实现企业办公室行政管理精细化要点分析

实现企业办公室行政管理精细化要点分析

李逢源,李闯

中交路桥华南工程有限公司 广东省中山市528400

摘要：作为企业的综合性管理部门，办公室行政管理部门的工作会涉及到企业的各个方面。现阶段，高效科学的办公室行政管理工作能够推动企业实现更加健康的发展，促进企业经济效益水平的提升。新形势下为了满足企业的发展需求，就需要对企业办公室行政管理思想进行积极的转变，打破传统管理理念的束缚，积极开展行政管理的更新，做好精细化管理工作，促进企业综合管理能力水平的提升。

关键词：办公室；行政管理；精细化

引言

办公室行政管理工作存在一定的复杂性，传统的办公室行政管理工作虽然能够适应小型企业的发展需求，但是当企业不断发展壮大的时候，办公室工作量不断增加，必须要积极开展精细化管理，提高企业办公室行政管理的整体水平，为企业的健康发展提供充足的保障。

1企业办公室行政管理精细化的意义

首先，办公室作为企业综合协调和办事的机构，负责进行上级决策内容的执行，积极开展行政管理精细化工作，在提高工作效率的同时，能够更好的保证工作质量。精细化管理要求相关工作人员在对待各项管控工作的过程中，能够坚持细致、认真的态度，改变拖拉、散漫的作风习惯，提升自身工作执行力。其次，企业的发展李不来降本增效的推动，积极开展办公室行政管理精细化工作，可以实现对人、财、物的最大化利用，降低工作过程中的能源消耗。最后，企业管理工作系统性较高，开展精细化管理可以实现多方面的协调与配合，满足办公室行政管理要求，不仅能够提升部门工作内容的衔接效果，同时还可以让员工全面服从企业的日常管理。

2企业办公室行政管理精细化关键点

2.1管理制度精细化

企业在开展办公室行政管理精细化的过程中，必须要对相关制度的制定工作进行重视，确保所制定的办公室行政管理精细化制度能够对个工作流程进行严格要求，在明确行政管理具体要求的过程中，在精细化制度的约束下规范行政管理人员的日常管理行为，促进整体工作效率水平的提升。在进行政管理精细化制度制定的过程中，需要对工作内容展开详细分析，提高逻辑性，进行分解组装，实现工作步骤与工作责任的有效连接，根据具体工作和完成情况实现精细化衔接，将企业办公室行政管理精细化制度落实到实处。并且在行政管理精细化制度制定的过程中，需要对各项工作标准进行完善，建立科学的责任制度和奖惩制度，确保工作能够保质保量完成。在行政管理精细化理念的指导下制定科学的精细化管理制度，能够对对办公室行政管理工作人员的行为进行约束，推动企业精细化管理目标的顺利实现。

2.2管理理念精细化

企业办公室行政管理精细化工作水平将直接受到管理观念的影响。首先需要积极开展新型办公设备的引进工作，现阶段，大部分企业办公室工作发展缓慢都与没有形成以新技术手段为基础的信息管理方法有关，管理人员必须要对办公室工作中互联网和计算机的重要性进行正确的认识，利用计算机等技术进行行政管理决策信息系统的建设工作，不仅能够降低人员工作压力，同时还能提高行政管理工作的规范化和透明化水平，对人才参与的避免问题进行有效解决。其次需要做好办公环境的改善工作。遵循集中与分散统一的原则进行办公室各科室的分布，将性质存在相通性的比如说公文起草、会议材料、档案管理等工作人员设置在统一办公区，秉承省时省力的原则进行办公室地址的选择。

2.3执行能力精细化

管理主要指的是组织的管理人员，利用实施计划、人员配备、指导控制等方法进行他人的协调管控，在大家的共同努力下实现既定目标的整个过程。管理工作的主题客体均为自然人，为此就需要正确的认识人在精细化管理工作中的重要性。企业必须要充分调动员工的工作积极性，做好企业精神文明建设工作，提升员工的归属感，并且还需要做好奖惩监督机制的改革与完善，提高奖惩机制的透明性和公正性，定期开展员工的思想教育工作，转变员工思想，提升员工政治觉悟水平，在对员工手册和相关岗位职能划分制度进行完善的过程中，实现对员工岗位职能的细致划分。与此同时，企业还需要对办公室行政人才的培养工作进行中，办公室的工作与领导和员工息息相关，并对员工素质提出了较高要求。具有较高专业能力水平和思想意识先进的行政人员，能够同领导进行有效的沟通，并及时向领导反映基层员工意见，提出实用性建议，为企业的和谐发展贡献力量。为此，对于企业来讲，就必须要对开展办公室行政人才队伍建设工作进行高度重视。可以在社会各界利用测评考核、能力评定、实力观察等方式进行人才的选拔，并且重视企业内部人才的筛选工作，选贤任能，定期组织老员工参加岗位培训，全面提升企业员工的协调能力、组织能力和综合素质水平。

