新时期电子档案在档案管理中的运用

 新时期电子档案在档案管理中的运用

罗禹

湖南省株洲市中心医院  湖南株洲  412000

摘要：电子档案作为信息时代的产物，在档案管理中具有明显应用优势，其不仅能提升档案管理效率，而且可提升档案管理的安全性。随着新时期的到来，电子档案已经取代传统纸质档案管理，成为目前各企业、事业单位档案管理的主要方式。但是，由于电子档案管理涉及多个环节，在实际应用过程中仍存在一些问题，不利于档案管理工作的高效开展。基于此，本研究对电子档案在档案管理中的应用优势及存在问题进行分析，并提出相应改进措施。

关键词：电子档案；档案管理；新时期

企业、事业单位在运行过程中可产生较多档案资料，需要相关管理人员对其进行保存、整理，以便于查阅。除经营外，档案管理是企业、事业单位的重要工作，随着新时期的到来，既往的传统纸质档案已不能满足当下档案管理需求，因此电子档案应运而生。电子档案，其又被称为数字档案，是集合数据库、数码扫描、多媒体等信息为一体的储存技术，能将信息以数字化格式进行存储，并通过网络形式相互连接，可实现资源的实时共享[1]。同时，将电子档案应用至档案管理中可减少人为因素导致的信息错误，并能为后期的信息查阅、检索、核对提供便利，可推动档案管理工作与信息化技术的有机结合，对管理质量、效率的提升有积极意义。基于此，本研究旨在分析新时期电子档案在档案管理中的应用情况，期望能为档案管理工作提供可参考意见。

一、新时期电子档案在档案管理中的应用优势

（一）提高档案管理工作质量

企业、事业单位在正常运行过程中可产生各种类型档案，对于档案管理，既往通常以纸质方式保存，并依靠人工进行数据记录、分类、入库等工作，其效率通常较低，且容易出现数据错误，导致档案管理工作质量不高。但是，将电子档案应用至档案管理中后，各种类型档案能以电子形式储存记录，而且，电子档案能对不同档案进行分类管理，有助于提升整体管理效率。同时，采用电子档案对各种档案进行管理，其查找、传输工作均能在计算机的帮助下完成，可减少人力资源的投入，且操作较快捷、简便，可靠性较高。

（二）提高档案管理合理性

在企业、事业单位工作过程中，部分工作需要保留影像档案，如果采用胶卷形式对影像资料进行管理，部分资料可能会受储存环境影响，出现损坏或遗失，难以实现长期、有效保存。将电子档案应用至档案管理中后，不仅能让相关影像资料以电子形式储存，而且可以提高实际储存容量，有助于大量资料的管理，并随时进行调用、查询，为后续工作的高效开展提供积极助力。

二、新时期电子档案在档案管理中的应用问题

（一）管理人员方面问题

企业、事业单位在运行过程中可产生较多档案数据资料，为确保工作质量，需要对档案进行有效管理。因此，为实现对档案的高效管理，目前企业、事业单位档案管理人员主要采用电子档案管理，并将计算机信息技术纳入至管理实践中，但是，由于管理人员缺乏相关经验，在实际应用时仍存在一些问题。由于电子档案具备一定特殊性，需要管理人员拥有基本信息操作能力，但部分管理人员在管理档案时操作技术不够熟练，缺乏规范性，未能满足电子档案管理的各项要求[3]。例如，管理人员在录入档案信息时，未能利用电子档案的便捷性对信息进行校正、核查，且保存档案时未能进行有效分类，增加后续调阅工作的难度。

（二）安全性方面问题

虽然采用电子档案可提高档案管理效率，减少人力资源支出，但是电子信息网络存在一定风险，可对档案管理的安全性造成影响，而且，企业、事业单位电子网络信息系统容易受病毒入侵，导致电子档案管理系统难以持续、稳定运行，导致档案管理困难。

（三）硬件、软件设备方面问题

伴随信息化技术的持续发展，相关硬件、软件设备日新月异，导致计算机硬件设备与软件系统出现不匹配、无法相容情况，给电子档案管理工作增加难度。同时，目前多数企业、事业单位的决策人员缺乏对档案管理工作的重视，未能对档案管理投入合适资金，导致电子信息设备较老旧，未能及时更新，因此在进行电子档案管理时，容易出现数据兼容差、转换困难情况，对内部信息数据的传递造成不良影响，并且，硬件、软件设备的落后可直接对电子档案管理工作的优化、升级造成制约，不利于企业、事业单位获取完整的信息数据档案。

（四）档案管理制度方面问题

企业、事业单位电子档案管理涉及记录、储存及归档等多个环节，若缺乏相应管理制度支持，管理过程中会出现较多问题，导致资料无法及时归档，难以将电子档案管理的优势充分发挥。同时，企业、事业单位部门较多，各种资料的归档要求存在一定差异，如果缺乏统一的管理制度，各部门档案的归档方式可出现不一致情况，导致档案管理工作出现问题，为管理工作埋下隐患。

三、完善电子档案管理的相应措施

（一）提高电子档案管理人员素质

档案管理人员作为电子档案管理的执行者，需要具备一定专业技能，因此企业、事业单位管理者应加强对电子档案管理人员的专业培训与知识更新，以提高其工作质量[4]

