在很大不同，相关工作人员必须综合考虑其具体应用价值，并以此为基础进行保管期限的合理划分，确保能够对部门活动资料进行真实反映。与此同时，在具体进行经济建设时，需要为其提供充分的长期参考资料，确保能够为其各项工作提供充分的支持，该类材料的应用价值普遍较高，需要相关部门进行长期保管。与此同时，短期查找资料的应用价值普遍较低，需要将其保存期限适当缩短。

二、构建管理制度

在开展管理工作时，制度是其各项工作有序开展的重要保障，相关部门在管理文书档案资料时，需要合理构建管理机制，并对其进行科学完善，强化制度建设进行良好发展环境的合理营造，为各项工作的有效落实提供充分的依据。与此同时，还需要结合单位实际情况，构建档案管理规定，使其管理环节和管理流程具有较高的科学性[1]。除此之外，在具体落实文书档案管理需要进行责任机制的科学制定，明确划分管理责任，对其各个管理环节进行量化考核，确保能够有序开展文书档案管理，使其各项工作实现更高的科学化，流程化和规范化。最后，还需要使文档管理工作可以和其他工作进行有效协调，针对各岗位具体情况进行专业人员的合理配备，为管理制度的有效落实创造良好条件，使其文书档案管理实现更高的信息化。

三、更新管理方法

办公室在开展具体工作时，需要对其文书档案管理加强重视，而在现代企业建设中，部分单位并没有基于整体工作层面安排该项工作，使其规划部署的合理性无法得到有效保障。针对该情况，相关单位需要对其文书档案管理进行严格检查，并针对各项问题进行科学改进，积极推广工作中的优秀做法。同时，还需要使管理人员高度重视文书档案管理，尤其是在现代科技的高速发展中，管理人员必须高度明确现代信息时代的工作要求，对各种先进方法进行深入学习和科学借鉴，利用互联网工具和网络资源进行管理工作[2]。对于文书档案管理而言，科学应用信息技术可以使其繁琐性大大降低，简化管理流程，提升工作效率，因此，相关部门必须积极学习先进技术。与此同时，为了对其文书档案进行更为高效的管理，还需要加大资金投入，对文书档案的储存条件和储存环境进行科学完善，确保其干燥性和通风性，进而确保能够在后续工作中顺利开展文档管理活动，保证档案管理工作发展的可持续性和健康性。

四、建立信息系统

在现代信息技术的发展中，互联网技术在各个行业得到了广泛的应用，利用信息管理系统和计算机设备进行文书档案的科学处理，不仅能够对其管理流程进行合理规范，还可以使其管理疏漏得到有效避免，实现管理效率的全面提升。在信息时代的今天，相关部门需要针对文书档案建立检索系统，并对其文书档案资料的安全性和完整性进行有效保障，同时，还需要确保能够高效查找文书档案资料，使其归档工作难度得到有效降低。通常情况下，文书档案主要包括普通档案和重要档案两种不同类别，其中，重要档案具有较高的保密等级，当档案资料中具有较大的信息价值时，需要在扫描文档之后将其录入系统，确保在后续查询中可以利用电子资料开展搜索工作[3]。同时，还需要结合相关规定，在保险柜内保存原始材料，在进行借阅时，需要严格遵循相关程序，由管理人员签字确认。而对于普通档案，则可以适当简化信息检索，只需要提前设定档案存放地点、经办人姓名、档案名称、时间，如果需要进行查询，则可以基于相关条目展开搜索。

五、规范档案使用

在我国现阶段社会发展中，与办公室工作相关的档案信息正在逐渐增多，如果想要确保充分利用相关档案信息，必须科学制定档案管理制度，使其档案管理工作具有更高的动态性，及时收集各项资料，并对其进行全面整理和及时补充。与此同时，还需要合理规范材料鉴别工作和借阅工作，使其档案管理工作具有更高的规范性。除此之外，在办公室具体落实档案管理工作时，还需要科学完善制度体系，结合企业档案需求和具体工作，科学制定管理制度体系，对其合理性进行有效保障。最后，还需要确保能够使其各项制度在档案管理中得到全面落实，对其相关部门进行具体工作职责的合理划分，确保不同部门能够高效完成各项工作，明确具体职责，使其档案管理效果得到有效提升。

六、优化管理人员

首先，需要优化招聘工作，针对文书档案设置明确的招聘条件，对其相关人员的专业能力进行有效保障，确保能够实现其信息化程度的有效提升，同时，还需要适当提升文书档案管理人员的工作待遇，确保能够在工作中引进更多新鲜血液。其次，还需要进行在职培训机制的科学制定，确保能够全面落实各项培训活动，结合文书档案管理的具体情况，组织现有工作人员和新进员工进行定期培训，使其相关人员具有较高的专业水平和管理能力。最后，还需要进行考核机制的科学制定与完善，此时需要有效结合培训活动，对其培训工作效果进行有效保障[4]。与此同时，相关人员在进行具体考核，需要对其多样性与合理性加强重视，对传统理论考核手段进行科学转变，合理应用互动考核方式，并将其考核结果合理融入人员晋升和薪资待遇，使其培训质量得到有效保障，确保能够使其形式化现象得到有效避免。所以，在进行文档信息的管理时，为了对其信息化建设进行有效保障，需要确保相关技术人员具有较高的综合素养和专业能力，确保能够和实施文档管理工作，使其相关领域得到更大发展。

七、结束语

对于办公室工作而言，文书档案具有极其重要的地位，相关单位需要对其加强管理，科学制定管理范围，构建管理制度，同时，还需要对其管理方法进行合理更新，构建信息系统，使档案使用得到合理规范，优化管理人员，确保能够对其文书档案进行更为高效的管理，提升管理效果，使其档案资源得到合理丰富，确保企业能够更为高效的开展办公室工作，为其各项工作的有序开展进行有效保障。

参考文献：

[1]王万美. 新时代提升办公室档案管理工作效率的方法路径探究[J]. 办公室业务, 2021(13):2.

[2]张亚清. 对提升办公室文书档案管理工作的思考[J]. 办公室业务, 2022(11):3.

[3]唐敏. 大数据视角下办公室文书档案管理创新思路探索[J]. 黑龙江人力资源和社会保障, 2021(18):3.

[4] 许红梅. 浅析如何提高办公室档案管理的工作效率[J]. 写真地理, 2020(7):1.