试论基建工程档案信息化的管理与建设

试论基建工程档案信息化的管理与建设

刘世祥

身份证号码：42011419800914101X

摘要：随着建筑工程项目的增多，基建工程档案信息管理显得更为重要，这是保证建筑项目能够有序进行的先决条件。在信息化的时代中，人们应使用信息技术提高基建工程档案管理工作的水平，且这能使档案管理工作质量产生极大变化。基于此，应当认真对待档案管理工作，并且不能只停留于过去建立的工作制度，要随着时代的发展不断将新思想、新技术融入于档案管理之中，这样才能推动档案管理工作有序发展。

关键词：基建工程档案；信息化管理

前言

建筑工程档案管理在工程中占据着很重要的位置。众所周知，建筑施工的环节众多，一旦施工开始之后情况就会变得越来越复杂，面对这种情况，只有从档案管理方面下手，通过对基础文件的整理，保障基建工程的顺利进行，另外需要结合规定将资料整理工作做到规范、完整、准确。随着信息化时代的到来，档案管理工作中涌现了很多新的技术，能够大大降低档案管理工作的复杂性，还能显著提高档案管理工作的效率，所以相关工作人员应具有与时俱进的思想，不断学习新时代的知识从而完善档案管理工作，在提高档案资料内容的准确性之外还需要提高管理效率，这样就能在工程中使资源可以共享，保证工程的顺利开展。

1.基建工程档案信息化管理的涵义及价值

1.1基建工程档案信息化管理的涵义

基建工程档案信息化管理融合多种信息技术于一体，将各自优势应用在基建工程档案的生成、存储以及管理各个环节中，增强基建工程档案管理的规范化与高效性，对整个基建工程行业的发展具有重要的现实意义。

1.2正确认识基建工程档案管理信息化的社会价值

针对基建工程档案信息化管理，在多种信息技术的支持下，强化对基建工程档案资料的全面收集与整理，通过计算机信息平台，构建更加统一化的档案管理形式。在这种模式下，档案管理人员的工作强度大幅度降低，工作量缩减。与此同时，档案信息化管理有效提高了信息共享程度，方便档案资源的查询与使用，有利于使用者对基建工程全过程的信息进行高效使用，对信息的更新与补充意义重大。另外，基建工程档案资料的传递更显高效，借助信息技术，将档案资料进行数字化处理，时间、人力以及物力等成本有效降低，对基建工程成本控制与管理十分有利。

2.基建工作档案信息化管理与建设环节存在的问题

2.1档案管理体系存在问题

在传统基建工程项目中，由于大部分的基建工程具有施工周期长、阶段多的特点，本身就对工程的档案管理提出了一定的要求。有学者研究认为，在传统的档案管理中，由于工程项目本身具有特殊性，导致工程项目的档案管理存在复杂性的特点，这一特征在基建工程中同样适用。同时，部分基建工程管理单位一直受传统思维的影响，认为保证工程质量、确保工期是整个工程建设的重点，因此整个工程项目的管理资源都向着上述工作倾斜。在这种情况下档案管理容易被相关部门“忽视”，导致各项工作无法顺利开展。

2.2对基建档案管理重视度不够，管理意识淡薄

基建档案管理工作与普通档案管理有所区别，基于其周期长、流程多的特点，基建档案资料管理的复杂性和繁琐性尤为突出，再加上经济利益等外界因素的影响，往往对基建档案管理缺乏足够的重视[4]。基建档案管理首先要结合及时的资料收集和整理工作，很多企业缺乏这一方面的管理，耽误了工作的进展，后期进行档案管理则存在种种困难。另外，很多企业缺乏专业的档案管理人才，责任未落实到具体人员，使得管理较为混乱，资料流向不清等问题多发，因此，企业应当提高管理理念，重视档案的收集与整理，从而提高管理水平。

2.3基建档案的完整性不足

基建工程档案的采集工作难度较大，存在部分资料、图纸不完整的问题，诸如一些资料和工程图纸缺乏应有的标注，日期和签名不够完整，没有加盖单位印章等，这些均会导致基建档案的信息存在欠缺，导致基建档案不够完整和准确。

