信息管理系统有效提高图书档案管理的路径

信息管理系统有效提高图书档案管理的路径

那,辛

内蒙古兴安盟突泉县图书馆， 内蒙古 兴安盟 137500

摘要：在当今世界，随着经济发展和科学技术的飞速发展，网络技术的普及，使人们获得知识变得更为方便，而网络作为一种重要的获取途径，不仅使人们获得知识的途径变得更为方便，而且还能促进知识的传递，对于个体和整个人类的发展都具有重要的作用。在图书馆的档案管理中，利用信息系统可以储存海量的知识资料，为读者的检索与研究提供便利，从而为图书馆的档案管理工作带来极大的便利。

关键词：信息管理系统；图书档案；管理策略

引言：在网络时代，高技术在各个领域得到了广泛的运用，包括图书管理行业在内。当前，随着时代的发展，信息化管理体系应运而生，它可以对文件进行高效的管理，确保数据的安全性和可靠性，提高数据的管理效能。通过对高校图书馆文献资源的整合，可以有效地提高高校图书馆的文献资源，提高高校图书馆文献资源的质量，促进高校图书馆的发展与提高。本文通过对高校图书馆信息化管理体系的实施，对如何提高高校图书馆的工作效能进行了探讨，以期对高校图书馆馆员的工作有所启发和借鉴。

1在进行图书档案管理工作时应用信息管理系统的重要意义

1.1提升图书档案管理水平，充分发挥公共图书馆的价值作用

要提高图书馆的服务质量，就需要建立完善的信息化管理体系。正是由于图书是纸质的，而且以往的图书都是手工制作，因此许多信息并不能完全保存，更别说是分享了，这就使得很多有效的信息和资源没有得到有效的使用，所以也根本就没有办法发挥出它的全部价值。而信息管理系统，就是为了解决这些问题，让更多的人可以通过互联网来获得图书馆的信息，为更多的人提供更好的服务和利用而产生的 [1]。

1.2满足社会发展要求，满足大家的学习需要

建立图书馆是为了让更多的人了解更多的信息，为更多的人解决问题，为他们提供更好的学习和生存服务。但是，以往的文献资源的使用方式无法达到信息的分享，阅读的限制也使得使用的效果也不理想。在网络高速发展的时代，每个人都需要更多的信息，每个人都有更多的求知欲，所以对于信息资源的需求也就更高了，所以，传统的信息资源管理方式，是无法适应所有人的需要的。在图书馆的信息化建设中，不仅可以提高图书馆的信息化管理水平，而且可以打破时空的限制，为广大读者提供更多的知识，以更好地服务于读者的需求 [2]。

2信息管理系统应用现状

在现代，随着互联网与数字技术的飞速发展，各种组织与机构都需要搭建一个信息化的平台。随着网络的不断发展，人们发现了传统的纸质文件储存方法存在的不足，导致了人们对电子文档的快速查询和对数据的分析过程中有着诸多不便。图书馆是一个民族和个人的宝贵财富，它以其庞大的数量，吸引了更多的人，然而，由于电子文献的阅览量太低，根本不能适应现代社会的需要，如果读者急于查找某个数据，很有可能会遇到难以快速查找到需要的数据，再加上目前的图书管理体系不兼容，使得其价值难以充分利用。为此，必须进一步改进现有的信息化管理体系，以提升其运行的效率与品质，实现系统的即时升级，并以现代化技术替代传统的文献资料搜索[3]。

3图书馆档案管理内容

政文档案、人事档案、业务档案、器材档案等是高校档案的重要组成部分。政文文件是指党政文件，会议记录，内部会议记录等。这种信息的搜集很困难，所以信息并不完整，也很分散。员工的个人信息包含了图书馆员工的个人信息和用户信息，岗位配置和变动情况、职称评定等信息、图书借阅信息等。在信息社会，人们通常把信息储存在图书馆的文件资料管理中。所谓的商业文件，就是指在图书馆开展工作的过程中，所收集到的各种资料，包括工作报告、研究报告、以及图书馆的工作记录等。设备档案是一种设备信息，它记载着设备引进和维护等方面的信息，特别是在实行招标后，设备的购置必须要有一个单独的设备存档 [4]。

