数字化档案在水库管理单位中的应用研究

数字化档案在水库管理单位中的应用研究

邓亚倩

新疆水利发展投资（集团）有限公司    新疆乌鲁木齐    830000

摘要：目前我国大多数水库管理单位的档案管理工作中，信息收集与储存主要依靠传统纸质收集模式，此种档案管理模式不仅需要消耗大量人力、物力以及财力，并且在档案管理过程中极易出现问题。随着现代化互联网平台建设进程不断推进，在水库管理单位档案管理工作中积极引进计算机信息技术，可以保证档案信息的安全性和时效性，因此水库需要积极引进数字化档案管理模式，从根本上保证水库档案管理效果。

关键词：数字化档案；水库管理；档案保护；工作流程

引言：

对于水库档案管理来说，数字化档案管理模式是一种安全、高效的技术手段，因此此种管理模式在实施过程中，主要通过计算机互联网平台，结合系统软件，形成全新的档案信息管理模式，能够将水库所有的信息数据转化为数字化的档案信息，实现档案信息的共享管理与便捷管理。

1、数字化档案内涵

数字化档案主要是将原始纸质档案经过电子扫描和人工传输等方式储存在计算机云端平台上，充分发挥出计算机信息储存功能，确保数字化档案可以高效使用。而数字化档案在实施过程中，此种管理模式能够充分结合档案处理实际情况，转变传统档案工作模式。除此之外，传统档案管理普遍关注和重视资料储存和保管，忽视档案应用功能，然而数字化档案管理则直接将档案应用功能放在档案管理的首要位置，确保档案工作能够正常开展。

而在档案管理技术方面，数字化档案日常管理应使用全新管理思维模式，充分发挥出数字化的应用优势和特点，对于数字化档案管理现状来说，其管理核心则是云端服务设备，该设备和结构体系在运转过程中普遍具有轻负荷、开放性以及维护方便等特点和优势，能够将信息文字、岗位员工信息、水库岗位员工信息等进行数字化管理，确保水库管理单位实施过程中具有全面性[1]。

2、数字化档案优势

2.1节约成本

由于水库管理单位开展日常管理过程中，传统档案主要依靠纸张作为工作媒介，此种管理模式则需要大量的工作人员进行技术操作，并且为了保证岗位员工的稳定性，要不断提升岗位员工的薪资待遇，长期以往会造成档案管理成本费用相对较高。而引进为信息技术之后，有效脱离了纸张的束缚，降低人工整体投入力度，降低纸张使用成本，有效节省了档案投入的人力和财力。

2.2 提高对档案保护力度

水库管理单位使用传统纸质档案管理模式具有的缺陷较多，比如：信息保存以及信息查询等十分繁琐，并且一旦处理不当会丢失数据，此时如果将纸质档案转化为数字化档案，并且以数字化数据形式储存，那么则可以有效避免以上问题和不足。除此之外，传统纸质档案在储存和查询过程中，由于大量数据需要长期储存，纸质经过长时间氧化后会逐渐脆弱，一旦后续无法正常处理则会造成纸质档案产生损坏。引进数字化档案则可以有效解决以上问题，不仅能够有效避免纸质档案的损坏问题，还能够更容易处理信息和数据[2]。

2.3 提高办公效率

由于传统纸质档案需要大量的储存空间，因此查找信息时则要花费较多的人工和时间，而使用数字化档案管理模式，无论是储存时间还是空间都能够展现出明显优势，尤其是水库进行日常档案管理时，工程建设信息、日常管理以及项目施工资料等都需要进行详细的记录和数据备份，可以极大的提升档案办公工作效率。

3、传统档案管理问题

档案管理一直是水库管理中颇为重视的一环，现阶段大多数水库档案管理采取纸质笔录的方式。这种方法费时费力，而且一旦遗失，很难补救，安全无法得到有效的保障。

3.1 员工思维落后

对于岗位工作来说，员工的工作行为会受到思维意识的影响，员工对于事物的主观印象会至直接影响工作质量和效果，尤其是水库管理单位档案管理工作想要正常开展，则要求岗位员工清楚的知晓档案工作内涵和作用。但是我国水库管理单位档案管理大多数使用传统的人工管理模式，此种工作环境无法保证员工清楚认识到档案工作对水库的含义，造成档案管理人员实际开展日常工作时经常出现问题和不足，致使档案被严重损坏[3]。

3.2 工作流程复杂

对于水库管理单位来说，档案管理是一项十分复杂且持续的工作，因此此种工作模式的重点则是要提升工作效率，而在我国使用传统档案管理模式时，由于水库单位所产生的数据和信息总量极大，并且所需要的记录的内容过于繁琐，致使档案在信息收集、整合以及储存环节上，传统纸质档案管理模式明显不及数字化档案管理方式。

