如何高效开展企业物资供应工作

如何高效开展企业物资供应工作

胡献民

河南能源永煤公司商丘裕东发电有限责任公司 河南 商丘 476600

摘要：物资供应是指物资合同签订后供应商提供物资的过程，其中会涉及物资型号、供货周期、物资验收等相关细节，如何高效开展物资供应工作是重要内容，本文将结合实践探讨、分析物资供应过程中可能存在的问题，以及处理方法。

关键词：企业;物资供应;供应商

物资供应指的是物资采购结果下达供应商与采购方签订合同后，供应商提供物资的过程。物资供应过程中，供应商需要严格按照采购过程中供应商的投标文件或竞争性谈判的相应文件及谈判记录来进行，而不能对物资的品牌及型号进行随意更改。

针对规模较小的企业，采购结果下达合同签订后，供应商直接提供约定的物资即可，由于物资涉及企业生产成本，所以企业作为采购方往往会非常注重所供物资质量。针对规模较大的企业，往往会设置物资供应部门来负责物资的催货及后续手续的办理，为了避免个人的不作为及乱作为，则需要形成规范的物资供应管理制度来对物资供应的全链条进行规范管理。

物资的供应过程会涉及企业内部多个部门，如何规范高效做好物资供应工作是重要的研究内容，本文将重点分析物资供应过程中可能产生的问题以及处理这些问题的方法。

一、物资采购型号的问题

物资的供应过程中需要严格按照采购过程中供应商的投标资料来进行具体的供应，也就是说供应什么样的物资型号是有据可依的。表面来看，供应什么样型号的物资不存在什么问题，但在实际的物资供应过程中物资型号是存在最多问题的地方。往往物资供应过程中物资型号的问题多数是由于前端采购过程中的各种因素所导致的。

在编制物资招标文件时，一方面，需求部门在编制招标文件的技术规范时，对物资的技术参数描写得不规范，不具体，描述得不够深入，从而导致不同供应商投标文件中描述的产品型号非常多，都能从技术层面满足技术规范的要求。另一方面，采购部门在确定采购原则时，往往是最低价中标或者价格分在整体评价中占有重要的比例，从而导致物资采购项目的最低价中标。上述两种情况，将导致提供物资质量一般甚至非常差的供应商中标项目供应，而其所提供的物资恰恰是同行业物资中质量排名靠后的物资，从而导致项目的需求部门不满足其提供的物资，导致后续物资无法正常供应。出现此种情况的原因，主要在于需求部门及采购部门，需求部门未编制详尽的技术规范书，采购部门未充分站在甲方的立场考虑采购原则。

针对物资采购型号的问题，需求部门在编制技术规范书时需要详细地比对目前同类物资在技术参数上的差异，哪些参数是目前的同类生产厂家都能做到的，哪些参数是行业领先的厂家能做到的。某个参数是否需要提出，提出后需要限制到多大才合适，需求部门在提要求时，需要同时考虑需求人的使用需求和单位资金的限制，而不能一味地仅考虑参数要求。若是参数要求的非常高，而单位的资金预算又达不到，那只能产生流标的结果。若是参数要求不够，而单位的预算充足，则产生的结果就是项目资金未充分消费，同时采购结果不能满足需求部门的需求，只会造成采购物资的闲置。因此，需求部门需要深入考虑确定采购物资的详尽合理的技术参数。采购部门在编制采购文件时，需要针对不同类物资明确其确定中标供应商的原则，而不能一味地以最低价中标，对于技术参数要求高的物资需要提高技术分在综合评分中的比例。

二、物资供应型号的问题

物资合同订立时分两种情况，一种是需求单位自行招标采购，需求单位的物资供应部门牵头与供应商签订合同;另一种是需求单位的上级单位开展招标采购，根据中标结果上级单位与供应商签订合同，供应商供应物资到需求单位，需求单位的物资供应部门负责协调物资供应的单位。

上述两种情况都会出现供应商供应的物资存在问题的情况。存在的问题主要包括：一是供应商严格按照投标文件供货，但是不满足需求部门的要求。二是需求部门原因或供应商原因或两者综合原因故意不按照投标文件要求供货。

