高校人事档案信息资源的开发利用策略  

高校人事档案信息资源的开发利用策略  

薛永峰

渭南职业技术学院   陕西省渭南市 714026

摘要：高校人事档案是高等教育工作中专门针对干部人才选拔、培养、使用进行的内容记录，通常以高校教职员工姓名作为主要特征组成卷宗，依照档案管理的基本原则、制度、要求等进行保管、使用。这类档案不仅涉及人才队伍建设的重要历史数据，也是极其珍贵的人才信息资源。在社会全面转型的大背景下，人才已经成为左右企事业单位可持续发展的关键要素。

关键词：高校；人事档案；信息资源；开发；利用

1高校人事档案信息资料共享利用的重要性

1.1实现高校人才队伍合理配置

人才的管理在大学的管理中占有重要地位，合理地分配人才是学校建设与发展的基础。高校人事档案是高校教师教学、科研、学术评价的重要依据；工作等方面的综合素质，是指在干部培养、选拔、任用干部过程中，根据党的干部政策而形成的记录干部个人经历和政治思想的过程；品德、业务能力、业绩；论文中的工作表现、职称评定、人才选拔、人才规划建设等工作的重要依据，是高校选贤任能、才尽其用的重要凭证。在高校人事档案的信息化建设中，如何有效地实现人事档案的信息资源的共享和使用，显得尤为重要。随着我国高等教育的快速发展和高校人事体制的改革，大学教师的专业素质、层次、人员规模不断扩大、交流不断增加、人员结构不断变化的动态变化特点，人事档案信息资料的共享利用，有助于高校提前做好人才储备规划；在保证高校的教育、科研和管理质量的前提下，加强高校的人力资源配置，是高校人力资源管理的关键。

1.2提高高校人事档案管理工作的效率

人事档案记录了一个人的学习和工作的全部历史轨迹，伴随着大学的发展，学校的专业水平和职务能力的提高，人员的交流也越来越频繁，档案的管理也越来越复杂，而档案工作相对于其他工作而言，显得比较单调；工作要求有耐心，有细心。随着高校数字化校园的建设和高校人事档案的数字化建设，人事档案利用人员需要的是真实、完整、多层次的信息，借助校园数字化平台实现人事档案信息资料共享，可以更便利、更及时地满足档案信息查询的系统化、多样化需求。同时，建立信息资源共享数据库，更能满足用户的各种需要，使其利用效率最大化，从而促进学校信息化；利用新技术使档案工作更加规范化，档案分类更加系统，档案利用更加便捷，工作更加高效，档案工作的管理水平和工作的效率都得到了极大的提高。

2高校人事档案信息资料利用的重大突破路径

2.1建立人事档案收集网络

人才档案信息的丰富和全面是人才档案资源的开发和利用的基础。因此，高校人事档案管理机构要结合高等学校实际，研究制定和完善适合本所的档案信息采集、鉴定、存档、传递、检查等工作；审核等机制，并与档案材料的提交、索取、记录、备案等相关的制度。要不断健全人才档案资料收集系统，确保各部门均配备专职的人力资源管理人员，确保资料的获取渠道畅通。在人事档案采集工作中，根据具体情况和工作条件，灵活运用定期收集与专题收集相结合、集中全部收集与重点搜集相结合、跟踪采集与突破搜集相结合等方法，以有效搜集纸质、数字、音频；为确保高校人事档案管理工作的完整性，视频、多媒体等多种资料的归档。

2.2创新人事档案管理体制

改革高校人事档案条块化、各司其职、多头管理的运作管理体制。在学校内部单独设立的人员档案，包括教育，技术，个人经验；年龄，社会关系，思想道德；档案管理工作的重点内容，包括专业技术、职业状况等，统一归档管理，避免多头管理、职能划分不明确的现象，提高档案管理的统一性、规范性、科学性。

