基于区块链技术的电子档案风险缓释研究

基于区块链技术的电子档案风险缓释研究

程向平  

  中共喜德县委政法委员会

摘要

新一轮科技革命和产业变革正在重建全球创新版图，电子档案作为大数据时代中记录各种社会活动的主要形式，也亟需与新一代信息技术进行融合。本文首先阐释了电子档案在实际应用中面临的三类不确定性，其次基于区块链技术与电子档案的契合点，探究区块链技术的使用如何帮助电子档案管理缓释潜在的风险，进而推动我国档案管理建设的稳定发展。

一．引言

档案作为一种独特的信息资源，一直在社会各项事业的发展中扮演着不可或缺的角色。历史档案的管理对象一直是纸质的，现如今得益于发达的计算机技术、网络技术和现代通信技术，电子档案动摇了纸质档案的主导地位，并成为了现代档案的主要形式。作为科技产物的电子文件的优点是很突出的。使用电子档案突破了时间和空间的限制，大大提高了工作效率。电子文件管理系统的使用简化了传统纸质档案查询的流程，以网络或磁介质为依托，支持远程检索和使用，在很大程度上做到了随调随用。但是这种高度依赖于科学技术的文件，存在着易修改，不稳定等特质，所以电子档案的使用也存在着潜在的风险。

《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日）要求要实现“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。结合随后提出的《“十四五”全国档案事业发展规划》，开展新一代信息技术在档案管理中的应用是必不可少的。区块链技术作为一项颠覆性的计算机技术，凭借着数据不可逆、验证去中心化、过程可追溯等特点，可为电子档案的发展提供强有力的支持。因此，本文致力于识别电子档案管理中存在的风险，探究区块链技术与电子档案管理的契合点，分析将区块链技术纳入电子档案管理体系的可行性，进而实现缓释电子档案管理中潜在风险的目标，更好地推进大数据时代的信息化建设进程。

二．电子档案管理存在的风险分析

电子档案的潜在风险主要包括三个方面：软件风险、硬件风险以及人为风险。

软件风险主要源自于三个方面。第一点是电子文档的格式与不断更新换代的系统之间的不兼容带来的风险。不同于传统的纸质档案，电子档案是由大量的字节为基础，依托于适当的设备或系统，最终以文档的形式呈现出来的。因此电子档案对其支撑技术有着很强的依赖性。由于现在处于大数据时代，数字技术的迭代速度很快，不一定能够向下兼容原始的电子档案格式，这就会导致电子档案存在不可访问的风险。并且在对电子档案进行更新换代或格式转化的过程中，传输电子档案的媒介可能会失效，电子档案的可访问性也会受到威胁。第二点是电子档案管理体系的系统架构会带来潜在的风险。由于电子档案的使用者依赖于服务提供商所采用的技术和构建的系统，因此使用者难以规避由于维护管理不当而带来的风险。比如由于云端空间存储容量不足而导致电子档案无法更新，以及记忆空间不足而导致电子档案的完整性受到影响等。第三点是电子档案会遭受由于外部恶意攻击而带来的风险。目前各种网络攻击和网络恶意事件层出不穷，电子档案管理系统随时都可能遭到病毒和黑客的攻击，从而影响到了电子档案的原始价值和从属价值的发挥。安全风险是一种随机发生的风险，管理人员是无法保证电子档案的绝对安全的，因此现存的电子档案系统的局限性和脆弱性是不容忽视的。

硬件风险是指电子档案的存储载体及其维护管理不当而产生的风险。目前主要使用的电子档案保存载体主要有四种，一是磁带，二是光盘，三是磁盘，四是胶片。首先，这四种主要载体对使用环境较为敏感，会因为储存环境不当，比如高温、潮湿、电磁干扰等因素的影响导致无法满足长期存储的需求。这种由于环境导致的不确定性既可能是因为管理人员疏忽大意导致，也有可能是源自于不可抗力的自然灾害，包括台风、地震、洪水、冰雹等。当然，由于长期运行后自然产生的损耗也会造成电子档案的数据丢失或者损害。其次，随着科学技术的进步，硬件技术的更新会导致部分过时的电子档案载体处于不可读的状态，进而影响数据的使用和交互。因此，电子档案面临的硬件风险也是亟需控制的。

