医院档案在防控疫情工作服务中的作用效果分析

医院档案在防控疫情工作服务中的作用效果分析

马永辉

（福建省安溪县医院，福建安溪 362400）

摘要：自新冠肺炎疫情暴发以来，在全国各地迅速传播，鉴于其“人传人”、乃至“物传人”的传播属性，成为建国以来最大的公共安全传染事件。无声的战争悄然打响，各医疗行业迅速做出反应。各地医院成为战场的第一道防火线，医护人员化身白衣天使冲锋陷阵。疫情防控阶段，各医院后勤部门资料的信息处置成为核心关键，为前线疫情防控管理提供科学依据。本文就以分析疫情防控工作中后勤部门的档案管理工作为核心，为相关工作人员的工作提供参考。

关键词：医院档案；防控疫情；工作服务；作用效果

引言：

医院作为信息流的一大交汇口，其档案管理工作具有重要战略意义。因此，总结防控经验，修补管控中遇到的问题，才能健全完善医院的档案管理，推动医院的进步发展。疫情防控阶段，基于其庞大的信息流，医院档案管理数据库收录了大量病患的个人信息，包含发病时间、地点、经过以及病患的治疗过程，这些信息都是宝贵的财富，尤其是为后续传染病防治提供切实可行的宝贵建议。便于疫情防控行业的专家分析讨论，制定出有效的防控举措。疫情发生以来，医护人员身先士卒，积极投身到疫情防控工作当中。在夜以继日的奋战中，留下无数案例分析和珍贵的文献资料，这是医护人员用血与泪拼搏下的宝贵财富，身为医院档案管理工作的一员，妥善保管整理这些资料，是必要的责任。通过对案例分析汇总，更好的为前线医护人员提供强有力支持。

一、医院档案管理部门在疫情中的举措

（一）疫情防控中档案管理部门的作用

医院档案管理工作是医院基层建设之一，档案管理部门有责任、有实力参与到疫情防控工作中来，并利用其专业知识为疫情防控工作保驾护航。依据中共中央办公厅和国务院办公厅在2014年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，档案管理部门有义务统筹安排本单位档案的基础建设，健全完善相应的监督管理机制，制定相应的规章制度，因此，在新冠肺炎疫情防控这一重要时期，档案管理部门有义务为一线医护人员提供专业的技术支持。

疫情阶段，医院档案管理部门积极参与到的疫情防控当中，基于医院档案管理部门在疫情防控中的优秀表现，已经具备妥善处理疫情防控工作的能力。第一，从各医院的反馈来看，各医院迅速反应建立起档案管理小组。在实际参与疫情防控工作当中，档案管理部门及其小组成员积极应对，发挥重要作用；第二，从早年间“非典”等公共卫生事件的治理能力来考察，医院档案管理部门经过大量公共卫生事件的洗礼，总结了丰厚的经验，为医院档案管理部门参与疫情防控工作打下坚实基础[1]。

（二）医院档案管理部门从事疫情防控的具体内容

对于医院档案管理部门参与疫情防控工作来说，主要从以下四方面来展开：第一，医院档案管理部门采用科学合理的方式参与其中，统筹安排各部门进行资料收集汇总工作，主要以医院档案管理部门为核心进行协作指导或者单独进行疫情防控工作安排，制定详细的方案，积极参与疫情防控工作，并根据疫情动态变化做好相应档案整理处置工作。第二，以保障医院档案安全为核心导向，确保已有档案资料安全的同时，还要建立完善的应急处置措施，对防控工作中形成的各种档案信息进行分类采集，通过专业的技术指导，确保档案资料的安全性，科学性，尽可能全面的收录进数据库中。即根据疫情防控中存在的问题制定相应的应对措施，对疫情防控档案信息进行科学的分类、编码、归档，建立完善的数据库系统。根据疫情的变化走向，确定合理的档案归整流程和详细的信息处置方式，对疫情防控阶段中的各种公共卫生事件形成一个完善的存储规范，尽可能详尽地实现疫情防控档案的实时记载。第三，根据医护人员的实际的需求安排，充分调控档案信息，为医护人员的工作开展提供硬件支持。在现有病例整理汇总的同时，通过大数据分析为新冠肺炎疫情工作提供信息参考。比如：为新冠肺炎疫情建立相应的病例数据库，采用科学合理的方式进行归类划分，为医护人员制定治疗方案提供数据支持。第四，充分优化医院档案管理系统，实现资源的高效利用，发挥其真正的价值。医院档案管理部门经过整合分析，对疫情防控工作中的数据进行整理调研。根据社会实际进行分析，创造出新冠肺炎疫情相关产业和服务体系，为维护社会公共安全保驾护航，提高公共卫生安全事件的处置能力[2]。

二、完善疫情档案整理工作

医院新冠肺炎疫情防控档案，是指在新冠肺炎疫情防控工作中整理出来的，具有实际医学价值的各种图片、影像、文字等内容的信息。疫情防控期间，医院新冠肺炎疫情防控档案管理工作的核心是信息的搜集和汇总，采用科学合理的方式进行信息的采取才能提高医院档案管理的水平。新冠肺炎疫情档案的管理对今后公共性卫生安全事件的防控具有重要意义，只有完备的档案资料数据库才能不断提升防控水平，保证人民生命财产安全。习近平总书记曾强调，档案管理工作是一项重要的基层建设，通过完备的档案管理能够总结规律实现社会更好的发展，同样医院也离不开档案的收集和汇总。正是得益于疫情防控期间高质量的档案采集，让医院全面的了解疫情动态发展，为今后疫情防控提供有力的数据参考，对后期工作的开展意义重大。我国于 2020年2月颁布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，由此可见疫情期间档案管理工作的重要意义。同时，上级领导也指出做好疫情防控工作需要健全完善的档案管理，采用科学合理的方式进行信息的采取，各地也下发关于疫情相关档案资料的采取工作，可见疫情档案管理的重要意义

