档案信息化建设与档案管理的分析

档案信息化建设与档案管理的分析

董雪

中国电信新疆公司新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市830026

摘要：近年来，随着互联网技术和信息技术的发展，社会经济发展出现了新的增长点。在企业发展过程中，档案监督是企业管理的一个极其重要的组成部分。随着企业的不断稳步发展，企业档案越来越多。选择传统的档案管理模式必然会耗费大量的人力物力，同时也会影响企业档案管理的效率和效果。鉴于此，我们必须对企业档案管理方法进行改革和创新，以确保企业档案管理的效率，从而提高企业的管理能力。在企业未来的发展中，档案管理方法的信息化已成为可持续发展的必然趋势，有效提高了企业的核心竞争优势，使企业在激烈的市场竞争中产生有利的影响，充分践行了企业可持续发展的理念。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

1.企业档案信息化存在的问题

1.1资金及人员投入不够

一些企业档案层面资金和人力不足，档案信息化基础建设存在诸多困难。档案工作投入不足，导致档案信息化基础建设滞后。特别是资金、预算和人员的缺乏，导致档案信息管理方法数据平台进展缓慢，标准低，档案信息资源共享不足，档案信息应用成果低。造成这些问题的主要原因是领导干部重视不够，档案信息化基础建设推进不力。

1.2缺乏档案管理计划标准

一些企业缺乏档案管理计划和规范，导致档案信息化层面部门和计划管控不足，严重影响档案信息化基础建设的实施。主要原因如下：第一，一些企业认为满意地收集和存储档案是好事，这导致了档案管理方案的实施能力不足和约束。第二，缺乏对档案信息化基础建设细节的制度控制，档案信息化基础设施建设无法完善。三是企业缺乏档案信息化奖惩制度，激励效果不明显[1]。

1.3档案信息化基础建设缺乏熟练人才

一些企业档案信息化基础设施处于起步阶段，企业内部结构档案管理人员缺乏信息化建设中的知识积累。此外，他们忙于日常琐碎的工作，学习的机会很少，专业知识更新缓慢，这使得他们缺乏既了解档案基础知识又掌握信息技术的人才，特别是档案信息化基础建设的操作流程，工作的细节和重点没有很好地理解，工作成果也不大。

1.4档案信息化存在安全隐患

人的因素是档案信息安全的决定性因素。员工的技术原因导致的误操作可能会损坏或丢失存档软件的数据信息，危及系统软件的正常安全运行。此外，一些无良管理者更改或破坏文件信息，导致文件信息框架丢失或丢失，严重危及文件信息管理方法的质量。随着信息技术的蓬勃发展，互联网技术在各行各业普及，计算机病毒也应运而生。计算机黑客入侵互联网信息是司空见惯的，非法窃取互联网信息材料对档案信息的维护造成了极大的考验。网络信息安全不容忽视。现阶段，我国档案信息化法律相对落后，没有相应的法律法规可以直接适用。由于缺乏相关法律法规，信息化管理过程中的问题难以处理。此外，在物理安全层面，应用系统智能项目非常容易受到火灾事故、洪水、地震灾害等自然条件的影响。机械设备的干扰信号、配电线路提取和冗余技术直接关系到综合安全运行，导致文件信息丢失或损坏[2]。

2.企业档案信息化优化对策

2.1建立健全档案信息化安全管理制度

随着档案信息管理在各行业的普及，为了加强档案信息的安全性、标准电子文档的归档管理，确保电子设备档案信息的存储和合理使用，应完善以下规章制度：电子文档归档和管理方案，安全保密管理制度、数据档案查看和应用规则和条例、档案数据库管理、维护和维护规则和条例数据档案评估和销毁规则和条例，档案移动数据网络和信息设备操作和维护规则规则和条例，以及档案仓库管理系统。

一方面，要按照完善的管理方法和制度管人，推进管理的规范化、系统化。

另一方面，有必要提高从业人员对此类规章制度的熟悉程度。此外，我们尤其应该注意网络信息的安全。随着互联网技术的发展，网站渗透和网络攻击对信息化档案的安全保护提出了更高的要求。因此，在档案信息化建设中，各单位需要充分重视档案信息安全隐患，从创新的角度提供更高标准的标准安全防护软件，确保档案信息文件的可靠性和完整性，避免泄露的可能。

