探讨人事档案管理的信息化建设

探讨人事档案管理的信息化建设

赵睿

伊宁县曲鲁海乡人民政府

摘要：随着信息技术的进步，社会各行各业蓬勃发展，档案管理也不例外。人事档案是用人单位考察人事信息的重要凭证。在单位档案管理中占有特殊地位，具有一定的锁定性和专业性。本文对人事档案管理的信息化建设进行了探讨，总结了人事档案管理信息化建设的多种策略。

关键词:人事档案；管理；信息化；建设

一、信息化建设对人事档案管理的意义

首先，人事档案是人事管理的基础。在很多情况下，人事档案不仅可以反映员工个人的工作经历和思想道德素质，还可以作为单位管理层的考察文件。有些企业对人事档案的管理没有正确的认识，以为只是简单的对人事档案进行分类整理，但实际上这种简单的管理方式很难起到人事档案的作用。人事管理要求管理者重复工作。在工作过程中，管理者难免会产生负面情绪。将信息技术应用于档案管理，可以使管理人员使用简单的数据库或EXCEL简化工作流程，提高档案管理的效率。

其次，信息化建设可以充分发挥人事档案的作用，利用信息技术实现档案资源共享。领导和管理层可以对人事档案的数据进行分析，从而在人事调动和任命时真正做到知人善用。通过阅读档案，可以了解他的个人经历、道德能力和努力程度、工作业绩、奖惩情况、行为轨迹和历史背景，考察他的工作业绩。通过人事管理流程的具体划分，实现档案资源的共享，改变传统的档案管理方式，提高人事档案管理的效率。

最后，过去企业的人事档案都是纸质档案，容易出现散放、杂乱。企业不同部门的文件也存储在不同的部门，因此对文件进行整体管理会更加困难，文件的内容也无法得到有效利用。信息技术在人事档案管理中的应用，可以使单位的人事档案得到统一管理，在一定程度上保护了人事档案资源。特别是档案销毁机制的建立，大大提高了人事档案的安全性，同时解决了纸质档案需要更多空间存放的问题。纸质档案的存储存在诸多安全隐患。比如纸质档案容易受潮，就有可能损坏人事档案的内容。纸质文件仍然具有易燃的特性。天气干燥时，如电路火花、明火等，特别容易被烧伤，不仅会造成人事档案的丢失，还会引发重大火灾事故。利用信息技术管理人事档案，可以有效解决上述问题，使档案得到妥善保存。

二、当前信息化建设中人事档案管理的不足分析。

1.缺乏信息档案管理意识

随着互联网技术的不断实施，传统的人事档案管理已经不能满足企业的发展需求，档案管理的信息化已经成为现阶段的主要发展趋势。但就目前情况来看，很多企业都存在档案管理信息化意识不足的问题。虽然一些管理者能够意识到档案管理信息化的重要性，但是由于员工已经熟悉传统的人事档案管理模式，并且在企业中的应用已经比较成熟，管理者不愿意改变以前的管理模式。一些企业也使用信息技术进行档案管理，但由于缺乏相关经验或其他因素，人事档案信息管理系统的作用有限，无法提升人事档案管理的效率。

2.硬件设施不全

要实现人事档案管理的信息化建设，最重要的是硬件设施，这也是信息化建设的基础。如果基础方面不达标，其他的就没法进行了。然而，在当前的人事档案管理中，其信息化建设缺乏基础。在利用计算机网络进行档案管理时，盲目套用信息化建设理论，硬件设施不完善，是一个严重的问题。再加上部分硬件设备管理性能不足，人事档案管理信息难以及时更新，影响了人事档案管理的信息化进程。

3.缺乏理论和操作指导

人事档案管理一开始并没有应用信息化管理，而是经历了长时间的手工管理，传统的档案管理意识根深蒂固。再进行信息化管理，难免会缺乏理论和专业的指导。另外，负责人事档案信息管理的工作人员不是专业的信息技术人才，无法熟练应用信息技术。近年来，在人事档案管理信息化建设中，实际管理效果与理想状态仍有较大差距，主要原因是信息化建设滞后。此外，随着信息技术的不断发展，档案的生成方式也发生了一些变化。在档案管理过程中，有一个文件和数据档案管理一体化。只有在人事档案管理过程中积极搭建大数据服务平台，实现档案的一体化管理，才能真正满足企事业单位发展的要求。但就现阶段而言，大多数企事业单位的一体化管理模式仍处于探索阶段。