4如何运用信息管理系统提高图书档案管理的效率

4.1引用先进系统设计技术，建立强大的数据库帮助图书档案的检索

在系统设计和开发中尽量采用成熟的技术是系统开发成功的保证，我们开发图书档案信息检索系统时，采用的主要技术为：Web技术、ASP技术、html技术、关系数据库技术和局域网技术。由于采用了以上技术，大众在运行浏览器（如IE），以B/S方式连入主服务器，浏览信息或提出服务请求，图书馆管理者可以掌握所有的图书信息，图书馆财务人员可以对工作人员的工作情况进行统计，灵活处理财务等。ASP技术很好地适应了交互站点设计和基于WEB的数据库访问的要求，ASP环境下对数据库的访问采用ADO数据模型，使用它，可以对来自许多种数据提供者的数据进行读写与操作。例如，可以使用Microsoft SQL数据库中的信息，以及它与ODBC兼容的数据库。

4.2利用用户界面设计提高图书档案管理工作的快捷和人性化

4.2.1 系统主界面

利用Visual foxpro6.0提供的菜单实现方法，建立一个类似于Windows风格的操作界面。

4.2.2 输入记录界面

该菜单包括两个菜单项目（书籍和阅览器），在菜单栏中设置了两个菜单，在菜单栏中按下一个菜单，就会出现一个对应的菜单栏。

4.2.3 借阅图书界面

在此，我们设置了两个表格，一个表格需要用户的借书证号，一个是关于这个用户的相关资料，如果用户通过了这个表格，就可以看到这个用户的相关资料，比如借出的图书编号，比如借书的总编号，比如借书日期（目前的系统日期），还书日期（期限是30天）[5]。

4.2.4 查询数据界面

包含两个菜单项（图书和读者），这里设计了五个表单，可以完成查询图书和读者信息的功能。查询图书有三种方式（三个子菜单项）分别是按编号查、按书名查、按作者查，其中后两种支持模糊查询，只需输入书名和作者姓名的一部分，即可显示出所查之书的详细信息：书号、书名、分类号、作者、出版单位、单价。查询读者有两种方式（两个子菜单项）分别是按借书证查、按读者姓名查，当选择一种方式之后即可显示出所查读者的详细信息：姓名、性别、借书证号、单位等。

结论：建立和推广电子文献信息查询体系，可以提高文献资源利用的效率，提高文献资源的查询、利用、减少各种繁琐的文件处理，为广大读者营造一个良好的借阅环境，及时获取信息，减少决策失误，减少工作量，提高统计能力。要充分利用资讯查询的优点，就必须加强员工的训练，同时要做好资料的使用反馈，以便更好地维持资讯查询的稳定。

互联网已经成为了人们获取信息的主要方式，但是由于互联网上的数据太过复杂，如何使搜索过程变得更加简单，从而有效地提高检索的效率，已经成为众多学者关注的焦点。目前已有的研究显示，利用网络技术可以有效提升使用者资讯搜寻的效能，其主要体现在扩大资讯渠道、减少资讯获取成本。信息检索技术已经成为科技工作者获得知识的主要手段，因此在信息化背景下，如何利用信息化技术来提高信息技术的应用是十分必要的，同时如何对信息进行高效的组织，提供全面、快速、准确的信息查询服务，也是当前亟待解决的问题。

参考文献：

[1]杨宁.大数据时代下高校图书档案管理探析[J].黑龙江档案,2021(04):252-253.

[2]李晓蕾.信息管理系统有效提高图书档案管理的策略[J].信息记录材料,2021,22(02):147-148.

[3]侯莉.论信息管理系统有效提高图书档案管理的路径分析[J].兰台内外,2020(22):16-18.

[4]李辉.图书档案管理系统在图书管理中的应用[J].中国管理信息化,2016,19(10):156-157.

[5]高艳梅.浅谈高校的图书档案管理及信息化[J].黑龙江科技信息,2012(35):133+240.