数字化时代档案管理信息化建设分析

数字化时代档案管理信息化建设分析

伏素华

国网江苏省电力有限公司金湖县供电分公司 江苏 金湖 211600

摘要：随着科技的不断发展， 我国进入数字化信息时代，数字化技术的运用有效提升了档案管理工作效率， 解决了实际工作中的一系列问题，节省了 大量的工作时间。为了更好的提升企业之中档案管理工作的质量以及效率，在开展档案管理的过程中，对管理的思路进行不断的调整以及优化，通过这样的方式来更好的提升档案管理信息化建设的速度，保证企业可以更 加平稳的发展。

关键词：数字化时代；档案管理；信息化

前言：

档案信息化建设是提升企业整体信息化水平的必要环节。随着科技的 不断进步，企业经营环境和模式都发展了翻天覆地的变化，也催生了大量 不同格式的电子文档，档案信息化呈现文档一体化趋势。此过程中，管理人员需要充分的对各种信息化技术进行运用，通过不断完善档案管理信息化建设的方式， 不断对企业档案管理工作的整体 质量进行强化。

1、档案管理信息化建设的重要性

档案信息化建设是提升企业整体信息化水平的必要环节。继工业和信息时代之后，我们迎来了数字时代。在此背景下，企业经营面临的环境日趋复杂，如何在海量的内外部数据中甄别出有价值的信息，服务于整体战略决策就显得至关重要。随着企业内外部信息与经营活动的进一步交融，档案资料被赋予了更多的内涵和价值。档案信息化是企业数字化转型发展的一项重要基础性工程，可为各业务流程电子数据归档提供基础性保障。档案管理信息化，即以计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据 库技术为核心的现代化档案管理形态，在现代技术的支持下将档案资源转 换为数字化形式的档案信息，在数字化存储形式下，档案管理人员可灵活 运用计算机系统进行管理，从根本上规避传统纸质档案管理的问题和不足，通过数字化处理后传到统一的档案管理平台，系统能够对资料进行 合理的分类管理， 为档案的保存、检索、查阅提供更便捷的服务。同时，通过积极开展信息化建设工作，结合各项 技术和设备管理档案，不断提升档案管理工作的整体信息化水平，能够在 很大程度上降低传统档案管理工作对环境提出的要求，不仅能够提升档案的保存质量和效率，对现有的档案存储环 境进行优化。因此，企业有必要积极创新档案管理方式，将其与社会发展 的实际需求相结合，有效利用信息技术管理档案，以此顺应社会的发展需 求，营造信息化的办公环境，从而最终促进企业档案管理工作的创新和发 展。

2 、数字化时代企业档案管理工作的思路

随着科技的 不断进步，企业经营环境和模式都发展了翻天覆地的变化，也催生了大量 不同格式的电子文档，档案信息化呈现文档一体化趋势。现阶段，档案管 理工作与生产经营的其他环节相互交融，为进一步提升企业的信息化水平。首先，通过档案信息化管理体系的建设，可实现对档案库的再度拓展，实 现对管理模式的再创新，并通过智能化、数字化管理， 有效实现对档案信 息的录入、索引， 既实现了档案管理体系的优化，提升了管理效率，也减 少了人工管理成本， 对于促使档案管理的可持续发展有着重大意义。其次，企业档案分类应将视角全面转向信息分类、简化整理、深化检索、简化实体分类、深化信息分类等。档案信息分类，是 对档案实体所记录的信息内容进行分类，其特点：一是打破全宗界限，实 现跨全宗检索；二是对档案内容进行多维度、全方位的分类，可从不同的 角度查找到内容相同或相近的档案， 满足不同用户的需求。在实际工作中。 在信息化技术的支撑下，档案管理工作部门可以将丰富的档案资料内容完 成分类、分析、总结等工作，让档案管理流程更加系统化、层次化，从根本上确保档案工作的顺利开展。在此过程中，档案管理人员为适应岗位需求，必须不断从实 践中汲取经验，学会灵活操作计算机，有效处理档案信息安全问题，严格 遵循职业道德标准。在处理档案管理问题时，其内容复杂、操作要求多， 档案管理人员要保持严谨的判断力去解决这些问题，这也会在间接中促进 档案管理人员综合素养的提升。