3企业办公室行政管理精细化水平的提升措施

3.1提升管理人员综合素质水平

目前，在一些企业中，办公室行政工作人员存在综合素质水平较低、专业素养不达标的问题，为此，就需要全面落实行政工作人员职业素养的培训工作，确保能够将企业办公室行政管理精细化制度落实到实处。首先，企业需要定期举行行政办公职能和技能培训工作，提高员工对于行政管理工作精细化的认识，能够在日常管理工作者主动落实精细化管理要求。其次，对于行政管理工作过程中出现的各种问题，企业需要定期组织行政管理会议，为人员之间的交流沟通提供便利。对于工作中所出现的重难点问题，需要展开共同商讨，不仅能力促进整体管理效果的提升，同时还能保证行政管理工作的精细化水平。最后，积极开展行政管理人才的培养工作，企业利用新型管理人才招聘的方式，能够扩大企业的行政人才储备量。在招聘的过程中，需要对管理人员的责任心和管理能力进行重点考察。通过岗前培训方式进行内部行政管理人才的培养，尤其是需要对行政管理知识和管理精细化内容进行重视，在提高行政管理人才队伍精细化管理水平额同时，保证企业办公室行政管理精细化成效。

3.2进行岗位的精细化设施

对于企业办公室行政管理精细化工作来家，做好精细岗位的设置工作尤为关键。作为企业的枢纽，企业办公室行政管理可以实现企业改革部门之间的交流和沟通，并且在实际工作中会涉及到后勤保证、企业文化建设、媒体宣传等多项内容。为此在开展办公室行政管理精细化工作的过程中，就需要以企业的发展情况和工作内容为主要依据，开展行政管理岗位的精细化设置，避免出现部门之间工作内容的重叠，将岗位职责落实到实处。另外，精细化的岗位设置还可以帮助企业节省人力资源成本。并且明岗位职责，在行政管理过程中融合各项工作，不仅可以促进工作效率的提升，同时还可以激发企业部门工作人员的积极性和配合性，助力办公室行政管理精细化工作的顺利开展。在开展精细化岗位设置的过程中，需要以企业的发展需求为依据，实现管理工作的创新，为企业各项规章制度的落实奠定基础，利用明细岗位责任和坚持执行精细化督导来推动办公室行政管理精细化水平的全面提升。

3.3加强团结协作意识

企业办公室行政管理工作效率与员工之间的协作情况息息相关，必须要不断提升员工之间的协作意识，培养员工的主人翁意识，才能够推动办公室行政管理精细化工作的顺利落实。作为提升办公室行政管理精细化效果的重要内容，提升员工的团结协作意识，不仅可以节省行政管理工作的沟通成本，同时还能提高办公效率，实现降低企业管理成本的目的。企业不仅可以利用定期开展内部团建活动的形式来提升员工之间的协作意识，同时还可以为员工创造和谐的工作氛围和良性的竞争环境。和谐的工作氛围促进各岗位工作人员形成向心力，为企业创造更大的价值。良性竞争能够推动企业工作水平的提升，在大家的共同努力下提高办公室行政管理精细化效果。

3.4建立完善的沟通渠道

企业对信息技术进行合理的运用，能够对各项工作任务实现分解和动态沟通，在保障办公室业务组织管理效能的同时，为开展办公室业务的精细化管理提供渠道。企业在开展日常办公室行政管理工作的过程中，利用微信、钉钉等平台可以实现相关工作的及时沟通、反馈和协调，由岗位人员报告近战情况。利用信息技术手段，企业开展办公室行政管理精细化工作能够实现全过程的跟踪和动态化管理，推动办公室管理工作信息化和数字化水平的提升。

3.5积极宣传企业精细化工作

企业在开展办公室行政管理精细化工作的过程中，必须要对企业文化的建设进行重视，积极开展精细化工作的宣传，提高人员工作的精细化水平。但是由于一些企业缺少对精细化工作文化的正确认识，造成员工缺少凝聚力和向心力，为此就需要积极开展精细化工作的宣传，将企业文化融入到精细化建设当中，真正改变员工的想法，加强员工对于精细化工作的认同感，通过定期开展企业精细化工作文化的宣传，推动办公室行政管理精细化工作的顺利进行。企业办公室行政管理精细化在与企业文化进行融合的过程中，可以利用企业的精细化来提升员工的精神面貌，在提高企业整体凝聚力的同时，还可以为企业实现可持续发展奠定基础。

结束语

总之，在时代不断发展的过程中，各企业建设规模日益扩大，员工主数量逐渐增多，为了实现企业的全面进步和稳定发展，就需要积极开展各方面的精细化管理，尤其是需要对办公室行政管理精细化工作进行重视，为企业各项工作的顺利进行提供保障。

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