基层档案管理员如何做好文书档案管理工作研究

基层档案管理员如何做好文书档案管理工作研究

黄丽梅

宁武县财政国库集中收付中心， 山西 忻州 036700

摘要：文书档案管理工作是指管理人员利用文字或者表格等形式将社会公共活动进行记录，且整理归档。基层档案管理员做好文书档案管理工作，既能对基层行政的工作活动进行真实地反映以及详细的记录，又能实现党务活动的透明公开。针对文书档案档案管理工作的进一步改进，能够使基层的管理水平得到相应的提升，并且也可以为各类活动提供参考的价值。

关键词：基层档案管理;文书档案；管理

引言

一个地方公开行政管理和党务的情况离不开良好的文书档案的管理工作。在社会生活中许多的管理活动都能够记录在文书档案中，比如业务管理、人事管理等。文书档案管理的方式也是多样化的，可以采用文字或者图表等，从而为人们所需的问题提供有效信息。当今形势之下，此管理工作也面临着巨大的挑战，但随着科技的发展，社会的进步，档案管理员不畏艰难，迎难而上，让文书档案管理工作取得进一步的提升。

1 开展基层文书档案管理工作的实际意义

1.1 完整且准确的纪实凭证开展

基层文书档案管理工作对事务的记录尤为重要，可以作为纪实的凭证如果需求者需要调取某一所需的时间段的相关记录基层文书文书管理就可以为相关工作人员提供准确且完整的信息材料，从而提高工作效率，企业发展的同时也离不开基层文书档案管理工作。

1.2 具有突出的参考价值

在企业实践中，文书档案具有引导性和规范性，为企业相关人员提供有效且完整的参考信息，使社会实践工作形式更人性化，经营管理活动的开展更多元化，从而促进企业有更好的发展。

2 开展文书档案管理工作的基础

本机与上级的组织是文书档案管理工作的主要构成，也是档案管理工作开展的重要基础。文书管理工作也有一定的难度，文书档案管理工作需要有一定的基础条件才能更有效的开展，比如说，文书档案的格式、公文的种类以及处理程序等这些都需要一定的基础条件并且在管理过程中，有些文件也需提前完成。因此，相关的文书档案管理工作落实到专人专办，规范性的去完成相关工作，使工作更有序的进行。在文书档案管理程序处理的处理中，为了文书与管理工作协调的进行，需要将文书档案管理进行有机管理，从而使能够有效的提高整个管理工作的工作效率。

3 基层文书档案管理工作存在的问题

就目前而言，我国的基层文书档案管理工作还不够完善还存在一定的问题，工作效率也因此受到了严重的影响。

3.1 文秘与档案管理工作衔接较差

在文书管理过程中，时常会出现一些文秘工作不到位而导致档案管理工作上出现问题及麻烦，比如，出现文书格式的不正确、不合格的纸张使用以及文书附件错误等现象。这些都是因为双方在工作上沟通交流较少，不了解对方，而导致在工作上的默契配合度不够。在文书档案工作中，文秘与档案管理工作是相互协调、相互联系，但又互不影响，有着不同的工作内容。为了提高文书管理工作的工作效率，文秘和档案管理员有必要建立一定的紧密联系，在工作中需要增加工作上的沟通交流的机会，双方配合逐渐形成一体化管理。

3.2 基层档案管理工作不受重视

部分单位对基层档案管理工作还不够重视，认为这是一项没有太大必要的工作，在平时工作中档案管理部门看似比较轻松，而且在具体的项目上发挥的作用不是很明显，因此，部分单位对此部门投入的精力和财力就比较少。但是就是因为企业不够重视基层档案管理工作部门，导致人才的流失，档案管理工作不够具体，从而影响档案工作的工作效率。其实此项工作能够为单位提供有效的、真实的信息材料，以至于帮助单位有更快地发展速度。