。例如，以开展定期培训的方式提高电子档案管理人员对信息技术的理解与实际操作能力，培训内容包括实践操作培训与理论知识培训，让其充分掌握设备操作内容和相关技术，从而能够令电子档案管理的优势充分发挥。又如，企业、事业单位可结合实际情况聘请信息技术专家进行知识讲座，让档案管理人员参加，通过讲座传授相关经验、技能及知识，让其能将最新的电子档案管理技术应用至实际工作中，提高工作效率。同时，企业、事业单位可将电子档案管理质量与管理人员薪资挂钩，按月、季、年对工作情况进行评估，为工作情况良好的档案管理人员提供适当奖励，加强其工作积极性。此外，除电子信息技术外，职业道德同样重要，因此企业、事业单位应加强思想道德教育工作，不断提高电子档案管理人员的综合素质，避免因管理人员道德水平低下造成的经济损失。

（二）确保电子档案管理系统安全性

安全性是电子档案管理工作中需要面临的重点问题，相关管理人员应予以重视，完善对档案的记录、分类、储存、操作，并分层次设置安全使用、安全浏览权限，对使用频率进行合理规范。例如，对于具有重要价值的文件档案，如果将其转化为数据储存于计算机内容易受黑客入侵导致泄密，造成经济损失，因此对于该类型档案，应将其制作成电子格式文件，并进行分类归档，或者采用微缩胶卷、打印、刻盘的方式保存，提高档案管理安全性。除此之外，可利用身份和对技术、指纹识别技术、设置读写文件、数字签名等手段对电子档案进行保护，从而提高其安全性能，避免档案外泄。同时，电子档案管理人员应重视对档案室的日常维护工作，做好防潮、防火等工作，确保电子档案管理模式有效运行，令管理效率提升。另外，为进一步提升电子档案管理的安全性，可制作电子格式的备份文件，降低数据遗失几率，实现对档案的高效管理，以便于随时调阅。

（三）及时更新电子档案管理硬件、软件设备

计算机硬件、软件作为储存电子档案的重要设备，能决定电子档案管理工作质量，对此，企业、事业单位应增加资金投入，采购与实际情况相符的计算机设备，提高运行性能，避免因设备老旧造成的管理质量低下，而且，为确保电子档案管理工作顺利开展，需要确保软件、硬件设备相匹配，为大量信息的收集、整理提供前提，实现对档案的智能化、科学化管理。同时，电子档案管理人员应定期检查硬件、软件兼容情况，以确保大量数据信息得到有效收集，进一步提高电子信息录入的准确性和科学性，令储存与查询工作更为便捷。此外，对于扫描仪、高拍仪等硬件设备，需要及时更新、定期维护，以确保其工作质量，令原件面貌准确呈现，促使档案储存更为安全、查询工作更便捷。

（四）完善电子档案管理制度

电子档案管理制度主要包括档案调用及档案责任两个方面。首先，对于档案调用方面，应完善档案调用制度，企业及事业单位人员在档案调用前应经过相关部门审批，之后档案管理人员应对档案调用情况进行准确记录，并明确档案归档时间，确保档案调用人员能及时归档，归档时则需要做好验收工作，在保证档案无修改、损坏情况后方能归档。其次，在档案责任方面，应确保企业、事业单位内部档案内容的完整性与准确性，各部门负责人应对档案的制作及管理进行综合监管，不能私自对档案进行更改或伪造[5]。例如，发现档案问题时应及时追溯，对于存在违规行为者，应规范惩处、明确追责，并且，重大决策应公开宣布，以确保档案管理工作的规范性、合理性，让企业、事业单位电子档案管理工作发挥其应有作用。最后，电子档案管理制度应与企业、事业单位实际情况相符，因为良好、具有针对性的档案管理制度是保障企业、事业单位档案管理工作朝向科学化、系统化发展的重要保障。对此，管理制度的建立应以法律体系为基础，并参照企业、事业单位实际情况，同时，需要注意的是，档案管理制度的制定不是一蹴而就的，应在试行阶段进行实时调整，并以实际工作情况为依据不断对其进行完善，这样才能提高档案管理制度与实际工作的符合度。此外，企业、事业单位决策层人员在制定档案管理制度时，应耐心听取各部门意见，从而为档案管理制度的完善提供重要支持，将档案管理制度的作用充分发挥。

三、结语

  综上所述，在新时期背景下，利用电子档案进行档案管理可实现工作效率的进一步提升，因此企业、事业单位需要提高档案管理人员素质，不断完善管理制度，以满足现阶段档案管理工作的要求，并积极响应档案管理的信息化建设工作，实现对档案管理工作的高效化、科学化。

参考文献：

[1]王建香.新时期电子档案在档案管理中的应用探究[J].数字通信世界,2022(1):176-178.

[2]任晓怡.新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析[J].兰台内外,2021(27):30-31.

[3]张燕.新时期电子档案在档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2021(10):144-145.

[4]潘宜兴.新时期电子档案在档案管理中的应用研究[J].中国市场,2020(13):116,118.

[5]杜蕾.新时期电子档案在档案管理中的应用[J].知识文库,2019(20):22-23.