三、人事档案管理信息化建设策略分析

1.提高管理者的信息管理能力。

要搞好人事档案管理的信息化建设，就必须提高管理人员的信息化能力，增强其业务素质。第一，单位必须重视档案管理人员的信息管理专业素养和管理素质，选择素质较高的人来做这项工作，通过各种方式培养一支专业化、高素质的档案管理队伍。二是通过各种方式指导学习，加强管理人员的信息管理水平，不断拓宽知识面，增强对信息技术的掌握，提高收集、整理、归档的能力。第三，提高管理人员的信息技术应用能力，掌握足够的综合分析能力和信息管理技术能力，改变单位档案管理方式。

2.提高人事档案信息化管理意识

与传统的档案管理方式相比，将人事档案放入计算机信息系统中，可以更好地保存、查询和修改。通过将员工档案存储在电脑中，档案管理人员可以利用网络进行传输和共享，作为单位领导也可以随时查阅，最大限度地减少档案管理出现错误的可能性。

将信息技术应用于人事档案管理，不断更新管理人员的管理理念，将人事档案工作由封闭式转为开放式，也是管理人员学习新知识、更新原有知识结构体系的有效途径，从而有助于人事档案管理的信息化，加快由手工管理向计算机数字化管理的转变，为人事档案管理提供更加便捷高效的管理手段。此外，要将档案管理的具体责任分配到个人，确保每一个管理人员各司其职，避免因职责不清造成档案管理的管理漏洞。同时，要定期对档案工作者普及信息平台，让档案工作者清楚地认识到信息技术为档案管理带来的价值，积极运用信息化思维进行档案管理，提高企业人事档案管理的效率。

3.配备先进的信息技术设备

提高人事档案信息化管理的效率和质量，必须具备一定的基础硬件设施，才能进一步推进人事档案信息化建设。首先，企业应充分利用信息技术开发利用人事档案资源，引入先进、专业的管理系统，促进档案资源共享。其次，要购置和使用信息技术设备，根据企业的具体情况完善现有的档案信息管理系统，借助先进的技术和设备推进档案管理的信息化建设。最后，档案管理人员要能够借助设施和技术对人事档案进行有效的整理和分析，加快企业人事档案管理的信息化建设。

4.完善档案信息管理系统

企业应当改进和完善现有的人事档案信息管理系统，提升人事档案管理水平。首先，在人事档案的信息化管理过程中，需要明确相应的管理制度，将管理权限和责任明确到每个档案管理人员，做到统一管理。其次，要实现精细化档案管理，要以信息化管理为基础，根据这项工作的具体内容制定管理流程，借助信息技术让企业的每一位员工都认识到档案管理的重要性，为人事档案信息化建设创造良好的发展环境。

5.企业应确保档案管理的保密性

信息时代，人事档案管理具有效率高、成本低的优势。但是，由于网络中可能存在病毒导致文件数据丢失或恶意篡改的风险，因此文件的安全性需要特别强调。随着科技的不断发展，大量的人事档案数据可能只需要一张小小的存储卡就可以保存，但存储卡却有被病毒破坏或丢失的风险。因此，档案管理人员必须树立安全保存档案管理数据的意识，避免病毒对企业人事档案数据的侵害。

档案工作者可以使用先进的防火墙等网络隔离技术来保证信息的安全，也可以在人事档案管理中使用信息认证技术，最大程度地防止不法分子窃取人事档案信息数据，保证其安全性。只有提高人事档案管理的保密性，才能使档案管理制度更加健全，保证企业人事档案管理的稳定运行。

四、结论

人事档案管理是一项非常重要的工作，人事档案管理的效率将直接影响企业人力资源的利用率。因此，可以从提高管理人员的信息化管理能力、增强人事档案信息化管理意识、配备先进的信息技术设备、完善信息化档案管理制度等方面加强人事档案管理的信息化建设，以促进单位或企业健康有序发展。

参考文献：

[1]陈会群.推进企业档案管理信息化建设的初步思考[J].活力，2017

[2]季敏.事业单位干部人事档案的智慧化探索与建设[J].神州，2019

[3]黄梅菊.中小学教师人事档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2017

[4]权瑞瑞.关于人事档案管理信息化建设的思考[J].兰台内外，2019

[5]林秀莲.推进人事档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2019