电子档案的保密工作之探究

电子档案的保密工作之探究

梁晓

国网山东省电力公司平原县供电公司，山东省德州市253100

摘要：随着我国经济实力的快速提升，我国迎来了高速发展的全新时代，伴随时代的不断发展和进步，传统档案管理工作已经不能满足时代发展的需要，故而档案电子化诞生了，这是对传统档案管理方式的改革，不但让储存档案的载体发生了变化，同时也使档案信息资料收集、分类、储存方式等环节产生了变革。在信息技术迅速发展的当下，档案电子化发展情况并不容乐观，就法院档案电子化保密工作而言，存在着各种安全隐患，需要不断加强档案电子化保密工作，提高档案电子化安全管理水平。

关键词：电子档案；保密工作

引言

随着大数据技术的飞速发展，档案管理效率有效提升，并且信息查找也更加方便快捷。基于目前来看，在大数据背景下，不断优化电子信息档案管理水平，无论是对于社会各个行业的稳定健康发展，还是对提升电子档案的信息管理工作的质量，均起到了关键性作用，可以为各个单位的数据信息利用提供保障，有效弥补了传统档案管理工作的不足之处。

1电子档案管理的保密重要性

在档案管理工作中的一项重要内容就是档案的保密管理工作。如果采用过去那种人员参与度大、各方面成本较高的传统档案管理模式来进行档案管理，不仅导致档案工作的管理效率和质量水平达不到要求，还大大的增加了工作人员的劳动强度。为适应新形势档案工作的要求，可大力利用档案管理的信息化数字化技术方式，这样即有效提高了档案工作的质量和效率，也实现了传统纸质载体档案的成功替代。当然必须强化电子档案管理的保密工作，这样才能有效保护档案信息的安全，以防档案数据信息泄露。

2电子档案的保密工作

2.1信息安全层面

首先，建立信息安全防护体系。根据相关规范的要求，建立健全电子档案信息安全防护体系，开展数字电子档案信息系统等级保护工作，以提升信息系统整体的安全保护能力，减少安全隐患。加强电子档案信息资源安全备份工作，可采取增量备份、差异备份或全备份等方式，以及进行异地存储备份，以避免电子档案信息资源丢失、损毁或操作失误的发生造成的严重后果。其次，加强电子档案信息系统日常运行维护。按照国家有关信息系统安全的要求，做好安全隐患排查、风险漏洞检测等工作，提升电子档案信息系统的安全性。可通过服务外包方式，购买第三方安全服务，开展电子档案信息系统的日常安全检测、漏洞扫描、风险评估、系统维护等工作，及时消除安全隐患。最后，要做好电子档案数字化加工的信息安全工作。对数字化加工的设备、网络、数据载体、场所等严加管理，做好电子档案数字化加工的日常管理和安全保密工作，强化电子档案实体和数字化成果的安全性、保密性。

2.2加大对电子档案生成、流通、使用、管理全流程安全信息技术的开发

现代信息技术与电子档案管理的融合让电子档案管理变得更为便捷，但相应地带来了一系列的安全问题。因此，为了切实保障电子档案信息安全，在电子档案管理过程中应引进更为先进的安全信息技术，为电子档案管理保驾护航。一方面，应加强对电子档案业务系统安全技术的引进，设置防火墙，定期对电子档案业务系统进行补丁修复和网络维护，设置合理的访问与管理权限，确保电子档案信息安全。此外，还应持续地给予电子档案业务系统建设以资金投入，确保电子档案业务系统的软硬件设备能够及时地得到更新、维护和修缮，确保电子档案业务系统的软件设备不落伍、不落后，能够适应现代信息技术发展的新要求。同时通过先进的身份识别、访问控制等技术的运用，进一步提升电子档案系统抵抗外部入侵的级别和能力。另一方面，应制定科学合理的电子档案管理制度和技术标准。随着信息技术的发展，电子档案管理也出现了很多新情况、新问题，如果没有统一的制度和技术标准，很容易因为系统或端口的不兼容造成电子档案信息失真或丢失问题。因此，制定有约束力的电子档案管理制度和技术标准，有利于实现电子档案格式内容的统一，方便存储、管理、后期利用和开发。

