科研项目档案管理若干问题思考

科研项目档案管理若干问题思考

尚振宇

中国电建集团城市规划设计研究院有限公司  广东广州  511466

摘要：在新形势下，科研项目档案管理逐渐有了更多的管理方法与管理理念。但在科研项目档案管理中存在着科研项目档案归档完整性较低、不够及时，以及科研项目档案利用率较低等多方面的问题。为能将这些问题解决，本文便针对科研项目档案管理展开一系列探讨分析，期望以此实现科研项目档案管理成效的提高。

关键词：档案管理；问题思考；科研项目

前言：开展系统化、信息化的科研项目档案管理，能够为科研成果申报以及科研成果的形成与提高提供有效保障，同时也能够进一步提升科研单位的科研水平。可见，针对科研项目档案管理中存在的问题以及科研项目档案管理的具体对策展开探讨，具有十分重要的作用。

1 科研项目档案管理含义与意义

1.1 科研项目档案管理的含义

在科学研究过程中，研究档案是最有价值的资料和科学储备。科研项目档案是科学管理的重要组成部分，是对科研成果的科学安排和利用。科研项目档案的管理包括分类、整理、转移、管理和应用等主要内容。分类是指各种材料的分类和规格；整理是指编制资料目录，并将资料分册；移交是指档案移交管理部门保管；管理是指对档案进行有效处理，实现保密保管，形成统一的系统流程。科研项目档案的管理主要是为了科学管理和实际应用，这同时也是科研项目档案的价值所在。

1.2 科研项目档案管理工作意义

在科研活动过程中，科研项目档案是不可忽视的重要组成部分。经过技术整理形成的具有保存价值的数据，是科研项目成果最真实的反馈和水平反映。科研项目档案的顺利开展，科研成果的形成、应用、管理和发展都是重要环节，对科研的可持续发展起着重要作用。科研项目档案记录了科研的过程，是最真实的历史记录，具有很高的文献分析和研究价值，因此科研项目档案管理必须具有高度的科学化和规范化，这样才能达到更高的制度规范化[1]。

2 科研项目档案管理的作用

2.1 科研成果申报中的作用

科学研究的发展推动着社会的进步，而科研项目档案是科学研究发展过程和成果的集合体，它涵盖了大量的技术理论和方法，是众多技术人员智慧的汇聚。它们不仅为科研人员取得成果提供信息安全保障和支持，也为科研人员确定研究课题和发表成果提供必要的参考和帮助。是全面提高科学研究效率、促进学科发展的重要保障和基础。

2.2 保障科研成果的形成与提高

科研成果的获取不是一朝一夕就能完成的。从研究选题、立项、结题、结论到成果认定，凝聚了科研人员多年的心血，历时3 - 7年。研究成果发表后，研究者需要及时总结、积累并进行后续研究，形成更符合实际需要的研究成果。实现智力和物质资源的效率发挥。因此，科研项目档案管理不容忽视。既可以为科研管理领导提供决策依据，又可以避免重复的低水平研究，保证资源、财力、物力的充分利用，提高工作水平的整体效率。

目前已经进入信息时代，网络的使用在很多领域得到普及，大大提高了科研成果的报告效率。但尽管如此，科研人员也必须注意科研成果申报的完成情况，因为其质量直接影响到最终结果的评价结果。科研项目档案信息的完整性和准确性是填写成果申报的重要依据和参考。因此，只有保证科研项目档案的真实性和完整性，才能真正体现申请人所表达的成果的创新性和特点，使评审专家通过申报了解成果的科学性、先进性和实用性，提高申报结果的质量[2]。

3 科研项目档案管理中存在的几方面问题

3.1 项目档案归档完整性较低、不够及时

大多数结题科研项目中都只有管理部门所提交的管理文件，如:项目可行性研究报告、项目计划、任务书、科研项目相关的合同、年度进度报告，以及科研结题报告。在这其中，存在一个常见的问题，即只会对重要节点的数据进存储备份，存在较多的过程性文件，如研发代码、知识产权申请流程文件等，一般都掌握在项目团队手中，不会主动归档。