人为风险包括使用者、技术支持者、管理者等的活动而带来的风险。首先要明确的是，电子档案的编纂并不是全自动的，因此电子档案管理活动对档案形成者具有很强的依附性。当下工作人员的素质层次不齐以及档案管理的监管力度还有所欠缺，文档信息误填或漏填的现象会使电子档案的完整性和正确性受到影响。也有可能因为档案使用者的错误操作或疏忽，导致电子档案的信息被篡改或者误删。而且在一定程度上服务网站上创建和存储的电子档案的所有权并不明确，当电子文档被所有者删除之后，相关数据可能还会继续存留在服务器之中，个人隐私将被受到侵犯和滥用。此外，相关工作人员也可能因为安全意识不足，在外界的诱惑下，间接或直接地致使电子档案信息的泄露，进而造成不可估量的损失。人为风险的防控也是不容小觑的。

三．如何使用区块链技术缓释电子档案管理潜在的风险

面对电子档案管理中存在的风险，本文引入区块链技术，着重探究区块链技术与电子档案管理的契合点，为电子档案管理存在的不确定性提供新的思路去进行缓释和防控。

首先需要简单介绍下区块链技术是什么。工业和信息化部指导发布的《中国区块链技术和应用发展白皮书（2016）》明确界定了区块链是将不断产生的信息区块按照时间顺序依次连接组合而成的一种可溯源的链式数据结构，进而利用分布式节点实现数据的有效交换，利用密码哈希算法保障数据的安全性，以及利用智能合约这一可编程化的数字协议提高协同效率。不难看出区块链技术并非是种单一的技术，而是多技术架构整合而成的集成技术。

作为一种新兴的底层技术，区块链以“去中心化、不可篡改、公开透明、自治性、匿名性”五大优势而闻名，因此区块链技术与电子档案管理的契合点也不言而喻。在此，由于电子档案的使用者并未做明确界定，因此也不再更为详细地区分在公有链、联盟链及私有链上的电子档案管理的差别。

第一点是基于区块链的分布式存储与通信技术，点对点的通信得以实现，上链的参与者都可获得完整且独立的数据存储功能。分布式的文件系统提供了全球统一的可寻址空间，各个上链节点自动完成了文档的跨地区备份，数据的丢失或者损害状况得到了很好的改善，电子档案面临的硬件风险也随之降低。此外，链条上的任意节点都不具有对数据信息的完全控制权，因为这是一种去中心化的系统，所有节点都平等地参与到共识机制之中，数据的有效性有了保证。

第二点是针对不易兼容的电子档案格式，区块链联盟可通过设定统一的档案数据接入标准，将电子档案的接收及移交业务标准化固定化。依托于智能合约，上链的所有节点都会按照既定的计算机程序自动执行协议条款，实现电子档案格式的有效协同，进而电子档案格式与不断更新换代系统之间的由于不兼容带来的风险也能得到缓释。

第三点是通过哈希算法和非对称加密技术的应用，使用者访问的电子档案是原始的且无法被篡改的。如果电子档案的所有者将更改文件内容，那么修改的记录也将一并被记录在链条上，并可供多方实体的溯源。这种不可篡改性和可溯源性增强了档案数据的可信度。针对电子档案易复制的特点而产生的档案所有权并不明确的问题，区块链的不可篡改性确保数据上链即可确权，个人电子档案信息的滥用问题能得到有效的遏制。当然电子档案的信息被恶意篡改或者误删的不确定性也能进一步降低。

四．总结

总而言之，电子档案囿于其信息存储的高密度性和系统依赖性在使用过程中确实存在一定的不确定性。而区块链技术的确与电子档案管理建设存在契合点。作为多种技术的集成创新，区块链技术为电子档案管理提供了标准化的上载格式，不仅提高了数据使用者之间的协同效率，而且也在一定程度上加强了档案数据的权威性和安全性。使用区块链技术去缓释电子档案的各类风险是行之有效的。

参考文献

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