电力企业档案管理现状及优化措施

电力企业档案管理现状及优化措施

肖艳丽 ,李戈一

国网湖北省电力有限公司当阳市供电公司  湖北省宜昌  444100

   摘要：档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分。随着我国网络信息技术的飞速发展，通信技术与信息技术得到了快速提升，这些技术也被应用在企业档案管理中。在企业档案管理过程中使用电子技术可以有效提升档案管理效率， 这是因为传统档案管理手段已经无法有效适应现如今的数据存储需求，采用电子档案管理是十分有必要的。但是其中还存在着不少风险和问题，这就需要采取一定的措施来解决这些问题，希望能够提升档案管理水平。

        关键词：企业；电子档案；风险管理；实践研究

引言

        随着改革开放的不断深入和市场经济的不断发展，经济与文化融合发展的趋势愈发凸显，企业文化建设对于经济效益提升所发挥的作用愈发重要。新的经济形态下，作为重要的企业文化资源，企业档案工作被赋予了更加重要的职能。如何使档案管理工作在企业文化建设中发挥更大作用，促进企业进一步发展，是档案工作者面临的一个重要课题。在新的历史时期，我们要充分挖掘档案的各种价值，增加档案使用效率，利用大数据、云计算与区块链技术，提升档案管理工作信息化水平。

1 企业档案工作水平提升的重要性

        电力企业的档案工作水平对于企业发展发挥着不可替代的作用。一方面，电力企业档案工作水平能够直接体现企业的发展水平和管理水平，毕竟在企业各项工作中会产生大量的历史档案等，比如：包括中小企业的市场开拓情况、驰名商标或专利申请情况、产品优化情况、上下游企业发展情况、取得业绩成果情况、人力资源情况等，都会为电力企业后续发展提供保证，只有档案管理人员认识到档案工作水平提升的重要性，深入了解企业的发展现状，才能更好地服务企业，促进企业健康发展。尤其是在经济发展新常态下，电力企业发展更需要积极地创新档案管理的理念，优化档案工作方式，保证档案设置的真实性和有效性。另一方面，档案资料也是企业经营成果的体现，只有档案资料详细真实记录企业各项经营管理活动，才能为管理人员的后续工作开展起到良好的辅助作用。电力企业档案人员只有积极加强档案资料积累，加强对以往工作经验的总结，方可发现档案工作中存在的不足并及时改正，有针对性地为企业的发展制定科学规划，方可为其他部门工作的开展提供便利，保证电力企业各个部门有序开展相关业务。因此，档案工作与企业的发展文化息息相关。一个企业的发展离不开文化建设，档案工作能够详细记录企业文化的建设过程，确保企业各项资料信息资源在传承过程中不会流失，保证企业的生命力。由此可见，提升电力企业档案工作水平意义重大。

2 优化电力企业档案管理措施

2.1 提升人员素质，提升对档案管理的关注

        加强相关业务的培训，提升单位在岗人员的档案管理综合水平及对档案工作的关注度。针对档案管理复杂、繁琐的特点，笔者认为，在具体档案工作中更应该提升人员的两大素质：一是安全管理意识。档案是电力企业在工作过程中保留下来的最具价值的历史资料，如果外泄可能会对国有企业的形象和工作造成很大的影响，所以档案管理人员应当加强安全防范意识，避免在工作过程中因为粗心大意而导致档案遗失。二是档案管理人员在日常工作中要树立主动学习的心态。档案工作不仅包括了接收和归档，还包括了编研、保存、统计等。信息技术的发展，档案工作人员所接触到的档案数量将成倍增加，如何做好筛选辨别，将档案实现数字化，也是未来档案工作人员专业素质的一部分。

 2.2 加强电子档案管理和保管

        在对电力企业电子档案进行保管和管理这一过程中，由于电子档案存储介质的特点，这些存储介质往往会因为周围环境的湿度、温度以及磁场的变化而受到损害，并且所存储的内容是极其不稳定的。需要注意的是，我国在计算机网络信息安全保障工作上并不完善，再加上计算机病毒以及黑客的存在，这就给企业档案的电子文件保管增加了很多难度和障碍。所以，电力企业就需要结合实际情况建立一个专门的电子档案库房，专门用来存放电子档案。电力企业需要为电子档案配备安全性能较好的计算机设备，并引入专业人才来管理这些设备。在电子档案储存介质中，一次性写入光盘是最好的一种选择，并且这种光盘相对于磁盘、磁带以及硬盘来说具有较好的稳定性，这种光盘具备只读性，里面的内容是无法被删改的。但是，需要注意的是，这种光盘对储存的环境有着较高要求，需要保证能防虫、防潮。相对来说，这种储存介质在电子档案中应用是十分广泛的。
 2.3 提高企业档案人员的综合素质

        要推动档案事业新发展，加强档案干部队伍建设是关键。高素质的企业档案人员成为电力企业档案管理工作的又一亮点。某院校的电厂热能动力专业，受到各级领导的关心和支持下，熟悉并掌握科技档案工作所需要的业务知识，能熟练运用《档案管理业务手册》对相关专业文件材料进行科学分类和整理，并能熟练运用清华紫光图档管理系统的各种功能，进行科技档案管理的各种工作，圆满完成各项工作任务。科技档案分类科学，组卷合理。工作勤勤恳恳、任劳任怨，受到领导的好评。科技英语水平和计算机水平有较大提高，利用业余时间较全面、系统地学习并掌握科技档案基础理论和专业知识，具有很高的电力科技档案管理水平。

 2.4 积极推动企业档案工作的数字化转型

        电力企业数字化转型升级中一个重要的环节就是企业档案管理的数字化转型。同时，现代企业的数字化转型不能简单地理解为只是把传统的纸质文档数字化扫描、挂接、入库。从某种程度上来说，电力企业档案工作的数字化转型是管理体系的变革，它包含流程管理、系统管理、知识管理、智能服务等各个方面，是整个企业数字化转型的重要组成部分。数字化转型是从根本上改变传统档案的服务理念、服务方式。档案数字化转型是对数据的深层次的治理，其目的是实现全面管控数据以支撑电力企业的运营和战略决策。档案工作的数字化转型管控的数据不仅仅是传统意义上的归档的电子文件和纸质文件的数字化加工件，而是电力企业运营和管理中所产生的全部数据。这就需要企业的档案部门转变自身职责，从企业战略规划及其运营发展的角度来管控数据，并与其他部门如数据管理部门、流程管理部门密切合作，为电力企业的生产经营和决策提供有效的、真实的、及时的数据。

3 结束语

        档案管理是企业发展中不容忽视的重要工作，应基于信息化发展理念，促进档案管理现代化。然而，电力企业档案管理中却存在很多问题，因此，电力企业要想提升档案工作水平，亟须规范细化档案管理工作，加快信息化建设步伐，优化档案管理人员的工作流程，提升档案工作人员的职业素养。要让档案管理人员从思想上加强对档案工作的重视。不断完善档案工作流程和管理规范，提升档案工作质量及利用率，发挥档案的应有价值，促进电力企业健康可持续发展。

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