风险防控视角下国企合同信息化管理研究

风险防控视角下国企合同信息化管理研究

王振刚

中国煤炭地质总局第一水文地质队    河北省邯郸市      056004

摘要：合同作为国有企业经营活动的关键载体，在国有企业日常经营过程中经常涉及大量的合同，因此开展合同管理应也成为企业日常经营管理工作的重要内容。而基于风险防控的角度，尤其是面对当前高速发展的信息时代，如何高效且高质量的实现合同信息化管理，避免合同管理的低效与风险，以更为规范、科学的方式开展合同管理，已逐渐成为国有企业合同管理的重要方向。本文通过对国企合同信息化建设重要意义出发，结合国企经营的特征，进行了基于风险防控视角的国有企业合同信息化管理的研究，提出推进信息化管理平台的应用、完善信息化管理机制、统一企业内部合同管理标准等优化策略，以期提升国企合同管理质量与水平，促进国企稳步发展。

关键词：风险防控；国有企业；合同信息化

经济社会日新月异的发展，信息技术在诸多领域中的应用优势也不断凸显。国有企业作为肩负国家科研任务与引导经济发展导向、推动经济民生发展的主体，面对近年来快速发展与精细化管理的要求，已经经济活动日渐增多的同时，对合同管理的要求也不断提高。因此实现降本增效，降低合同管理风险也成为对国有企业管理工作的重要要求。通过合同信息化的管理，能够借助信息技术的方式，实现对合同全生命周期的跟踪与监控，更是依法治企的重要表现。因此面对风险防控的要求，进行国有企业合同信息化管理，提高合同管理水平正成为国企管理工作的重点。

一、国企合同信息化管理的风险类型及意义

（一）国企合同管理风险类型

目前国有企业面临合同管理风险主要包括主体风险、条款风险及制度风险。主体风险是指合同签约对象无法承担合同义务，造成企业陷入风险的情况。例如代理人越权代理、签约法人越权签约、合同主体存在违禁行为等风险，因此在进行合同管理的时候，要注重对合同主体的管理与审批；条款风险则是合同附属条款内容中存在内容表述不清晰、不公平、不完善、存在风险漏洞且未及时发现并签订补充合同，造成合同双方执行过程中出现争议的风险；制度风险是在合同执行过程中出现了违反国家法律要求、缺乏完善风险防控体系，造成合同执行与管理面临的风险。

（二）国企合同信息化管理的重要意义

合同信息化顾名思义就是借助计算机、网络等信息技术手段，构建高效的合同管理系统，进而提升国有企业合同管理效率。随着国家对国有企业转型要求的不断深入与实践，国有企业尤其制造业、建筑业等面临诸多的采购与销售合同订单，以往手工或简单excel表格的管理方式已经无法满足大量且高效管理的需求。因此实现信息技术的运用，基于风险防控的要求，构建合同管理中心，强化对收付款合同的全生命周期的录入、存储与管理等，能够帮助国有企业实现合同立项、寻源、签订、履行、档案、审核等全方位的管理，不仅降低合同管理风险，还能够为国有企业的经营决策提供高质量的信息支撑[1]。

二、风险防控视角下国企合同信息化管理的难点

当前国有企业正朝向更为多元化与综合性的方向发展，并且国有企业通常组织结构较为复杂，子分公司较多且较为分散，多遍布全国乃至世界各地，尤其是海外业务的激增，对国有企业合同管理工作带来了越来越多的困难。目前国企合同信息化管理面临几个较为明显的困难：一是国企组织结构复杂，层级较多，合同的授权与审批流转日渐困难；二是各子分公司较多，合同管理人员较多，但人员素质不同，难于管理；三是集中采购要求高，但是竞争企业多、采购数量多、要求较高等，使得国有企业合同管理也日渐复杂；四是国有企业对合同对象的资质要求严格，因此加强对合同主体资质的审核与管控，提高招投标审核的严谨性也成为当前面临的重要问题；五是合同流程管控日渐复杂，因为国有企业复杂的等级制度与精细化和风险管控的要求，合同审批流程通常很长，影响合同管理效率；六是由于子分公司多，如何追踪执行情况与风险应对情况也日渐困难，使得风险防范管理难度逐渐增大。

