浅谈采购成本控制及方法

浅谈采购成本控制及方法

段文姣 ,田鸿  王雪辰

                  西安中车永电捷力风能有限公司   陕西省西安市  710077

摘要：采购作为物流活动的起点，涵盖了从供应商到需求方之间的货物、技术、信息、服务流动的全过程。在大多数制造型企业中，60%-80%的物料来源于采购，即采购支出占制造业总支出的60%-80%，因此控制和消减采购成本是制造企业成本控制的核心环节，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段。而企业想要控制好物资采购成本并使之不断下降，必须做好物资采购成本控制的基础性工作并选择合理的控制方法，提高工作效率，使企业取得良好的经济效益。

关键词：控制方法  采购成本  经济效益

经济全球化是一个关系世界经济全局的长远发展趋势，它使各种经济资源可以在全球范围内自由流动和实现优化配置。同时也改变了采购的职能范围，使企业采购选择面更广，它扩大供应的基础，可以获得更大的利益。在制造业的快速发展过程中，采购正作为一个独立的行业走向市场的前台，是整个物流经营活动的起点，高效的采购对于企业优化运作、控制成本、提高质量以及持续性赢利等方面至关重要。因此控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要，采购成本下降不仅体现在企业现金流出及应付账款的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加以及企业竞争力的增强。如何控制采购成本，是当前企业必须面对并执行的一项工作。

一、夯实采购成本控制的基础工作

   采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可循，还会给采购人员提供暗箱操作的温床，完善采购成本控制工作主要有以下四个方面：

1.建立严格的采购制度

建立严格完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防企业采购的廉洁风险。采购制度规定物料采购的申请、授权人的权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种物料采购的规定和方法，报价和价格审批等。

2.建立供应商档案和准入制度

对企业的正式供应商要建立档案，供应商的档案除编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条件、交货条件、交货期限、品质评级、银行账号等，每个供应商档案都应经严格的审核才能归档，企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期的更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重要材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入供应商档案，如有可能要实地到供应商生产地进行考察。

3.建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司相关部门组成评价小组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新，这种评议视情况可以一个季度或半年进行一次。

4.建立材料的标准采购价格并对采购人员根基工作业绩进行奖惩

对重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准的采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断合理降低采购价格。并提出奖惩措施，对完成降本任务的采购人员进行奖励，对没有完成的进行原因分析，确认对其惩罚措施。

二、降低采购成本的有效方法

1. 目标成本法降低采购成本

   目标分析法是一种以市场导向，对产品的制造、生产服务的过程进行利润计划和成本的方法。该方法目的是在产品生命周期的研发及设计、原材料采购阶段设计好产品的成本，而不是在制造过程中降低成本或销售过程中来获取利润，即通过预测未来销售市场的价格来确认原材料采购品的价格。传统的采购品成本等于利润加销售价格，目标分析法主张的公式是“预计未来价格-目标利润=采购价格+制造成本”，就是以结果倒推采购价格，对于采购而言，就是有目标的定价采购品，从而达到采购成本的降低。

2. 集权采购-扩大采购规模优势

通过采购量的集中来提高议价能力，降低单位采购成本，这是一种最基本的战略采购方式。在一些集团或政府部门，为了降低分散采购的选择风险和时间成本，除了一般性材料由分子公司自行采购外，其余重要材料均进行集权采购。这在一定程度上减少了采购物品的差异，提高了采购服务的标准化，减少了后期管理的工作量。但集权采购也增加了采购部门与业务部门的沟通和协调难度增加了后期的调配难度，因此集中采购需采购部门和其他部门的通力合作。

3. 招标采购降低采购成本

通过自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私，防止弊端，不过手续较繁、费时，对于紧急采购与特殊规格的物资无法适用。

4. ABC法分类法降低采购成本

ABC分类法是基于20/80原理的一种应用，该原理指出存在着重要的“少数”-20和不重要的“多数”-80。这一思想就是将管理资源集中于重要的

“少数”而不是不重要的“多数。ABC分类法将所有物料根据全年货币价值从大到小排序，然后分为A类、B类、C类，其存量占比分别为5%、25%、70%（不同书中对其占比略有不同），A类物料价值最高，受到高度重视，处于中间的B类物料受重视程度稍差，而C类物料价值最低，仅进行控制管理。物料ABC分类管理，是保证产品质量、降低材料消耗、杜绝浪费、减少库存积压的重要途径。无论是哪种物料，只有认真做好材料的计划、采购、运输、储存、保管、发放、回收等环节的管理工作，同时要根据不同的材料采取不同的订货渠道和订货方式，才能及时、准确、有效的做好材料质量和成本控制，才能做到节约成本、提高经济效益的目的。

5. 按需订货降低成本

按需订货是指生成的计划数量订单在数量上等于每个时间段的净需求量，是有效避免采购过多、采购不足的一种方法，也是有效避免采购成本增加的一种方法，目前大部分生产企业采用该种订货方式。为保证数据的准确性，企业实施按需订货需要达到两个前提：一是库存数据必须准确，二是阶段时间确定。

6. 定量采购控制采购成本

定量采购控制法是指当库存量下降到预定的最低库存数量（采购点）时，按规定数量进行采购补充的一种采购成本控制方法。适用于产品数量少，占用资金量大的物品，且必须预先确定订货点和订货量，其常用于零售业。

结束语：

企业采购作为一家企业成本控制的关键环节，对企业的生产效益产生直接的影响，采购中的关键是降低成本，尤其当企业不断降低成本的途径以保持市场竞争优势的时候，这一阶段段显得更加重要。如何正确选控制成本的方法也显得尤为重要，市场决定，过去企业普遍选择降低价格（单方赢利）的方式被客户与供应商之间协作降低成本（双赢）的方式所替代。寻找成本降低的计划，达到共赢的结果，企业应立足战略成本的观点来进行相关的采购计划和成本控制活动，充分挖掘企业的第三利润源，使企业在激烈的市场竞争中始终保持有利的位置。

参考文献：
【1】采购成本控制与供应商管理/郑时勇主编-北京：化工工业出版社，2015.2

【2】采购过程控制/李政、姜宏峰主编-北京：化工工业出版社，2010.1