[3]。

三、疫情防控档案管理的方针政策

（一）确立职责义务

在获悉疫情档案管理通知之后，各院部医疗机构要尽快完善细则，进行防控管理安排，明确职责担当，将疫情防控管理作为重点项目进行统筹安排。档案管理部门要在第一时间明确各自的职责义务，保证档案管理工作的顺利进行，每名档案管理专员都有各自的任务工作。档案管理负责人员要明晰自己的责任，合理统筹安排，制定详细的监督管理方案，做好检查监督工作。并适时组织内部的工作考察，通过设立合适的考察规则，对档案管理的各个部门有一个全面剖析，严明纪律，保证档案管理工作的顺利进行，为疫情防控事业添砖加瓦。医护工作人员在进行临床医学的过程中，要做好信息的采取收集工作，及时与档案管理部门沟通，建立完备的资料数据库，做好备份工作，同时个人也应做好总结，为后来医学事业的发展打好基础。档案管理部门要建立统一的管理体系，针对档案采集工作合理统筹安排，确保档案资料的正确严谨性。

（二）做好疫情档案的遴选

在新冠肺炎疫情暴发时期，产生大量的资料信息，因此要对这些档案信息做好整理分类，明确资料的归档范围。档案管理部门统一谋划，明确这些档案的具体归档范围，并根据当地医院实际情况做好档案采取工作。根据不同种类的档案信息做好遴选工作，比如上层领导和院级部门针对疫情防控工作提出的指导建议和防控经验总结为一类，对于疫情期间各社会群体捐赠的生活物资和有关防疫物资为一类，救治过程中病患的个人病历信息为一类，医护人员的个人信息资料和工作经历为一类。只有对不同种类的档案信息做好严格的遴选甄别工作，才能健全完善的档案管理系统，更好地为疫情防控工作发挥重要力量。

（三）完善资料获取途径

在疫情防控阶段，为维护档案信息的整体性，要充分发挥互联网优势，采用线上线下的双线联合模式，由于病毒具有“物传人”的属性，因此可通过互联网平台对资料进行收集。对于疫情期间拍摄的数码照片，摄像，音频以及病患的救治过程进行完善的档案存储，采用线上与线下的结合的方式进行档案归整，确保电子信息的科学性和严谨性。

第一，采用分步采取和及时存档的方法。疫情防控期间的档案主要分为两种，首先是医护人员对各科室的资料信息进行采取，最终交由档案管理部门的方式，另外就是档案管理部门亲自进行信息的采集，确保收录信息的完整。通过分步采取的方式，形成完备的档案数据信息。因此要促进各科室与档案管理部门的联系协作，及时发现问题，迅速的作出整改，使档案信息更完善。第二，由于病毒的高传染性，医疗机构在进行疫情防控时，要不间断地为一线医护人员提供档案服务。同时，为防止交叉感染事件的发生，可通过互联网平台对档案信息进行采取整理工作。如遇有特殊情况需要查阅档案信息的，可在做好严密防护的同时去现场查验。进行档案采集工作最重要的是做好安全防护。对整理好的档案要及时封存，做好归档管理，以便后续查阅使用。可以采用序号或者分类别的方式进行整理，使档案规整完善。第三，要保证疫情档案信息的完整性，可采用医院OA系统。采用电子信息的方式进行整理和存档。在实物摄影时，要保证其准确性，禁止P图行为。音频文件要流畅清晰，明确拍摄的内容，做好详细记录。部分医疗机构还承担医疗教学的工作，在疫情防控阶段为保证课业教学和学生的生命安全，可以利用互联网直播平台，对实操教学进行专业讲解，同时也可以收录进专门的教学信息管理库，便于后期学生学习和文献的查找。第四，对于医院的各类物资做好清点工作，严防泄露的同时保证短缺的物资得以补充。要健全完善公共环境的消杀工作，定期抽查。提升防护等级，对一些人员流动大的场所进行严密防控，保证疫情防控的正常进行。同时，为被检人员提供安全的环境，通过心理问答，家庭档案管理采取详细的数据信息。第五，在疫情防控结束阶段，各科室做好总结，将所有与疫情相关资料移送档案管理部门备案存储。第六，基于疫情期间庞大的数据资料，积极总结经验，通过撰写专业的文刊杂志，为百姓答疑解惑，科学的进行疫情防护。

四、结束语

综上所述，档案管理在疫情防控时期具有重要战略意义，档案资料的收集整理是其首要环节，医院档案管理部门要有明确的档案管理体系，建立完善的归档机制，严格遵守相应法律法规，真正做到档案管理的科学严谨。

参考文献：

[1]张蕾. 医院档案部门服务疫情防控工作的若干思考[J]. 兰台世界, 2021(1):2.

[2]黄霄羽, 管清潆. 档案部门服务重大疫情防控工作的举措及建议[J]. 中国档案, 2020(3):4.

[3]李复银, 张英华, 张芹. 信息化在新型冠状病毒肺炎疫情防控中的作用探索[J]. 中国医疗设备, 2020, 35(7):5.