2.3实现人事档案管理信息化

随着我国知识市场经济的迅猛发展，文献资料的大量增多，仅凭纸、笔已经不能有效地进行信息资源的管理，必须对人事档案工作的管理理念进行改革；加快推进人事档案管理工作的信息化进程。高校人事档案的信息化发展不只是单纯的记录，更多的是整合和利用信息资源。当前高校在组织，人事，档案方面；财务和其他内部管理部门常常是各自为政，信息交流不畅，但它们都是通过各个部门的基础软件系统，在内部建立了一个基本的信息数据库。为解决这些问题，人事档案管理部门要积极探索和创新人事档案管理的新途径，加强纪委、监察部门、财政部门的联系；为了使信息资源的共享最大化，审计和其他已经建立起了人事档案系统的政府机构之间的协同合作。

2.4实施人事档案个性化服务

由于人事档案的某些内容与个人隐私和国家机密有关，因此，一般的机关往往会对其产生排斥。要提高我国高校人事档案的利用率，必须坚持以人为本的原则，针对不同用户的特点和不同的人员档案资料内容，采取个性化的服务策略：一是对于按照密级实行集中管理的人事档案系统，要适时调整人事档案的保密范围，并及时做好解密鉴定和密级调整等工作，使有需求的用户及时使用到所需求的内容。二是对用户提出的私密资料查询，要根据相关法规，及时核查、记录用户的身份、意愿等相关方面，确保用户能更快地使用所需内容。三是对档案资料的供应和使用实行动态管理，建立与档案管理员、查询单位的定期联系，不断了解、掌握和反映人员资料使用情况，保证人员档案资料顺畅流通。四是建立保密文件借阅系统，对于高度机密的人员档案，要限制用户到图书馆查阅，并与一般图书馆分开，以确保用户能随时查阅所需要的人员资料；这也是为了防止消息泄露。

2.5构建人事档案共享实体平台

要将各种档案资料资源进行整合，建立一个社会共享的实体平台。主要包括三个方面：第一，利用行政手段建立全国统一的技术规范和标准，引导国内高等院校建立人才档案资料；利用现代网络技术，加强了我国高校人事档案的信息资源共享和衔接。其次，根据国家档案局的统一标准和要求，根据互惠互利、互联互通的基本原则，对各类档案资源进行深入的整合，建立一个全社会的共享平台；通过与高校人事档案信息网站的连接，形成一个有机、一体化的综合信息管理体系，促进了高校人事档案与其它各类档案资源的共享和集成。第三，在前两个阶段完成后，通过互联网，实现我国高校人事档案信息网与国外高校人事档案信息网相对接，并积极尝试在非涉密领域与国外各级政府部门综合性档案网相对接；努力建立高校与社会、国内、国际三个层面的人才档案信息共享平台。

2.6创设集成式虚拟档案馆

构建“集成式”的档案管理体系，构建高校档案、政府档案、社会组织档案；一个虚拟的文件库，包括企业、机构等。虚拟档案馆有三个方面的特点：一是由教育部和档案局共同建立的中央虚拟档案库，主要承担全国高校的档案管理工作。第二，在省档案局的领导下，建立以省级综合馆为中心、所属行政区域的实体实体档案；同时，通过网络与其它地区的虚拟档案建立了横向的联系。第三，以市级管理中心为依托，建立二级区域虚拟档案库，实现了高校档案信息资源的高度共享。

结束语

随着经济社会的发展，特别是高校教育教学与人事管理体制改革的蓬勃发展与不断深入，高校人事档案管理工作已突破单一化的人事档案信息整理、保存等简单任务，向充分发挥高校所特有的资源优势予以转变，旨在推进高等院校人事档案信息资料的深入开发与利用工作，为高校各项工作的健康发展做出应有的促进作用。

参考文献

[1]董莉清,韩海涛. 我对高校人事档案工作的感悟[J]. 兰台世界,2019,(01):99-101.

[2]刘岁梅. 浅析高校人才信息资源管理中人事档案信息管理新思路[J]. 知识经济,2016,(11):91.