电子档案管理与传统档案管理的融合探讨

电子档案管理与传统档案管理的融合探讨

赵明

黄石市体育运动学校，湖北 黄石 435000

摘要：在如今这个科技飞速发展的时代中，信息技术得到了广泛的应用，档案管理服务也日益趋向于电子化、网络化，并趋向于引入现代计算机技术。这种电子档案的管理方式，已在信息时代条件下应运而生。但是就当前传统档案管理模式中的纸质档案管理来说，电子档案管理模式的管理怎样才能比较有效的进行两者融合，便变成当下档案管理业务中的一个难点，唯有将二者有效加以结合，充分发挥各自的优点，方可继续做好档案管理事业。

关键词：电子档案；传统档案；管理方式融和

随着科学技术的不断进步，我国档案信息管理方式发生了巨大变化。但其发展过程并不是一帆风顺的，因为传统的纸质文档已经使用了很长时间，想要被电子档案直接取代是不现实的。工作人员要转变思路，尽量合理组合。只有将二者融合，只有取长补短，才能更好的管理当前档案工作。而且，这种融合管理的创新模式的效率将会更高，可以有效的保证档案信息存储的安全性，使得档案管理向更加规范化的方向发展。

一、传统档案与电子档案的主要特征

1.1传统档案管理的特点

传统档案管理是以纸质材料为媒介，进行对档案资料的信息保存的一种档案保存方式，相对电子资料保管具有如下优点：

1)在保存良好的情况下，将纸质资料以一种较为直接清楚的形式对信息加以表达，并进行明确的分类整理，可以帮助用户快速地得到自己所需要的资料。

2)纸质材料可以确保较高的真实性，任何对内容所进行的调整都一目了然，可以幫助用户更有效的鉴别真假，从而保证了资料的真实性和安全性，并保持其较好的凭证意义。

3)纸质资料不受电磁干扰的限制，可以更有效的防止了资料的流失与被盗，让资料的生命更长久。

作为传统的档案管理方法，面临着其根本性的问题：

1)对保存要求严格。因为纸质的主要成份为纤维素，纤维素在酸碱试剂的影响时会出现很大的破坏，所以，对纸质文档的保护要求相当严格。

2)占用空间大。纸质文件因为尺寸很大，因此占用一定的空间，必须通过购置相关器材进行处理，无形中增加存储的成本。

3)保管工作复杂。在对纸质资料实行分门别类的归置上难度很大，而要做到在保存中不破坏资源，就往往必须注意许多事项，也因此使档案管理的工作增加困难。

1.2电子档案管理的特点

作为数字化、互联网与计算机的共同成果，电子档案管理具有如下优势：

1)文字的多媒体功能可以借助电子文档系统进行展示，以便于更形象生动的对信息内容加以表述，更便于读者的理解记忆。

2)电子档案存储信息量较大，所占用存储的空间也较小，有利于对电子文档高效快捷的拷贝、传输和短期保存。

3)电子档案通过对文件内容的系统分类，可以大大节省人力和物力，使读者能够在第一时间找到所需的资料，便于读者查阅。

与传统的纸张档案管理一样，电子档案管理同样面临如下客观问题:

1)作为电子档案的主要载体，这些载体的原料组成不均匀，容易形成氧化或腐蚀现象，其寿命短，不利于数据的长期存储。

2)电子档案管理非常依赖于电子计算机和互联网,没有电子计算机就无法形成资料网络。但如果计算机被灰尘、电磁、温湿度等各种因素影响与损害之后,电子档案的保存问题就将显得十分危险。

3)电子档案安全性较差，就算遭到非法篡改也不能追根溯源，特别当电脑病毒侵入，电子文档遭到侵害后，其安全与稳定性更是大打折扣。

二、电子档案管理与传统档案管理的融合策略分析

2.1建立相互配合的档案管理制度

鉴于电子档案和传统档案在管理方式上的不同，为做到二者的高效整合，必须形成一种相互协作的档案管理系统，以确保管理工作任务的顺利开展。在具体实施中，工作人员还必须充分利用两种档案管理方式在信息保存方面的优点加以互补，做到管理工作方式的分离使用，以形成信息沟通渠道，确保业务单位在信息保存方面的统一性。比如，关键文档信息就必须分别以纸质文档和电子文件的形式保存，然后及时地从计算机中拷贝过来，存档后再作为纸质文档输出。至于某些难以改变的文档信息，可通过纸质形式保存下来，包括单位工作人员的学历、学历证明等；对经常变动的数据,应该采用电子档案的方式保存,如生产数据、检验资料等。保证信息内容能够进行修改,任何改动都会有更新记录，便于更好的开整档案管理工作。

2.2合理实行“双套归档制”

把电子档案与传统档案中的数据，以文字或图形的形式存放在同样的存储介质中，并利用软件形成数据库索引，从而可以准确地查询电子档案的信息，并进行智能化管理。同时还可采用"双套归档制"，即电子和纸质档案的同时归档保管。对存档的电子文件来说，其信息的表述必须要和纸质文件相一致。即形成两个完全不同的信息体系，在明确它们相互之间的关系的同时，又要强调其各自的信息优势。即在其中形成一条"通道"，在查阅某个文件信息的同时，又能够及时查找与其他信息体系相同的文件，以便于实现业务管理上的信息统一，给资料检索带来方便。

2.3加强档案安全管理

电子档案通过计算机网络或电子设备运行。在运行过程中，电子档案的信息具有无缝修改的特点，因此要特别注意电子档案的安全管理。这样，电子档案从电子文档的编制出发，进行编辑与传递，终身保存。操作这套文档的全部流程都要加以记录和监督，同时参加工作的有关部门工作人员也要提高自己的安全意识，以及对所有计算机设备的安全管理水平，使电子档案的信息公开管理工作中可以确保信息的完整性和原创性，并促进电子档案的正常稳定工作。在传统文档的管理工作中，要格外重视改进和优化保存环境，防火防潮，以确保纸质文档的安全性。

2.4构建电子档案与传统档案集成化管理机制

在电子和纸质档案共存的新形势下，做好对电子档案和纸质档案的统一管理工作已成为档案工作人员应对档案转型工作的必然选择。档案工作人员要转变观念，认真统一电子与传统档案的管理工作，为电子档案管理创造质量保证和良好的发展条件。同时根据目前电子档案和传统档案长期共存的实际情况，要逐渐形成统一机制，严格规范电子档案和传统档案的检索、归档、阅等管理工作有效地融合，进而确定电子档案与传统档案共同管理业务的具体工作过程、条件与范围。并通过各个档案间的有效连接，全程监督管理档案的使用和保管流程，使得电子档案管理服务健康顺利地开展下去。

三、结束语

总之，传统档案和电子档案的管理各有特点和管理方法，都是通过不同的档案信息载体发展起来的。随着全社会信息化管理水平的提高，电子文档存储将具有越来越多的优势，但相比之下，传统文档存储将变得越来越有限。但我国传统档案工作有着漫长的历史和发展过程，其所具备的某些优点恰恰是对电子档案缺点的补充。所以，一定要对两者加以有机的融合，从而运用传统档案保管的自身优点克服电子档案所存在的缺点，使我国的档案管理工作拥有属于自身的特色优点，使其管理效率得以明显提高。

参考文献：

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[4]吴晓烨. 探究电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合[J]. 锋绘, 2021.