采购制度在企业采购管理中的重要性

采购制度在企业采购管理中的重要性

张伟

福建中烟工业有限责任公司，361012

摘要：现阶段，企业发展过程中将采购管理视为关键部分，这是对企业进行生产成本控制的有效形式。企业想要发展，就要在注重经济效益的情况下完善采购管理。工作人员提升采购管理工作认识，加强采购管理的方案规划，在联系企业发展实际情况的背景下，推行良好的采购管理举措。总之，要将采购管理在企业发展中的重要性展现出来，为推动企业的发展提供充足的动力支持。

关键词：采购制度；采购管理；企业生产

引言

健全完善的采购制度，在能规范执行的情况下，可以保障企业生产的正常运行，保证生产效率和生产任务的完成。同时，也对控制企业成本，增加企业生产利润起到重要的作用。不规范的采购制度，会造成采购成本的浪费，还会造成采购物资质量的不可控，从而有可能直接影响到企业生产的效率和最终的产品质量。不仅如此，混乱的采购制度，往往会影响采购人员的工作作风，造成一定的腐败现象。因此，一个合理的采购制度，是企业建立健康采购管理的基础，也是对采购人员和采购部门强有力的指引和约束，更是企业生产正常运行，保障生产效率的前提。

一、采购管理的概述

所谓企业采购，即是企业在对供应商所提供的服务以及原材料的报价及效益情况进行分析和对比之后，通过最低的成本对其进行采购的一种市场经济的行为。而采购管理，即是针对采购的活动，企业进行的计划以及组织，从而对其进行的控制和协调的一种管理行为。企业的采购管理并不是只针对单独的部门，而是与企业的各个部门都有着极为密切的联系。企业的采购除了要将企业各部门所需要的材料和物资采购回来之外，也需要对采购的量和时间进行掌控，在资金方面也要保证不会使其浪费，采购回来的材料及物资的质量更是需要采购人员保证。而这些同时也是采购管理所需要负责的工作内容。

二、采购制度在企业采购管理中的重要性

（一）是贯彻企业采购法规制度的重要基础

为了规范和加强企业采购工作，国家制定发布了《招标投标法》等法律、规章，这些是进行企业采购活动的基本依据。尽管在制定过程中尽可能考虑了不同地区、部门、项目的企业采购要求和特点，但相对于具体的企业采购活动而言，企业发布的各项规定仍需结合具体企业采购项目、方式和管理特点，要求进行具体化，并作必要补充，以使企业采购管理工作能渗透到企业采购管理的各个环节、各个方面。

（二）是规范企业采购工作秩序的客观要求

企业采购工作涉及企业各部门、供应商、招标投标机构等各方面的利益关系，因此企业采购工作必须依各个企业针对本企业制定的各项规整制定进行。从我国企业采购制度情况来看，在采购过程中走后门、送回扣、假招标、扩大预算、高价围标低价抢标等腐败行为屡有发生，一些单位或人员为了小团体或个人利益，不仅损害了企业和企业员工的公众利益，也对企业采购活动的推行和管理带来消极影响。因此，加强企业采购内部控制制度建设，使企业采购管理工作的程序、方法、要求等制度化、规范化，这样才能保证企业采购管理工作有章可循、有据可依、规范有序，才能保证企业采购工作在维护企业正常运行生产中发挥应有的作用。

（三）是完善企业采购管理制度体系的要求

企业采购管理制度体系，通常由企业内部制定的天条、规章、制度三个层次构成。显然，内部控制制度是企业采购管理制度体系的重要组成部分。《内部控制制度 》对企业采购工作的原则、基本方法和程序作了规定，为企业采购活动提供了制度保证，但只是指明了工作的方向和目标，要实现目标还需要根据规定并结合管理要求进行充实和细化，才能使企业采购《内部控制制度 》规定落到实处，进而保证企业采购管理制度体系的完整性和有效性。

三、完善采购制度在企业采购管理中的措施

建立完善的企业采购制度，必须明确采购过程中，各岗位、各环节的责、权及相互关系，有利于建立稳定可靠的采购关系；明确采购人员的业务操作流程，有利于提高采购执行力和采购效率；明确采购制度中的监督机制，有利于保障采购人员的廉洁从业。因此，采购制度作用的发挥是建立在采购制度本身科学合理并有较强的执行力的基础上的，为建立合理的采购制度，可以采取以下措施：

（一）确保采购制度的可行性

现今大部分生产型企业所采用的传统采购模式，基本都具有一定的相似性。但一个科学有效的采购制度，必须是建立在企业本身特点和环境之上的。在制定采购制度时，需要充分考虑企业的内外部条件、发展目标、行业特点以及采购部门人员情况等条件。因此，一成不变的采购模式是不可取的，直接生搬硬套“成功者”的经验更是不可靠的做法。合理的采购制度制定之前，首先需保证其可行性，即制定的规则能行之有效地实施下去，出台的政策都是切实可行的。

（二）确保采购制度贯彻实施的连贯性

采购制度的具体实施，是一个连贯性十分强烈的过程。具体来说，可概括性地列为以下流程：采购计划的下达、采购任务的分配、询价、议价、比价、审价、择优采购、签订合同、预付款、到货、验收、入库、结算。不同的采购制度在具体的流程设计上会有一些差别，但总体来说，一个采购任务的完全执行，是有一个较长的流程的。对于一些交货周期长的物资来说，采购过程甚至会持续很长的时间。因此，采购制度需具备流畅的连贯性，一环扣一环。这就需要建立与健全采购岗位责任制，能做到采购部门人人有职责，事事有人管，目标清楚，责任明确，工作有条不紊，避免出现疏漏和遗忘的情况。

（三）确保采购制度在实施过程中的可协调性

在采购任务的执行过程中，涉及到许多部门，许多岗位。一个采购任务的彻底完成，是需要相关部门互相合作、互相协调的。因此，制定采购制度时，需要尽可能的考虑全面涉及到的部门及岗位，划分好职责，细化流程，落实到人。这样才能保证每一个环节都能顺利执行，也能避免产生遇事互相推诿或者遇事无人可应的情况发生。具有良好协调性的采购制度，能把上下级工作、前后环节工作有机地联系起来，提高采购效率。

（四）确保采购制度中对采购部门及采购人员的可监督性

由于采购工作的特殊性，采购人员必须严格遵守廉洁从业准则。制定采购制度必须通过合理的流程，科学的设计，将监督机制融入进去。没有严格的监督，采购制度就会流于形式。加强采购制度的可监督性，需要加强采购过程中各部门各岗位之间的互相监督和提醒。一方面，需要在采购部门内部进行纵向检察，由领导对采购人员的工作进行监督和审核；另一方面，还需建立专门的监督部门进行横向检查，对询价、比价过程进行参与和审查，避免采购部门一言堂的局面。这样两相结合，能较大程度的避免采购过程中的腐败问题

四、总结

采购制度的建立在采购管理中占据着至关重要的位置。完善的采购制度，能科学控制采购物资的质量，进而直接保证产品的质量。同时，可以控制采购成本，提高企业生产的经济效益，是保障企业正常生产经营的必要条件。因此，企业进行采购管理时，首要考虑的即是如何建立一个合理有效的采购制度。在其中，需确保采购制度的可行性、可协调性、可监督性及连贯性。如此，制定一个科学、高执行力的采购制度，是成功的采购管理的基础和前提。

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