企业物资采购智能精益管理研究

企业物资采购智能精益管理研究

苏悦

陕西延长石油物资集团延安有限公司   陕西省延安市 716000

摘要：物资供应是企业产品经营价值链主要链条的第一环，管理好供应对于减少企业产品经营成本费用和保障质量、稳健经营有着重大影响。因此，企业必须加强该环节的管理，有效控制采购成本和材料质量。本文就从企业物资采购管理的重要性着手，分析目前企业物资采购管理中存在的不足，以及如何实施智能精细管理的对策。

关键词：企业物资采购；管理现状；智能精益管理

一、企业物资采购精益管理的必要性

物资管理是企业管理的重要环节，也是企业能否盈利的关键，如何做到合理采购，有效利用减少仓库中物资积压，是物资管理中要考虑的重要问题。大型企业涉及的采购业务众多，但目前很多企业在物资采购管理方面一直采用传统的纸质办公方式，比如采购过程涉及到的采购计划申报、合同签订等，都采用纸质办公方式进行记录和审批，这种方式不仅效率低下，而且容易出错，更重要的是人力成本和资金成本很高。精益管理是指通过降低成本、提高质量、加快流程速度和改善资本投入、提高顾客满意度，使企业效益实现最大化。精益管理要求企业的生产管理必须运用“精益思维”，“精益思维”的核心就是以最小资源投入，包括资金、人力、设备、材料、时间和空间，创造出尽可能多的价值，为顾客提供优质产品和及时服务。从物资采购环节来看，精益管理是标准化管理流程下，综合考虑采购成本、产品质量、供货效率、存储成本、售后服务等因素实施的管理决策，从而达到物资采购效率最高、效果最好、效益最优的目的。

二、企业物资采购智能精益管理的意义

1、可以同时实现稳产保供与创效降本。物资采购行为的两个核心职能是保供与创效。保供则是为企业保证物资的供应符合正常生产作业要求，即既不产生停工待料问题，又不形成积压浪费;创效是通过减少采购交易价和运输成本费用，进而增加效益。可见，保供和创效是基于日常采购工作经验的归纳总结，结合管理层的决策意见，对企业发展至关重要。

2、能够进一步提升内控水平。物资供应管理工作的全过程，涉及许多环节的工作内容，前期调研、招标文件审核、报销以及固定资产管理工作等。在以上环节中，最常见的内控系统不健全的情形就是企业仅对采购招标的中间环节予以重视，而对前期和后期环节却有所忽略，企业在这些情形下往往根本无法对采购整个生产生命周期进行有效监管。如果内部管控系统不健全，还可能导致采购过程各环节的脱节甚至衔接不畅通，从而导致企业内设管理机构间的职能模糊、权限不明等。例如，企业可能会因为不重视物资验收，质保期内虽发现质量问题或察觉隐患苗头，但未积极解决，未主张需方的合法权益，造成质保期已过，使用部门遵照事实不愿意签字验收，但同时企业由于扣留采购款项而被供应商起诉。

二、企业物资采购管理中存在的不足

1、缺乏科学的供应商推荐备选方法和有效竞争。企业在确定供应商时，如果选择面过小，只围绕既定供应商加深合作，这些供应商就不能产生危机意识，报价欠缺公平性。另外，企业与新供应商达成首次合作之前，应进行基础情况的考察，避免推荐供应商随意性太强。以石化仓储企业为例，用于工艺管道的关键物资采购，如输送化工品物料的软管。产品质量直接决定生产安全，一线部门在产品选型上倾向于独家生产供应商。虽然市场上生产软管的供应商众多，质量证书均具备，但一线部门深谙“一失万无”的安全红线，对新供应商不能产生信赖。

2、物资到货验收松散。物资验收实际上也是与供需双方的经济利益息息相关的，其时效性特征非常显著。验收一旦延误或不仔细，需方因没有及时调试而错失退换货的有效期，有损需方权益，供方请求按期结算的要求可能无法实现，还容易产生经济纠纷。同时，许多企业在实际的管理工作中，验收也不是由仓管员、采购员、申购人等共同参加，往往只有仓储经理参加的验收活动比较频繁，且在检验环节并不注重对商品本身质量要求的检查，仅凭货单检验采购入库物品的类别、规格、总量等与实际情况能否相符，检查包装物有无损坏，以及外观上是不是有明显缺失等，而对其内在产品质量，尤其是反映物资品质的主要技术指标也很少加以检查，如厚度不达标等，容易造成事故。

3、一般采购及招标价格的确定不合理。许多企业的采购和招标报价确定标准出现了不符之处，主要有以下几种因素所导致：首先，许多企业招标书中公布的技术供应要求往往不合理、不准确和不全面，甚至出现了遗漏，从而出现“低价中标”“签证后补”“超预算投资”的现象；第二，标案中实质性响应条件往往不符合实际，或者出于某些因素，对最具能力的招标者判断出现了遗漏，或者理解上存在不正确的情形，最后出现了无法中标的结果；第三，企业技术部门在认识上框架也出现了相应的问题，不熟悉某些机械设备的工艺和技术条件，在这些情形下，就必须在已有机械设备技术性能指标的基础上对项目招标文件加以重新编制，从而使得机械技术条件有了指向性结果的出现；第四，有的企业故意针对某一特殊供应商而设定条件，以排除其他可能的投标人。