2.2制定科学合理的工作计划

为了促进企业档案信息管理的有序实施，企业必须制定合理的工作计划，确保企业档案管理有序组织。首先，需要明确档案相关工作的具体步骤和整个流程，要求处理时间和流程，大力开展管理人员业务培训，提高管理人员的专业技能，要求操作人员的操作流程，从而控制操作人员按照标准操作流程进行操作。第二，我们应该对运营商的操作过程进行监督和管理，以最大程度地防止运营商出现操作问题，确保操作的严谨性和准确性，并确保在文件信息上传过程中遇到不正确的情况。三是企业档案管理流程或系统要实现即时维护，在企业档案信息化管理环节，必须及时运行和维护相关系统和网站，确保企业档案信息化管理的相关计算机设备处于良好状态，维护系统稳定性，从而确保信息化建设计划的顺利完成。

2.3建立和完善档案管理体系

在企业档案信息化管理过程中，如果缺乏现代理论的管理模式，将导致工作实践缺乏规范性，从而导致工作实践过程中档案管理方法的诸多不符合，严重危害档案信息化管理的进步。因此，企业必须在档案信息管理环节建立科学、合理、完整的智能管理系统。智能管理系统必须是系统的、集成的、独特的，不仅要充分保证档案相关工作的正常运行，还要防止突发事件的发生。这种管理模式包括许多工人，包括人员的工作制度，以避免违反规定。此外，还需要逐步完善文件管理方法的相关制度。企业可以密切关注档案管理方法，创建单独的单位，授予相关管理员权限，并使每个部门的工作职责更加明确，从而确保企业档案管理方法的效率和有效性。此外，在阅读档案时，不仅要提供上级的批准，还要在档案申请表上写下自己的实际信息，包括姓名、单位、领导干部等，从而避免纸质记录卡丢失和找不到档案，进一步保障档案的安全[3]。

2.4标准企业档案信息管理

在企业档案管理中引入互联网信息技术，探索档案信息管理机制，已经成为现阶段许多企业档案部门的核心工作。在这样一个探索环节中，企业档案管理取得了多项考试成绩，档案管理方法的质量和水平也进一步提高。然而，为了进一步优化企业档案信息管理，必须加强企业档案信息的规范化建设。如果没有标准化、规范化的档案信息管理系统作为基础，就不会对企业档案信息化的基础建设提出要求。现阶段，档案界也有大量的数据信息档案建设规范、数据档案建设规范和电子设备档案归档规范等，但这些都是专业技术人员的基本建设标准和规范等，企业应根据自身情况进行调整[4]。目前，许多企业，特别是大中型企业，采用多地点办公模式。只有总部档案单位拿出企业内部结构的统一管理方案标准，才能产生统一规范的档案信息和数据信息。否则，将造成信息孤岛，难以实现档案数据库的集成、共享、远程控制和应用。因此，在档案信息化基础建设初期，企业需要把组织建设问题放在核心位置，创建规范、科学、合理、具有可操作性的标准和规章制度，严格执行标准和制度，从而提高企业在档案信息化建设中的实施能力，从而保证档案信息化建设的顺利进行[5]。此外，在双轨制档案管理方式得到广泛应用的前提下，企业档案馆可以对信息化建设中保留期不到十年的部分档案信息实行“单套制”管理方式，进一步缓解企业档案管理和仓储压力，进一步提高档案管理人员的信息化管理水平，逐步掌握和应用电子签名、电子签名、可信时间戳、数字图像处理等新技术，学习企业档案向企业战略转变的经验和储备水平，激发企业档案工作潜力，为企业的发展趋势做好档案服务保障[6]。

3.结论

综上所述，企业档案信息化管理是符合企业未来发展方向和时代发展方向的。企业应积极顺应时代进步的潮流，在企业档案管理过程中积极选择信息化管理策略，实现档案信息化建设，增强企业的逐步发展趋势。根据以上描述，大家阐述了企业档案信息化管理过程中存在的问题，阐述了时期发展的方向，以推动企业档案信息化建设。企业应根据自身的具体情况制定自己的信息管理发展战略，从而提高企业的管理水平和质量，提高企业的核心竞争优势，实现企业可持续发展的总体目标。

参考文献：

        [1]周毅，曲睿婷，韩永辉，庄莉.大数据时代的企业档案信息化建设[J].电子技术与软件工程，2018（24）：206.

        [2]张格格.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].中国有色金属，2018（S1）：152-153.

        [3]陈秋妹.基于信息化高校档案管理建设模式探究[J].兰台内外，2018（13）：72-73.

        [4]马艳秋.加强科研院所档案信息化建设的思考[J].兰台内外，2018（13）：42.

        [5]高文蕊.浅论信息化建设对地勘单位经营管理的重要性[J].财会学习，2018（35）：172+178.

        [6]程琦鸿.国有企业基建项目档案管理实践探索[J].城建档案，2018（12）：74-75.