三、风险防控视角下国企合同信息化管理优化策略

（一）推进信息化管理平台的应用

鉴于以往合同管理效率低下、质量不高等弊端，以及国有企业组织结构较为复杂的实际情况，一些国有企业正在陆续推进信息化管理平台的建设与应用，旨在借助信息技术的方式实现对合同的信息化流转与管理。但是在信息化管理平台推进过程中，也遇到了信息化程度不高、定制化与个性化矛盾、线上审批与线下流转杂乱等问题[2]。因此应当进一步加大对国有企业合同信息化管理平台的建设力度，通过不断的实践优化，构建符合国有企业特色的合同信息化管理平台。

一方面，针对国有企业组织结构复杂的问题，在信息化平台中要注重对审核流转角色与权限的配置管理，通过合理审批流程的建设提高合同审批效率。国有企业应当结合自身的组织结构特点与合同流转要求，结合风险管控的要求，基于合同立项、签署、验收等全流程加强管控，做到合同流转过程全留痕。通过清晰的职责权限的分配，有效提高合同管理的效率；另一方面要加强对关键风险节点的管控

，基于风险防控的视角，立足企业自身风险关注点，进行信息化的监控与限制，有效降低合同管理的风险。例如对于合同编号，采用系统与规则相结合自动生成的方式，避免出现合同编码混乱，便于事后查找。对A类企业名录中企业资质，充分借助大数据，实现对长期合作企业资质的实时监控，便于及时发现风险并提前预防。借助线上信息流转，提高数据利用率，实现对合同资金的高质量管控，保障合同履约管理。

（二）完善信息化管理机制

在国企合同向信息化管理转变的过程中，要对以往的合同管理制度进行及时的优化与完善，确保信息化管理具有合理的依据。结合国有企业合同信息化管理的实际要求与工作特点，明确国企内部各部门职能职责，重新对合同管理中的立项、招投标、执行、验收、变更、资质等各个方面的要求梳理，基于风险防控与信息化管理的角度重新建立合同管理制度。同时要更加注重对合同管理的事前预测、事中监管、事后评价的全流程管理的思想，以信息化为手段，基于企业发展战略的导向，加强合同的风险防范与管控。例如对于合同范本要进一步完善，尤其是对一些业务类型相似的合同，要注重对合同范本内容与条款的更新，降低后续合同履行过程中面临的风险。

（三）统一企业内部合同管理标准

面对国有企业子分公司众多，合同审批流程不同，多层级管理困难的问题，最重要的就是要加强企业内部的标准化管理。要想实现国有企业高度的合同信息化管理，提高合同管理的规范性，降低合同管理的风险，就应当构建统一、规范的管理标准体系，借助标准化手段实现国有企业纵向组织结构上带来的管理困难，达到横向职能部门之间信息流转的管理需求[3]。首先对结构化的数据要建立一套完善的数据标准，尤其是对各部门、各层级的管理中，要明确合同管理的标准流程，统一口径，为信息化管理提供强有力的基础数据支撑，保证各部门、各子分公司之间能够实现数据共享。打通企业内部的数据流转，通过标准接口的方式，做好信息基础；然后对于合同内容等非结构化数据，也要逐渐构建一套标准化的管理体系，通过合同制式化、考核统一化等方式，加强对合同内容管理；同时还应当逐渐构建国有企业内部全流程的线上合同信息化管理，实现线上审批与线上流转相结合，真正能够通过无纸化的方式提高合同管理的效率。

结语：

面对信息化时代的发展与精细化管理要求的不断提高，国有企业在进行内部风险防控的要求下，进行合同信息化管理已是大势所趋。国有企业作为国家调节经济民生、实现国有资产保值增值的重要组织，要紧跟时代发展的步伐，通过合同信息化的管理逐渐提高对合同的管理水平，确保国有企业能够降低经营风险，做到依法合规经营。

参考文献

[1]王祎,钱冠秋. 刍议企业合同管理信息化建设及成效[J]. 投资与创业,2021(01):134-136.

[2]徐蓓蓓,刘恒等.企业合同管理精细化及信息化研究[J].案例分析,2021(19):33-36.

[3]郭文清.国有企业合同管理信息化建设初探[J].全国流通经济,2018(21):22-23.