2.3共同管理档案信息资料

在单位档案管理工作上要利用好信息化建设技术，要尽可能的利用起数字化档案处理的效率优势，再之相关部门也要熟练的掌握档案数字化的运行流程。在各部门间要统筹协调，建章立制，确保管理制度统一，并且要促进管理人员间的相互协作，这样才能确保档案工作质效的提升。再是对管理人员的培训工作也是十分重要的，直接影响到增强档案管理工作的意识，把数字化技术的优势最大可能的运用出来。要建立完整的档案数据资料体系，既要把信息网络技术的优势运用起来，也要确保数据资料录入的正确率。要把档案数据资料的提升速度作为一个重要指标，最终实现传统纸质档案向电子化档案方向过度。要确保将来档案数据资源的相互交流，各单位在建立最新的电子档案管理系统的基础上，还要安装统一的、能够互联互通的管理运用程序。在保证档案管理体系统一的基础上，再将相关数据资料统筹管理，各部分由特定的部门管理。另外，对于电子档案数量多的特征，根据档案资料的重要性，可以分为各个级别，级别的不同对应不同的访问口径。在电子档案管理工作中，利用保密措施的多重性，能够提升数据资料的安全性，有效减少外泄风险，对档案管理质效的提高起到非常大的作用。

2.4构建联动机制，健全监督和救济路径

首先，档案电子化保密工作需要积极构建档案和保密联动机制，建立档案工作业务与保密检查联动机制，整理好档案管理部门与保密部门之间的关系，合理利用各方力量，一并解决档案管理工作中的不安全问题。其次，应当及时邀请档案和保密管理部门参与到档案电子化建设中来，接受各方监督，预测档案缺失部分，并且对缺失部分加以弥补。再次，健全监督与救济路径。科学拟定档案电子化操作规程和制度以及有关监管机制，严格根据规章制度进行操作，同时在具体实践中按照问题及时调节与完善。执行档案电子化专职人员外部监督管理与外包企业项目管理内部约束相融的监督机制，构成错误检查和绩效目标考核管理机制。对于新生档案扫描过程会发生大几率遗失的情况，需要提供各种抢救路径，准备抢救方案，严格控制风险。

2.5电子档案信息安全的技术保障策略

先进的安全保障技术是电子档案信息安全的重要支撑。针对数据转型背景下电子档案信息安全所面临的威胁，必须强化技术保障作用，利用LeagView业务数据防泄露技术，辅以数据加密技术和防火墙技术等，构建完善的电子档案信息技术安全防护系统。第一，LeagView业务数据防泄露技术主要在网络文件共享系统、数据库系统、OA办公系统中，对电子档案信息进行本体截留和传送风险控制，还可以在电子档案信息数据使用后及时进行数据销毁，全方位保护网页数据、网络设备配置信息、电子档案信息数据库等。第二，通过虚拟计算机保护技术的应用，对传统电子档案访问权限进行设置，在计算机终端对个体数据和公共数据进行合理分割，避免电子档案信息数据泄露问题。虚拟计算机在逻辑层面上可以划分为业务计算机和个体计算机。个体计算机可通过业务计算机进行电子档案信息数据的交互，获取相应数据；业务计算机只有获取相应的访问权限才可以对电子档案信息进行访问。

结语

在大数据背景下，单位要想做好电子档案保密工作，就必须要投入更多的资金，打好档案保密工作的硬件基础，保证电子档案保密工作的规范性、科学性，为电子档案保密工作提供创新发展路径，发挥电子档案管理的作用，为单位创造更多的价值，同时促进单位的发展。

参考文献

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