从本质上来看，传统档案管理模式无论是管理效果还是和储存质量都无法与数字化档案管理模式相比较，加上我国科学技术水平不断提高，因此数字化档案模式逐渐成为水库单位文件档案处理的核心。

3.3 档案管理水平低

想要正常开展数字化档案管理模式，不仅需要制定出详细的行业标准，还应积极引进相关的专业人才，确保岗位员工能够在日常档案工作开展过程中熟练掌握相关专业知识，深入了解计算机以及档案管理专业技能。但是针对现有档案管理实际情况详细分析，大多数档案管理人员仍然依赖传统档案管理模式，虽然档案系统进行改革，但是员工却无法吸收和掌握相关的操作技术手段，导致档案管理水平不断降低。

4、数字化档案在水库管理单位应用策略

4.1 落实人才选拔制度

对于水库管理单位的档案管理工作来说，人才是影响数字化档案能够正常运行的重要条件，所以数字化档案想要正常开展，需要积极引进技术型人才。对此，水库管理单位在人才选择上，应将引进专业人才作为档案管理发展和成长的核心条件，并且管理部门要不断加强人才选拔管理制度以及培养工作，确保档案管理工作在日常运转过程中可以形成科学、合理的人才管理结构体系，从根本上提高数字化档案应用效果。

4.2 提高资金投入力度

水库管理单位想要合理使用数字化档案管理系统，资金的投入力度直接影响管理效果，只有保证档案资金的投入力度，才能保证数字化档案工作可以顺利进行。

从现阶段数字化档案资金投入现状进行详细分析，需要从资金数量以及来源渠道两个方面分别阐述。其一，想要保证数字化档案管理工作正常开展，国家以及当地政府需尽可能增加对数字化水库建设重视程度，有效保证档案工作在前期实施过程中能够顺利开展。其二，由于数字化档案管理工作从本质上来看是一项持续性高且复杂的工作，因此档案管理工作想要正常开展，管理人员还应合理规划资金应用范畴，确保政府所投入的资金能够展现出应有的价值，让档案管理工作可以形成完整的闭环链，为未来数据更新以及系统维护保存一定力量。

4.3 优化档案管理软件

数字化档案在实际工作过程中，要发挥管理软件系统优势，水库管理单位实际开展档案管理工作时，不仅要积极引进可行的管理软件，在软件操作模式上还应保证完成运转模块。

第一，数字化档案管理系统在运转过程中，首先需要详细收集纸质版的数据资料，并且通过扫描或者人工输入将其转化为数字化模式，而对于水库运转来说，由于工程建设时间较长，因此会产生大量资料和信息，针对此种现状，实际进行资料整理操作时，必须确保资料的完整性，从根本上关注信息录入的精准性。

第二，档案管理系统的建设要从水利档案形成入手，要重视水利档案基础文件的完整性，应通过档案形成及各建设方的关系，实现档案的分类保存管理，形成完整的档案管理系统。在系统开发过程中应考虑水利文件、文书档案、科技档案、声像档案等类型的存储，实现对文件、文书档案、科技档案、音频视频档案的快速检索功能[4]。

同时，应注意数字化档案作为信息化的产物，不能完全代替纸质档案，应根据工程管理的需求，保持双轨制，将纸质档案与数字化档案工作同时进行。此外，要注意数字化档案管理系统在运行过程中的风险，应提高数字化档案系统的抗风险功能，降低病毒、黑客攻击等因素给档案带来的影响。并做好数字化档案的备份工作，在保证档案完整性的同时，应尽量使档案信息更加的简洁化，以便检索和利用。

5、结语

由此可见，对于水库管理单位来说，数字化档案管理模式是信息时代背景下的产物，该管理方式主要利用全新操作技术储存档案信息，虽然其运转模式与传统纸质档案没有产生明显的区别，但是信息储存模式和基础载体却具有极大的差异性，相比传统纸质的档案管理模式来说，数字化档案管理模式所展现的优势则十分显著，比如：节省人力、物力与财力，提高档案信息储存效率和空间等，所以档案管理模式应积极开展数字化处理模式，紧跟时代发展潮流和脚步。

参考文献：

[1]毛旭楠.档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究[J].兰台内外,2022(35):7-9.

[2]于奇慧.档案数字化背景下加强档案管理工作的探析[J].文化产业,2022(31):16-18.

[3]闫凝.档案数字化背景下的档案信息服务研究[J].科技风,2022(29):147-149.

[4]赵瑾.数字化背景下水利事业单位档案工作创新初探[J].数字通信世界,2022(09):173-175.