信息化背景下事业单位档案管理服务探究建议

信息化背景下事业单位档案管理服务探究建议

 ,那孜拉·哈丁

阿勒泰市团结路街道社区卫生服务中心，新疆 阿勒泰     836500

摘要：在机关单位的发展中，档案管理是一项十分重要的工作。现代信息技术的飞速发展下，传统的档案管理工作已不能满足目前单位发展的需要，相关的管理人员要积极地对档案管理工作进行创新，加强档案的数字化建设，促进机关单位的持续发展。本文对数字信息化背景下事业单位档案管理进行了概述，对档案管理模式的创新路径进行了研究，希望能够对档案管理工作有所帮助。

关键词：信息化背景；事业单位档案管理；探究

    国家对事业单位进行了改革，对事业单位进行了全面的管理，随着改革的不断深入发展，机构的人员流动也越来越频繁，因此，加强事业单位的档案管理工作是事业单位发展的必然举措，能够在档案管理工作期间减少人力与财力的成本。管理人员要树立创新的意识，在管理的方式上利用信息化的技术，提高档案管理的效率，进而完善事业单位的管理制度，促进事业单位的现代化。

一、数字信息化背景下事业单位档案管理概述
（一）档案数字化建设的概念

档案数字化建设旨在利用信息化的技术，将传统的档案管理模式进行改革与发展，实现档案管理的高效率。档案数字化主要是通过大数据的技术将档案用数字化的形式呈现出来，将档案管理与信息技术相互融合，是时代发展的产物，也是档案管理工作革新的必然举措。档案数字化将传统的人工归档模式转变为电子归档模式，摒弃了传统的纸质版的档案，可以在网络中对单位中的人员情况进行整合和优化，在一定程度上规范了档案的管理制度。档案管理人员通过大数据对事业单位的职工的档案进行整理和录入，同时，还可以按照工作人员所属的部门进行归类，使得档案管理更加的明晰、精确。管理者可以利用互联网的资源，增加他们的信用状况、健康状况等信息，扩充原来的员工档案中的内容，从而使单位的档案管理更加的科学、规范，在需要的时候，能够更加方便地进行检索和搜集，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

（二）档案数字化建设的特点

档案数字化是当前我国档案管理的一种新形式，它是传统的纸质文件的一种创新，是比纸质文件更科学、更有效率的文件管理方法。用信息化技术将职工的档案进行整合和录入，减少了事业单位发展的成本，同时也能够对职工的档案进行有效的监管，避免了员工档案的丢失和堆积的现象。档案数字化建设对工作的需求不高，可以由一人来完成，管理人员只要会使用数字化的仪器，就可以减少人力，从档案的采集到归档，都显示出新时期信息化的特征，体现出了新时期智能化的特点。但是电子档案的整理、搜集和检索则要求相关的档案管理者具备较高的信息化素养，对于管理者的专业工作水平有着更高的要求，只有借助信息化技术，才能实现档案信息化，因此档案管理人员要树立终身学习的意识，在档案管理工作中要提高自身的信息化水平，提高自身的档案管理能力，促进事业单位的档案管理工作的完善和健全。

二、数字信息化背景下事业单位档案管理模式的创新路径
（一）强化管理防护，注重档案安全

事业单位的管理者要利用网络技术对职工的档案进行监管，同时要了解网络中的部分病毒，防止有人恶意盗窃职工的个人信息或者篡改职工的档案。在管理工作中，管理者应利用大数据技术，运用防护墙与病毒破解技术，强化档案的安全管理，增加对外部网络的存取、加密等手段，促进档案在网络环境下的安全存储。管理人员要树立安全防范的观念，在对档案进行管理时，要对档案进行定期的清理，对单位中档案进行备份，提高档案管理工作的监管水平和监管力度，防止有人恶意删除职工的档案事件发生。事业单位要积极地组织管理人员进行技术培训，加强人员的技术水平，促使员工在面对突发状况时，能够积极地应对，有效地加强档案管理的软硬件设备，使档案管理员更好地监控和储存员工的档案。可以请有关资讯科技的专业人士来加强机关单位的网络安全，定期地开展档案管理工作的交流会，让管理的主管和职工能够及时地互动，在交流中发现档案管理中的不足并及时地进行改进。

（三）健全电子档案管理机制，明确档案管理标准

档案管理工作与事业单位的有效发展有着密切的关联，健全电子档案管理机制，能够完善事业单位的管理制度，优化单位的管理模式，在科学的管理中推动事业单位的改革与发展。档案管理人员要重视档案管理的工作，树立正确的档案管理思想，积极地参与到事业单位的档案管理工作中来，在管理时要明确电子档案的制作流程和管理方法，将管理工作细化，重视电子档案完善和制作中的每一个环节，认真仔细的对档案进行录入和分类。档案管理主管要严格地要求电子档案的录入留存，将档案管理工作专业化和标准化，在职工进行录入时应采用统一的格式，避免电子档案格式不同导致的查找不便的问题。事业单位要制定规范的电子档案的政策，让职工能够规范地进行电子档案的制作与录入，在移交、接收、暂办等工作中以标准的要求来管理，促使员工能够在日常的档案管理工作中形成良好的工作习惯和规范准确的管理行为。在相关的档案管理工作部门中，管理者要调动职工的工作积极性，将职工的绩效考核与档案管理政策以及安全知识的内容相互结合，让职工能够在良好的浓厚的工作氛围中加强自身的安全管理水平，积极地学习档案管理的标准，认识到档案管理的规范性对事业单位发展的推动作用，在工作中能够以电子档案管理标准来要求自己，进而健全和完善事业单位的电子档案管理机制，优化机关单位的资源配置，促使职工的档案能够安全，推动档案管理工作的革新。

结语

总而言之，档案数字化的建设对于事业单位来说是极其重要的工作。在信息化的背景之下，档案管理人员要加强自身的档案管理水平和信息化素养，档案管理工作要与信息技术相互结合，将纸质版的档案转变为电子版，加强电子档案的安全管理工作，利用网络技术来完善管理，促使事业单位能够现代化、规范化。在管理和发展中，要善于发挥数字信息化技术的优势与价值，对电子档案的管理制定严格的要求，以多种途径来创新和健全档案管理方式，促使管理工作能够更加的方便快捷、高效，促进机关单位的改革和健康发展。

参考文献

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