档案管理中存在的问题及优化

档案管理中存在的问题及优化

王阿娇

中国水利水电第三工程局有限公司制造安装公司   陕西省西安市  710000

摘要：档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。与此同时，档案中的宝贵记录也能够对基础科学研究提供不可或缺的借鉴作用。档案管理工作既应当考虑档案的重要性，又要顺应档案信息电子化、大数据化发展的时代浪潮，建设完善的信息安全系统，构建信息检索系统，深入推进档案管理的信息化建设，实现以档案管理促进各项管理工作的全面开展。基于此，本文将对办公室档案管理工作的创新措施以及其中存在的问题进行探讨，并提出相关建议，以供参考。

关键词：档案管理；问题；优化措施

中图分类号：F274                  文献标识码：A

引言

档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。近年来，许多公司在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。企业档案真实地记录着企业创建和发展的运动轨迹，是反映企业历史和现状最直接准确的内部信息。现代企业档案工作的管理原则是效益原则、以人为中心的原则、需求导向原则、系统原则。

1 档案信息化管理的特征

信息化时代下，档案管理呈现出以下特征：其一，档案管理的对象主要是数字档案。随着办公OA系统的应用，数字档案数量不断增多，纸质档案数量则逐渐减少，数字档案逐渐成为单位档案管理的主要对象。其二，档案管理的核心是档案的收集和利用。在传统的档案管理模式中，需要档案管理人员耗费较多的时间和精力在档案收集、整理与保管等工作上，导致档案管理效率并不高，加之档案管理处于封闭状态，也使得档案的利用效率不高。而在信息化时代背景下，档案管理对象主要是数字档案，存储在计算机中，具有可复制、可传输的功能。基于这一特征，要求档案管理人员既要做好档案的整理、保管工作，也要重视档案信息的高效利用，应将档案的收集和利用作为档案管理的重点。其三，档案利用方式向网络化转变。实施档案信息化管理模式后，可将纸质档案转换为数字档案，并发挥数字档案的可传输功能，可有效提升档案查阅和利用的便捷性，这样不仅可提升档案工作效率，还能提升档案利用效率。

2 档案管理面临的挑战

第一，理念创新。在传统的档案管理工作中，党校档案人员更多关注存储、整理、管理等基础性工作，但对于存在庞大档案资源的大数据时代，存储、整理、管理等工作的界限开始模糊，档案人员在档案数据的调用和分析中需要全面应用大数据技术，这需要其升级工作理念，重构工作方式、流程及逻辑；第二，安全挑战。对于涉及复杂敏感信息的大数据来说，大数据背景下档案密闭存在方式已经被改变，信息泄露问题很容易出现，这与大数据背景下档案管理常用的云存储、软硬磁盘等技术的存在直接关联，为避免档案数据泄露等问题出现，必须重点关注档案安全；第三，人才挑战。大数据背景下档案管理对人才存在较高需求，因此，必须做好档案人才队伍建设，大力培养复合型的档案人才，这类人才需要同时掌握档案专业知识和大数据技术，由此引发的挑战也需要引起重视。

3 档案管理的优化措施

3.1 完善规范档案信息化管理制度

新时代的档案管理者还需在转变传统档案管理思想的基础上，建立完善规范的档案信息化管理制度，为档案信息化管理模式的顺利实施提供制度保障。一方面，用人单位档案管理部门应发挥自身的带头作用，综合分析档案管理的现状与实际需求，由此确定档案管理信息化的具体方向与方式，进而构建专门的档案信息化管理制度，以满足档案信息化发展的需求。另一方面，单位档案管理部门还需在完善档案信息化管理制度的基础上，加大制度执行力度，借助现代信息技术全面整合现有的档案信息资源，做好档案数字化转化工作，同时也要加大对档案信息的开发利用，切实提升单位档案管理水平。

3.2 建立大数据档案队伍

大数据档案队伍建设属于基础性工程，直接影响档案工作水平，因此，需要重点培养兼具数据思维和专业知识的档案人才。具体的队伍建设可从大数据素养方面入手，同时设法提升档案人员的大数据应用能力。对于党校现有的档案人员，需要为其提供继续教育培训，包括现代化知识、电脑技能、管理科学、外语等，查漏补缺式培训则需要围绕各类管理人才和专业人才进行。党校还需要结合大数据背景下自身的档案管理需要引进专业人才，如专门从社会和高校招聘大数据专业人员，以此实现对档案队伍的扩充。大数据人才需要具备数据分析能力，如统计学、数学、自然语言处理、数据分析等，这种大数据获取能力可较好服务于党校档案管理，通过综合应用计算机知识和技术，即可满足海量档案数据的收集、整理及存储需要，为相关行为和决策提供数据支持。基于具体需求，专业人才还需要借助技术进行大数据分析，如通过相关模型和方法进行分析并生成分析报告，实际问题解决可由此获得依据。

3.3 引进多元化高新技术

信息化管理模式的应用，还要求档案管理者在日常工作中，加强对高新技术的引进。新技术作为信息化管理的重要依托，应当得到管理者的重视。信息化管理并非只是单纯地将纸质版档案信息转化为电子档案，最为主要的是善于借助高新技术对管理流程予以简化，从而在减缓管理者工作负担前提下，实现档案信息的高效化管理。以RFID技术为例，此项技术成熟度较高，能够在自动通信技术以及自动化识别扫描技术等多个辅助技术参与下，对纸质版档案信息快速进行采集，而且还能帮助相关人员精准查询档案信息。与以往使用的扫描仪比较，其整体效率大幅度提高。同时，此技术在实践应用环节，还可依靠身份验证技术，设置用户访问权限，既能增加档案管理安全性，又能拥有更充足的档案存储空间。因此，高新技术的引进是档案信息化建设的重要途径，理应引起管理者的高度重视。

3.4 提升档案安全度

企业的档案中不乏包括知识产权档案、企业资质档案、客户档案、人事任免等，这类档案对于企业而言都是十分重要且机密的档案，在对这类档案进行管理时，相关管理人员一定要对这类档案与其他档案进行分类管理，确保这类档案的安全，为企业的发展和档案安全提供保障。同时，还要对陈旧的、没有信息价值的档案及时地进行销毁，在销毁前与档案相关的管理人员进行确认，确保档案已失去信息价值，要求管理人员进行签字或盖章，销毁过程由两个人进行，确保档案已被真正销毁，避免出现档案泄漏或是误销的事情发生。

4 结束语

面对档案管理信息化发展、服务化发展的大趋势，针对档案运营管理模式和机制建设滞后，基础设施建设不完善，档案管理人员综合水平有待提升，档案管理机制不健全等问题，应当采取培养信息化档案人才，提供优良的设备支持，档案管理科学化建设，档案信息管理的规范化等手段，保证档案管理工作体系的建设，提高档案管理服务质量，促进我国档案管理水平的全面提升。

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