四、企业物资采购智能精益管理

物资管理是每个企业都要面临的一个管理问题，将物资进行规范化、制度化、科学化管理可以控制消耗，减少浪费，提高利用率，直接降低企业运行成本。物资种类多、数量大，物资管理琐碎繁杂，是一项不容易做好的工作。智能精益管理是指企业在物资采购中充分应用现代信息技术，依托海量数据，建立数据集成平台、监测分析平台和智能决策平台等数据集成和应用平台，从而辅助采购管理者做出最优决策。

1、智能精益管理系统的优势。（1）智慧型物资系统独具领先的产品优势。物资系统是企业基于物资管理采购招标的管理理念、方法和手段，结合物联网技术、云计算等先进的IT技术研发而成的一款智慧型管理软件。具有传统管理软件所不能比拟的既实时又智能的优势。（2）颠覆传统简易模式，开创管控新时代。物资系统不仅能管理基础物资，还配备了网上物资招标系统，对外公开发布招标信息，坚持公开、公平、公正、性价比优先的原则，对企业所需物资设备实行网上统一招标采购，提高了各企业计划申报审批效率和物资采购的透明度，规范了物资采购的作业流程。

2、智能精益管理系统的特点。（1）标准化。物资系统始终将标准化贯穿整个系统，每项流程都来自于企业标准、制度和规范；每类物资编码都有其标准规定和命名规范。（2）流程化。按照申报、审批、询价、订单、验收、出入库管理进行标准化、流程化运行，避免随意更改流程、杜绝体系外运行，有效提升执行力，实现完整的体系管理。

3、智能精益管理系统的功能。借助FRID扫码及感应技术，实现物资从计划、采购、入库、出库、库存、定额、使用、调配、报废、维修再利用、统计、分析、财务稽核等业务过程的全生命周期管理，实现物资管理的流程化、成本化、智慧化管理。该系统的功能主要体现如下：（1）具备能够囊括所有采购物资业务的往来记录，数据具体详实，具备领导逐级审批电子化流程的功能。（2）能准确、快捷的获得供应商数据，并制定企业统一的物资编码与标准，各分（子）公司可参照执行。（3）实现物资的基本信息管理，对资产的购置、使用等情况进行监控。（4）准确、实时掌握资产的净值、总量、使用与分布情况，及时发现闲置或浪费等情况，实现资产优化配置与合理使用，提高资产使用率。（5）能对数据库中存储的相关数据进行挖掘，为下一步投资决策提供辅助信息，同时也为企业优化物资配置，提高物资管理效率提供依据。另外，为降低企业采购成本，控制采购流程，在充分吸收传统物资询价采购经验的基础上开发了一套物资采购询比价系统。这套系统类似招标网站，具备采购信息发布、供应商管理、投标报价、在线评标、货物跟踪、到货统计、价格趋势分析等功能。其不仅能让采购过程变得有章可循，还实现了采购报价的汇总对比，快速形成日常业务管理所需的各项统计数据。

4、智能精益管理系统的应用

（1）数据集成平台。数据集成平台主要包括物资信息、供应商信息、计划信息、用户信息、招评标信息、价格信息、质量检验信息、合同履约信息、历史评价信息等大类数据，同企业ERP、上游供应商等数据源建立数据接口，将分散的采购业务数据进行集成，将各系统中积累多年的数据进行抽取、转换、存储。

（2）监测分析平台。监测分析平台依托数据集成平台，通过海量数据分析，采用视图、图表等方式将数据形象化、直观化、具体化，借助平台的物资计划分析、物资采购分析、物资供应分析、物资招标分析等模块，对物资采购关键数据和指标进行“钻取式查询”和多维度对比分析，让采购进度、价格走势、质量信息、异常动向、事项追溯等情况一目了然，对采购风险点进行精准靶向预警，防范运营风险，实现物资采购全过程、全要素、全方位的规范管理运行。

（3）智能决策平台。智能决策平台依托数据集成平台和监测分析平台，建立辅助决策模型，充分利用信息化、智能化技术对企业生产管理中海量数据进行挖掘和分析，通过对采购物资的数量、价格、质量、供货效率、历史招标和评价数据等一系列信息进行集成分析、综合研判，为采购单位、部门提供科学、系统、全面的决策指导。

结束语

综上，企业实施智能精益物资采购管理，是提升核心竞争力的关键要素。如今的时代背景下，物资管理模式主要在于应用移动互联网、大数据、智能信息化设备对物资管理的重构，进行集中采购，达到从预算、采购、供应、结算、评价、质量追溯整条物资链的高效运转，对降低采购成本、提升企业管理水平具有重要意义。

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