3、企业档案管理信息化建设的途径

3.1重视基础设施建设

在企业开展档案管理信息化建设的过程中，基础设施建设的质量，直接关系着档案管理信息化建设的进程和效果。完善的配套设备是实现档案管理信息化建设重要硬件设施。档案管理工作者应该充分认识到档案资源数字化建设工作的重要性， 需要在整个管理工 作中积极引入先进的信息技术和设备，并不断提高人员的思想认识。但是在企业单位中， 随着年限的增加， 业务工作的增长， 档案的数量日益增多， 给企业单位档案的整理与保管带来了很大压力。为此在开展企业档案管理信息化建设的过程中，管理人员首先应实现档案管理部门计算机全面覆盖， 通过这样的方式来保证档案管理开展过程中可以使用计算机来实现档案管 理过程中的各项工作，同时保证管理人员可使用文档一体化管理等一系列 管理方式。随着电子媒信息 载体的发展和应用，促使传统的档案管理形式彻底发生改变，有利于提高档案管理的整体效率，并以数字化形式呈现所 有档案信息。与此同时，企业的内部 应保证局域网，可实现档案的快速传递交流及分享，来对网络平台进行充 分的运用，同时更大化的发挥档案管理信息化建设的作用。为了更好的实 现这一目标，管理人员应选择规范化，通用化和稳定的档案管理系统以此 来为档案信息的传输和交换提供有力的网络更好的为档案管理工作的开展 打下良好的基础。

3.2档案信息资源实行专题分类管理

档案数字化管理不仅仅是对档 案的数字化加工和存储，而更多的是对信息资源的再开发再利用。电子档案的正确归档对于电子档 案发挥出实际的效用来说是必要的。档案归档有多种标准。为了在归档期 间何学合理的进行分类，依次进行归档，工作流程必须科学合理地展开， 使其能够正常运行，并充分发挥出电子档案管理的有利作用，从而为档案 管理的创新进步做出贡献。传统档 案资料原件的唯一性导致它只能在一个地方进行保存和使用，而档案数字 化管理彻底改变了这种情况。数字化后的档案可以被复制成多份，能够根 据档案的管理需要保存在不同的地方。如一些单位在进行某个专项任务时，可以根据实际需要将涉及该方面的所有档案数据资源复制到一个专 题库中，从而便于信息的使用和掌握。同时，在进行档案数字化之前， 应对档案进行合理 筛选，优先对那些具有长期或者永久保存价值、重要但极易消失的档案资 源进行数字化处理，而那些低价值或者不易数字化处理的档案可以酌情处理。

3. 3 保障档案信息化资料信息安全

对企业而言，保证档案信息的安全性有着非常重要的意义，在开展企 业档案管理信息化建设的过程中，需重点注意档案信息的系统安全。保证 电子文件及电子档案等数据的安全， 避免人为因素或储存介质因素对其安 全性产生影响。在信息化的背景下，网络环境也出现了很多问题，人们 只要上网就会存在网页浏览过的痕迹， 一些不法分子或黑客通过 IP地址就 能够快速地查找到另一个人上网的足迹，有可能出现信息泄露的事件。为了更好的发挥档案管理信息化建设的作用，首先需要建立起对应的 数据库，在对档案信息进行管理的过程中，保证工作人员可以对相关的各 种信息进行汇集和整理。在这样的情况下，管理人员需要依靠灵活的数据 库管理系统来实现对相关资料的全面管理，充分满足不同档案类型在管理过程 中的各种需求保证档案管理工作可以高效、有序的开展。其次，在企业开展档案管理的过程中，很多信息资料需要进行应用和调取，可以通过身份验证的方式来在企业局域网内各种终端进行相关资料的检索和浏览， 避免所有员工都需要到企业档案部门来进行相关档案信息的查阅。最后，工作人员可以将电子文件形成和电子档案规定等一系列工作进行全面的合并，并通过计算机来对其进行高效的处理，并 使用数据加密等措施来更好的保证档案的安全性，定期对企业之中档案数据进行备份的工作习惯，通过这样的方式来更好的保证企业档案信息的安全性，这对于提升企业档案管理工作的整体效率和质量有 着很大的帮助。

4、结语

总之，在信息化时代环境中，积极构建档案管理创新服务模式是十分必要的。为了更好地发挥企业中档案信息资源的作用，需要管理人员积极落实企业档 案管理信息化建设，充分的利用企业 信息化建设的各项平台，对档案管理的方法和技术进行不断的完善。

参考文献：                                                

[1]史菲.提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略[J].数字通信世

界， 2022  (03)：176-178.

[2] 李桃.信息化时代下档案管理服务创新模式探究[J].黑龙江档案， 2021 (05)：132-133.