如何发挥档案的价值作用

如何发挥档案的价值作用

谭瑜 

潍坊市白浪河水库运营维护中心

摘要：随着中国经济的高速发展与技术进步，现代网络电子信息已经应用到了各行各业。档案数字化管理，已经成为中国档案事业的新发展趋势与重要方向。关于怎样更有效进行档案管理工作的信息化工程，适应社会发展需要，从思想上充分认识档案工作的重要性，提升档案管理工作的质量与效率，更好地服务于社会，对于档案建设工作有着重要意义。

关键词：档案；价值；作用

引言：档案是人们在社会各项活动中形成的原始数据材料，是社会发展建设必不可少的组成部分。随着社会的进步和科技的发达，档案工作也在不断地发展壮大。利用信息化手段让档案资料的收集、整理、归档、查阅、销毁更加便利，使机关、企业、事业单位等受益匪浅。当前形势下，随着档案利用率越来越高，档案管理中存在的诸多问题也随之浮现出来。要解决这些问题，作为管理人员，首先需增强档案意识，意识观念是内在基石和动力，意识行动是提高现代信息化操作水平，结合实际，运用现代科学理论、方法和技术制定出相应的管理措施，提高档案管理现代化水平。

1档案管理中面临的问题

随时时代快速发展，信息技术日益创新，现代档案管理工作，也还面临着许多问题。一是重视程度不足。领导干部们不能充分意识到档案工作对经济社会发展的重要性，觉得这只是一个保管的事务性工作，根本没有带来效益，且日常需要核查档案信息的机会较少，不需要引用信息技术等手段进行管理，只能作为辅助性工作；二是档案意识不强。工作人员安全意识淡漠，思想观念保守，既不能意识到档案管理工作的重要性与必要性，也不能满足现代管理工作需要；三是业务水平不够精通。档案管理人员没有经过专业系统的培训，计算机应用水平低，对计算机带来的便利性也没有形成足够的意识，不能将档案管理与现代信息技术有效结合起来；四是宣传意识不强，形式不够灵活，没有从社会公众关心的问题角度出发，宣传仅仅停留在口头上。五是硬件设施难以满足工作需要。不少单位对档案管理工作投入不够，档案室的建设管理不够规范，设施落后陈旧，档案材料经常出现破损、缺失等现象，严重影响了档案管理工作质量。

2档案意识助推档案价值作用发挥

2.1积极创新档案宣传工作，提升档案工作参与度

档案宣传是进一步发展档案管理的关键，是进一步提高社会民众档案意识的重要渠道。档案是和人们自身日常工作、学习、生活密不可分的内容，让社会公众认识归档存在的意义与作用，从而培养社会公众的档案意识。档案部门应当积极发挥档案意识的教育导向功能，通过采取创新宣传方式，普及与民众切身利益息息相关的档案常识，让档案认识更加深入人心，进而加深社会公民对档案重要性的认识，进一步增强公众对档案保护意识，使档案工作更多地服务于社会、服务人民。

2.2积极推动信息化应用，提高档案管理技术水平

档案管理工作是一个集专业性、政策性，以及机密性等较强的综合工作，是社会发展不可缺少的组成部分。传统的档案是以纸张为载体进行记录、装订归档，不仅容易被腐蚀、损毁，还需要占据大量的空间，查阅起来也很困难，还造成纸张的浪费和人员的重复工作。随着时代的发展与进步，各种信息化技术也全面应用到了档案工作中。在具体实践中，充分运用现代化设施将纸质档案转化为数字资源存储，形成一个数据平台，不仅能够更好地保护信息，而且使用更加安全，既节省存储空间，改善办公环境，也能减少档案归档过程的工作量，节省人力，实现信息资源共享。提高工作的时效性，满足数字化时代的需求。

2.3加强档案人才培养，提升信息化意识

人才培养也是中国档案工作蓬勃发展的重要基石。有些档案管理者安于现状、不思进取，自身的专业水平较低，难以熟练操作计算机设备，且管理能力不足，不能有效地开展工作。为了高效地提供档案服务，应当建立健全人才培养使用机制。重视引进、培育观点新、业务精、意识强的复合型人才。通过举办专门培训班，在培训教学内容中加入现代化的档案管理思维、管理手段、与工作相关的专业知识等，使管理人员可以拓宽眼界，进一步丰富和提高档案队伍的知识储备，进一步培养档案法律意识，掌握科学化的管理技术，增强其信息化意识，从而建设成一支思想政治过硬、工作本事高强、服务作风一流的档案人才队伍。

2.4与其他业务有机结合，提升档案工作效率

在档案工作中，提升档案意识，彰显档案价值，推动档案事业实现高质量发展。首先明确自己的主体地位，同时借助其他部门的力量来共同完成。要构建不同部门之间的相互协作，使档案资料这个信息资源更好地服务于各项业务发展。在实践中，要充分了解社会资源信息，积极参与社会活动，主动与其他单位进行有效交流，学习对方成功经验和心得，进行资源整合、优化，从而达到“以交流促发展”的目的，进而推动档案优化建设。不断创新服务方式，加强档案资源建设，促进传统档案工作与信息化相融合，将繁琐的工作简便化处理，提升档案工作效率。

2.5培养和建立综合素质人才队伍

人力资源是社会生产力的根本，那么具有高职业素养和专业技术素养的人才能够更好的促进档案管理水平提升。因此，为了快速有效地提升档案管理价值，首先要重视综合素质高的人才队伍的建设，通过招募新人才的方式来提高队伍的整体建设水平，并用新人的技术和前沿理念来带动旧人的管理水平，不断加强整支队伍的素养建设水平。其次，要针对性地加强培养机制，不断完善评定机制与激励机制，从而有效激发人才的工作热情，让人才的工作态度得到彻底的转变，对于监察机制而言，职工的工作效率和工作质量直接反映了工作态度，对于部门来说，合理必要的赏罚制度是非常重要的。大量研究证明，科学合理的赏罚制度可以在有效激发人才的潜力，极大地提高工作质量和工作效率，曾有数据表明：赏罚制度可以提升人才80%的潜力，可见，档案部门采取完善的培养机制可以更好地建设人才队伍。

结束语：在经济全球化、社会信息化的背景下，档案管理工作只有紧跟时代步伐才能与时俱进.通过转变服务观念、更新服务形式、提高服务水平、提高和加强人资队伍建设等方式，建立完善的档案管理系统，构建了全新的发展模式，提高档案管理价值，实现档案事业的快速稳定发展。

参考文献：

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