电力建设项目档案管理信息化

电力建设项目档案管理信息化

孙锐

国网赤峰供电公司   内蒙古自治区赤峰市  024000

摘 要 电力项目建设期间，会形成大量档案信息，对档案管理方面的工作要求极高。鉴于此，本文主要围绕着电力业建设项目的档案信息化管理开展深入研究，便于电力业今后能够高效落实建设项目相关档案资料实践工作。

关鍵词 电力建设;项目;收集;档案;管理

前言

在一定程度上，档案资料，其对于电力业建设项目来说，它的价值及作用是不言而喻的，是确保项目建设顺利实施的关键依据，档案管理是项目建设的组成部分。档案记录和反映了项目建设全过程、全方位。 对此，深入研究电力业建设项目的档案收集和管理，有着一定的现实意义和价值。

1电力业建设项目的档案特点阐述

1.1 在档案价值及作用层面

对于电力业建设项目进程、管理、设备价格及质量、验收、改造维修、使用运行等各个方面，档案均有着监督作用，并且和以往、今后发展走向有着密切的联系。

1.2 在电力建设单位管理层面

电力业建设项目的档案资料可谓是存在于项目总体运行进程当中，属于项目落实建设管理相应工作重要内容。收集项目档案，此项工作难度系数较高，且整理方面也存在着难度系数。那么，站立于电力建设单位管理视角上来分析电力业建设项目的档案特点，详细如下：一是，大型项目通常以招投标方式来选定最适宜参与者，以当成是合作方，建设项目的实施主体有着复杂性及广泛性特征，人员极具流动性，以至于档案控制性、完整性等难以得到有效的保证，且项目时间均有着严格要求，所有节点均有特定目标或者标准，档案收集和管理方面工作往往难以及时有效地跟进，以至于所收集档案往往缺乏系统化、全面化;二是，电力业建设项目往往涉及众多领域，有着较多档案种类，且有着较为庞大信息量，因参与单位们自身水平存在着差异性，以至于所提供材料质量也往往是差之千里，增加了档案采集和管理方面工作难度系数。

2、电力建设项目档案管理的意义

要确保电力建设项目的顺利施工，就要明确开展电力建设项目档案管理的意义，确保建设过程中各项环节数据的完整性与准确性。电力建设项目档案管理的意义主要表现在两个方面：其一，电力建设项目档案管理是安全生产的保障。电力建设项目各项工作的开展都是为建设目标服务，档案管理也不例外。对于档案管理部门来说，要明确自身职责，能够把安全施工作为档案管理的核心，充分发挥档案的信息资源方面的優势，从而为建设项目提供多元化的信息资源服务，提升电力企业的核心竞争能力。其二，电子建设项目管理是企业管理的基础。电力建设项目投资比较大，而且有的建设工期也比较长。在现代企业制度的影响下，很多电力企业会选择承包的方式开展项目建设，在跟参建单位进行沟通的时候主要的依据就是事先订立的合同，这是解决问题的关键。建设中的文档、记录等都是作为档案进行存档处理，也是执行合同的参考点，具有重要的现实意义。

3电力建设项目档案管理信息化策略

3.1完善电子档案管理的软硬件设施建设

随着科技水平的不断提高，信息设备也不断更新换代，公共建设逐渐向自动化发展。实现电子档案管理系统的自动化不仅能提高工作效率，还能保证档案的完整性，提高系统的运算速率，保证临时性文件档案的时效性，提高系统防范计算机病毒的安全指数，可以保证档案的安全性。最大程度上利用计算机技术与网络技术，可以改变一贯的文字形式，采取图形化、图像化技术保存档案信息，实现档案信息的数字化管理。确保档案管理的规范化、程序化，实现档案立卷、归档、借阅、移交制度化。此外，为防止意外事故的发生，制定相关预案手段，配备例如防盗器、防磁声像柜、消防自动报警装置、制冷器等设备防止档案室意外发生，保证了档案数据信息的安全性。

3.2整合档案管理的信息资源

电子档案信息的资源整合对档案管理有重要帮助，因此在对电力建设项目档案信息进行整合中需要以电子信息时代为背景，对整合流程进行不断完善和健全，以起到最大限度发挥电力档案的作用和价值，为电力建设项目企业健康、持续发展奠定基础，具体措施为以下几点：首先，电力建设项目档案管理人员需要加快实现档案管理系统与OA系统之间的对接，通过合理使用OA系统简化转存流程，将各部门之间产生的信息资料直接转入档案管理系统中来。其次，在管理过程中需要结合不同项目的特点，拓展管理观念，从而便于对非网环境下所产生的数据进行处理和收集，然后完成数据和资料的传输，有效保障电力档案数据的真实性、有效性和完整性。最后，对于一些视频、图片、音频等文件重点保存，避免出现新丢失现象，对于一些到期的合同、资料等，在销毁时需要做好相关记录。

3.3完善项目管理性文件整理及归档

项目管理文件包括资金管理文件、质量监督文件、物资管理文件以及会议纪要及报表文件。资金管理文件包括贷款合同、资金计划、执行概算及工程量计算与支付这四个子类，由于其文件形成特点，应按阶段以报审单、工程联系单与工程量结算单为顺序组卷，及时对项目投资产生的资金管理文件和控制文件收集整理，确保文件齐全完整；质量监督文件包括预检文件（阶段检查文件）、监督检查文件及与质量监督站相关的通知及会议汇报汇总材料，根据质量监督站的工作性质，文件编号无法按机组分类，应分阶段按问题分类由建设单位收集整理组卷，确保归档文件齐全完整；物资管理文件包括物资台账、设备开箱、进口设备、设备催交及索赔文件这五个子类，其中进出口设备文件需对进口设备相关海关及报关检验文件进行收集，由于海关及报关检验文件原件由海关部门保存的特殊性，依据DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》按6.4.1条规定，应由海关部门提供复印件并在复印件上加盖公章后予以及时归档，确保进口设备齐全完整，另外，设备催交文件按问题分类，主要归档范围为涉及催交费用和设备质量问题的文件，与事务性催交文件分别收集整理归档，以确保文件齐全完整；会议纪要及报表文件根据其形成责任单位按来源分类，由建设单位将本单位相关会议纪要及报表文件进行收集整理并归档，监理单位组织会议形成的会议纪要文件区别于建设单位，归入监理文件类目。项目竣工验收文件归档范围包括竣工交接与验收文件、工程总结文件、竣工决算与审计文件、达标考核与工程创优文件及竣工图。其中验收文件包括消防、建设项目职业卫生、劳动保障、建设项目安全设施竣工、环境保护和水土保持这六个专项验收、项目竣工验收签证文件以及项目档案专项验收形成的档案验收申报材料、验收申请表以及验收意见，依据国家档案局和国家发改委联合发布的档发[2006]2号文件《重大建设项目档案验收办法》结合文件形成的责任单位分阶段按来源收集整理并及时归档，并按“一事一卷”原则组卷，确保文件的有机联系，利于建立索引便于检索及档案利用；项目竣工决算文件由建设单位编制，整理并归档，与施工单位编制的竣工结算文件及监理单位对施工单位竣工结算审核提交的竣工结算监理审核报告按来源分别组卷。

结束语：

电力建设项目档案作为项目竣工验收的重要依据，是各项基础性工作的重中之重，因此，档案管理人员应当肩负起这一光荣使命，摒弃传统的等靠要的思想观念，运用扎实的基本功，丰富的管理经验，高超的技术水准，高度负责的工作态度，提升项目档案管理工作绩效，为其它各项工作的顺利开展保驾护航。

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