3.2 科研项目档案利用率较低

科研项目档案归档的原则为：所有科研项目都需要有相应的档案，具有高度的独立性，同时，因科研项目类型之间存在的差异，各个科研项目档案的组成部分也不同。然而，对于科研机构而言，所需要面临的科研项目通常是多类型、多样化的。具体包括纵向科研项目以及横向的科研项目。因为其具体的来源之间存在较多差异，导致其又可以被细分为许多类型。然而，由于科研项目档案的独立性特征，也使得科研项目档案归档体系不够完善，缺少基础的系统性特征。即使后续的研究者想要在档案中寻到相关信息，也很难确定某一档案中是否具有自己需要的信息，也不知道自己所需要的信息资料存在哪些科研项目档案中，此种问题的出现，使得科研项目档案逐渐出现了利用率不高的问题。此外，有许多科研机构对显在效应非常重视，技术设备、人力、物力等多方面均有着较大的经费投入。而科研文献和科学档案是科研活动的副产品，他们对科研文献和科学档案的重要性认识不足，进而使得在这方面缺少投入，直接对科研项目档案信息化的发展，进而导致科研项目档案的实际利用率较低。

3.3 档案管理方式不够合理

在科研项目档案管理中，其工作效果往往难以得到有效保证，各类档案无法统一开展管理。同时，随着科研项目的进展，导致科研项目档案的数量不断增加，不仅扩大了档案的存储空间，也增加了管理者所需要耗费的工作时间，降低了工作效率，而且也不能保证所有项目档案得到完整的保护。此外，各通常开展的科研项目档案管理工作，基本都会采用人工检索、人工编辑。这种管理方法有很多局限性，很难对项目档案中的数据进行及时的归档与整理，还可能导致档案残缺不全，甚至出现丢失的严重问题[3]。

4 科研项目档案管理问题对策

4.1 加强软硬件投入

目前，仍有部分科研单位的档案以纸张或照片的形式保存。对档案存储空间的温度、通风、消防等有严格的要求。但在实际科研工作中，几乎很难为科研项目档案的存放提供过多的空间，其存储房间的指标也难以满足档案长期保存的要求。因此，硬件和软件基础设施的建设应同时考虑。硬件设施主要是指现代档案管理所需的计算机、网络、存储设备、多媒体图像采集和输入系统。软件主要包括文件管理软件系统、相应的管理调度软件、网络数据库管理系统等。

4.2 完善档案管理制度，加强人员管理

面对新时代发展背景，科研项目档案管理工作也应当尽快实现信息化发展，而为了实现档案管理的信息化，档案管理系统的完善也是十分重要的。既要集中管理档案，又要实现档案统一管理，统一各类档案，建立合理的信息资源共享平台，促进单位与社会的良好沟通，加快工作速度和效率。对于每一个工作人员来说，这可以大大提高他们的工作效率，让人们感受到巨大的好处。

同时，在科研项目档案管理中还需要尽快提高档案管理工作涉及人员自身安全意识，以有效保护档案信息的安全，避免因档案管理工作人员自身安全意识不足而造成的科研项目相关信息泄露问题，保护科研项目。

5 结语

综上所述，在科研项目档案管理工作的实际水平与质量，是影响科研项目档案后期利用价值的关键。对此，相关人员需切实提升档案管理成效，并加强档案资料的利用率，创新科研项目档案管理的方式，实现更为科学化、规范化的科研项目档案管理，最终有效提升科研单位的实际科研水平。

参考文献

[1]韩军, 刘月成. 科研单位基建项目档案管理的若干思考——以"国家地震烈度速报与预警工程-新疆子项目"为例[J]. 城建档案, 2020(5):2-2.

[2]杨会, 孙晓燕. 做好科研项目档案管理的思考——以广东省第一次全国海洋经济调查为例[J]. 兰台内外, 2020(18):2-2.

[3]胡莹, 刘大巧. 基于"双一流"建设的高校档案工作优化若干思考[J]. 档案管理, 2020(2):4-4.