3.3 文书档案管理员综合素质偏低

随着科学的发展，时代的进步，自动化已经进入了日常工作中。在文书管理工作中，档案管理员也应要求具备相应的基本素质。在管理上，在业务素质要求管理员应具备一定的自动化管理方面的基础知识；由于有些单位对此岗位不太重视，久而久之，管理员可能会产生厌烦心理，对工作逐渐失去积极主动性，也降低了工作的效率，因此，在工作上，面对枯燥乏味的管理工作，档案管理员应有良好的心理素质，性格开朗乐观，充满正能量，有积极向上的工作态度；在知识学习上，管理员自身应该树立终身学习的态度，时刻跟进学习先进的档案管理的知识和技能，总结方法，从而提高工作效率。基层档案管理工作相对也比较繁琐，涉及到档案学、文书学、目录学等多方面的档案知识，因此档案管理员应具备良好的综合素质，要有一定的档案管理的专业知识，这样才能是基层档案管理工作做的有理有条，井然有序。

4 做好文书档案管理工作的有效办法

4.1 加强档案管理队伍建设

无论是企业还是单位的发展都离不开队伍的建设，有强大的人才队伍，才能对企业或单位有更好的保障。虽然科学技术在不断的进步，基层档案管理也在随着时代的进步向科学化的方向发展，但是对于基层管理工作来说还是需要一定的人为操作。正式因为这样，企业在建立人才队伍时，考虑的因素诸多。在选拔人才时，基层档案管理者要有一定的创新精神，有终身学习的理念，愿意积极参加学习和接受学习的培训，是积极向上提高自身的管理水平，并且要有相关专业的基础知识并能够及时更新已有的知识结构，这样能够有效的壮大且实效的建设档案管理工作的有力团队。对于企业或单位来说，在管理层上也要有敢于重用并且发展年轻的人才，培养他们有过硬的技术，让管理层的人员有实力、有担当的年轻干部，能够有能力的去解决基层档案管理人员所出现的问题，让他们对工作有信心，这样有利于档案管理工作的融洽、科学、合理的开展。在制度上来说，制度是核心，在选拔人才的同时也需要有完善健全的管理制度和出入制度，在一定的时间应组织人员进行学习培训及教育工作，引入先进的技术和知识，促进档案管理人员学习，这也是促进基层档案管理工作发展的重要实施。

4.2 对档案管理工作本身进行创新

面对枯燥乏味的档案管理工作，为激发管理人员的工作兴趣，应对档案管理工作进行有效的创新，以这样的方式来保持工作人员的工作热情，调动档案管理人员的工作积极性，提高对档案管理工作的工作效率。基层的档案管理工作应随着社会的发展，市场的经济进行有效的调整，具有积极的创新精神，跟上社会发展的脚步，赢得大家的认可。任何人都有属于自己的一份档案，于你，与我，于大家，档案都是非常重要的，也是人类社会发展的重要信息数据材料，因此，档案管理工作是一项不可忽视的重要工作，档案管理工作的开展也关乎着我国社会主义经济的建设工作，有利于推动我国的改革开放的发展。4.3 把握文书档案管理模式新形势下，档案管理中的已经逐渐开始用 i 十算机代替人工管理。然而，一般的档案管理工作只是涉及到档案目录的录入和检索。这就要求，档案管理人员应该努力掌握计算机技术，通过自身的努力，让计算机的技术能够更好的适应新时期的档案管理工作。例如:以往的档案管理中，使用的是档案号管理，计算机技术的引进，使得现如今的档案号已经被条形码替代，这样的做法不仅有效的保障了档案的安全性，也比较方便可靠，便于查阅。目前，我们国家各行各业的工作都能够通过计算机来完成，档案管理工作也在一定程度上实现了采用计算机管理，计算机档案管理促进了各个地方之间的档案信息的交流，提高了档案管理工作的效率，进而有效的提高了新时期档案管理的水平，促进档案管理工作的顺利开展。

5 结语

综上所述，基层文书档案工作是一项非常重要的工作，文书档案管理能够为需求者提供有效且准确的信息材料，并且在某些工作中，文书档案管理记录能够有针对性、策略性的为解决某些问题提供有效的解决办法及相应的措施，并且能够确保档案管理工作的有序进行，因此，各个企业应该高度重视此岗位的工作内容，提高相应人员的专业知识和技能水平，强 化职业道德素养，以此加强档案管理工作的有效性，为企业的可持续发展贡献力量。

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