针对上述存在的问题，物资供应部门可以采用《物资供应确认书》的方式加以避免。针对单位自行招标自行签订合同情况，可以在合同签订前物资供应部门要求需求部门和供应商签订物资供应确认书，严格按照投标文件供货，如任何一方不签订将不再签订合同，从而避免合同签订后产生的物资供应麻烦。

针对需求单位上级部门招标签订合同的情况，则往往签订合同之后需求部门方能联系到供应商，则此种情况，物资供应部门要求需求部门和供应商签订《物资供应确认书》，来确认后续可能存在的问题，如有问题则解除合同，如无问题则继续履行合同。

三、物资的供货期问题

供货期问题同样是物资供应中的大问题。有的供应商中标后，并没有充实的资金链，而为了应对中标结果，往往对要供应物资一拖再拖。

针对此种情况，则物资供应部门要求供应商与需求部门签订的《物资供应确认书》中，明确供应商的供应计划、排产计划、配件供应情况、组装时间、出厂时间、产品检验时间等，并且需在确认书中加盖供应商单位的公章。

供货期的问题还有一种情况是需求部门原因导致的供货拖延，某些设备需要特定的场地或前期准备，而需求部门无法提供满足供应商供货的所需条件。则此种情况需要物资供应部门协调需求部门，甚至采取相关的考核措施督促需求部门尽快提供符合要求的供货条件。

因此，物资供应部门要求供应商与需求部门签字盖章的《物资供应确认书》将会对双方都起到约束作用，确保需求部门和供应商严格按照约定做好物资的供应工作。

另外，需求部门在编制技术规范书确定提报采购物资的供货期时，需要充分考虑物资采购供应的合理周期，包括：计划提报至物资招标的时间、中标结果的公示时间、合同的签订时间、物资的生产时间、进口设备的通关时间、需检定设备的检定时间等。

四、供应物资的验收问题

供应商按照约定时间提供了符合要求的物资，并且亦满足需求部门的要求，此时将进入单位的整体验收环节，往往各个单位的物资验收并不仅仅是需求部门和物资供应部门参加，还得需要物资的项目管理部门、固定资产的管理部门以及档案管理部门等相关部门参加。

初次合作的供应商往往不太了解单位的验收流程，往往会导致工作效率低下，严重地消耗供应商的精力，甚至会给供应商带来不好的印象。

针对此种情况，需要各个单位根据自身的情况，由物资供应部门跟供应商说明白，让供应商详细地了解整个物资验收的流程，包括物资验收过程中需要供应商做哪些工作，此类物资还需要哪些部门参加，需要准备哪些资料，这些相关部门是否还需要供应商去联系等。

总之，物资供应部门要将整个物资的验收过程全程组织好、联系好、协调好，让各个部门明确其职责，让供应商充分明确其需要做的工作，确保做到验收流程依法合规，高效明确。

五、物资供应的讨论

综上所述，物资供应的整个链条往往与物资采购的过程是密切相关的，没有规范的前期采购计划的提报和合理的采购策略，往往中标结果产生后会给后续的物资供应带来巨大的麻烦。因此单位的物资供应部门需要建立与物资采购部门及需求部门的定期联络机制，将物资供应过程中产生的问题及时反映到前端，确保从前端就规范做好各类物资型号和供货期的提报。

再者，采购方的各相关部门一定要转变思路，杜绝吃拿卡要情况的出现，避免可能出现的各类廉洁风险，而要做好此类工作就需要从制度层面进行设计，以文件的方式对各种物资供应的程序和操作进行固化，充分做到供应商对整个物资供应过程非常明确，同时供应商按期如实供货后采购方将充分做好物资验收及物资款项的各类支付工作。

六、结语

总之，各单位要根据实际，充分考虑物资供应的各个环节，确保规范高效。同时，要站在供应商的角度考虑问题，能够确保供应商充分了解单位对违约情况的处罚及考核细节，充分了解单位明晰的物资供应流程。

参考文献：

[1]赵丽明，在新形势下努力做好物资供应工作，煤炭经济，2012，7.

[2]郑相娜，浅谈新形势下如何加强煤炭企业物资采购管理，

作者简介：胡献民（1976.9—），男，河南永城人，硕士，工程师、经济师。当前，在河南能源永煤公司商丘裕东发电有限责任公司工作，履职物资供应部部长。

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