2.4.基建档案管理模式相对落后

一些单位的基建档案管理模式相对落后，由于没有采用规范化、标准化的基建档案管理方法和流程，导致基建档案管理不符合规定的质量要求，难以形成对基建档案的统一、归口化管理，暴露出档案立卷不科学、卷内档案文件排列无序等问题。同时，基建工程建设单位来自不同的系统，大家对基建档案的认识和理解存在较大的差异性，存在归档质量不一、格式标准不同等问题，增大了基建档案管理的难度。加之缺乏对基建档案管理的有效监督、检查和指导，这就导致基建档案的管理质量下降。

3.完善基建工程档案信息化管理与建设的措施

3.1强化信息基础建设

针对基建工程档案信息管理的信息化建设，需要做很多方面的准备工作，不过为了可以有序展开工作，首先需要备齐工作中档案录入的设备。事实上，软硬件设施是保证档案管理工作能够顺利进行的必要前提，故而需要在工作环节中重视设备的采购与保养，并在工作中逐渐完善相关的网络设施。同时，在开展基建档案信息化管理工作时应实时关注社会的最新动态，因为基建工程的进行离不开社会发展的进度，只有用发展的眼光看待问题才能满足实际发展的需要。另一方面，对于计算机的软件及硬件应定期进行维护工作，定期更新计算机系统使其功能能够满足工作需求，而这也对维护人员提出了很多要求，需要根据实际工作情况维护设备、网络以及软件，从而保证整个网络系统处于稳定状态。

3.2构建全方位的数字档案安全系统

为档案安全性与完整性提供坚实保障，在基建工程档案信息化建设过程中，安全问题决不能忽视，这是整个信息化发展中不可轻视的问题，事关档案资料的安全性与完整性，甚至与基建工程单位的机密都有着紧密联系。为此，在信息化建设中，要将网络安全问题作为重点，安装专业的防护与杀毒软件，加强对防火墙的检查，在根本上维护数字档案资源安全性，避免遭受侵害。另外，要重视资源备份，结合纸质档案，增强机密档案的加密处理，实现安全防护工作的全面性。

3.3完善基建工程档案管理规章制度，创新档案管理模式

完善的规章制度是做好档案管理工作的重要保障，在基建档案管理工作中，首先应修订完善的规章制度和科学合理的分类方案。比如，档案的收集制度、查询利用制度、保管制度、安全制度。例如：要求归档文件必须是原件，因特殊情况只有复印件时必须加盖复印属实鲜章；基建档案资料必须使用耐久性强的墨水书写，确保文件材料的耐久性；基建工程归档文件必须是字迹清晰图表清晰手续齐备的材料。同时，工程技术人员应该按照国家相关标准，保证文件与工程实际相符合，对文件材料的真实性负责。其次，在建立完善规章制度的同时还应创新档案管理模式，从基建工程文件材料的收集开始，做好登记，并履行移交手续，然后按分类方案，归置到相应的卷宗，重要文件和批复应及时扫描，保存电子档，并使这一过程应逐渐规范化和科学化。

小结

现如今我国经济迅速发展，建筑行业在此时机也得到迅猛发展，而随着工程项目的增多，还有很多工作需要细化，档案管理工作就列属其中。档案资料管理工作在工程中一直被工作人员所忽视，但是其在工程中的影响非常之大，随着工作任务量的增多，传统的工作方法在工作过程中出现了很多不足，针对这种情况，应不断将信息化技术引入档案管理工作中，借此为档案的收集、归档以及管理工作提供支持，使工作内容更简洁，进而提高工作效率。

参考文献

[1]陈悦.基建工程电子档案收集工作存在难点及对策[J].城建档案，2017，（10）：46-47.

[2]宋蕾.简述基建工程档案资料的科学化管理策略[J].山西建筑，2017，43（6）：251-252.

[3]档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].唐宝莲，吴建华.科技档案.2006（03）

[4]基建项目档案管理的实践与思考[J].郭志绥.中国管理信息化.2018（02）