基于科研院所办公室秘书公文写作能力提升的研究

基于科研院所办公室秘书公文写作能力提升的研究

潘思曦

（中国船舶集团公司第七一○研究所，湖北 宜昌 443003）

摘 要：办公室在科研院所行政管理与服务体系中处于非常重要的地位，它是科研单位的行政工作正常运转的“神经中枢”，发挥承上启下、协调左右、统筹推进等作用，承担着机要通讯、公文管理等基本职能。通常办公室工作人员往往称为秘书，其中与文字材料打交道较多的秘书，拥有良好的公文写作能力是基本素养之一。基于此，结合本人在办公室工作的经历和实践经验，对如何提升公文写作能力的策略提出了以下几点思考和建议，以供同行参考。

关键词：神经中枢；公文写作能力；提升策略

0引 言

公文是实施领导履行职能，处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是行政部门沟通联络工作的重要手段，也是统筹全局、协调工作的重要工具。为此，起草公文时既要符合公文规范的基本格式要求，又要符合科研单位的工作属性及人员特点，行文既要通俗易懂，又要言简意赅。秘书要达到上述公文水平，可从以下五个方面入手，持续提升公文写作能力。

1 素材收集要“积”

高质量的公文离不开丰富的理论知识和高超的写作技巧的支撑，也与现实生活密切相关，要求写作者必须立足现实，秉承客观、理性的原则进行创作，同时要考虑受众的能力与素养，在保证公文水准的同时更加高效地传递信息。鉴于此，办公室秘书必须具备实践意识和良好的观察能力，即利用闲暇时间深入一线了解各种业务、各个岗位的个性特点等，然后据此揣摩公文中的术语，确保更加高效地传输各种指令。另外，办公室秘书要做好常规考察工作，即关注不同部门负责的业务，了解基本的信息，而后在拟写公文时根据实际情况下达指令，同时积极创新，逐步形成富有特色的公文写作风格。办公室秘书需要深入基层，获取一手信息，同时登记比较重要的事项，而后基于准确的数据信息来拟写公文，同时融入创新理念，以便更加完整地呈现相关内容。通过深入一线进行交流考察，可以丰富办公室秘书的体验，使他们获取到更加真实的信息，然后进行自主揣摩、整合，在探索中得出更为完整的结论，并据此展开创新应用，从而拟写出更加优质的公文。

2 起草因变要“变”

有经验的文字工作者对文稿作最后审校时一定包括过渡语和标题，这里最常见的差错是文稿中讲“我简要强调三点”，而实际文稿中写的是四点甚至五点，这种差错产生的主要原因在于原来提纲写的是三点，后来正文部分拓展成了四点、五点，而过渡语没改过来。可见，文稿写作中“一字动、百字摇”真不是一句虚话，由变数而引发的联动性差错是我们必须防范的。而一份重要文稿的草拟往往涉及众多变数，实际上为起草者埋下了无数“地雷”，稍不留神就会“触雷”引爆，必须高度重视。参照模板。笔者有次发现分管人员草拟重要活动通知时把新闻记者等基本要素漏掉了，后来查明该人员拟稿时没有参考成熟的模板。为此，笔者与他准备了多种类型的成熟模板，遇到不同类型的事情先用对应的模板打个底。这些模板要素相对全面，一般不会漏掉基本要素，可有效防范类似差错的发生。

3 积累素材要“厚”

古话说：“绳短不能汲深井，浅水难以负大舟”。积累素材要处处留心，做到随时记录。无论何时都在办公桌上准备一个记事本，在阅读最新的各种文件资料时，只要有新的工作思路、精彩观点和管用方法时，就会及时记录下来，工作闲暇时输入电脑电子文档留存备用；对有关材料要烂熟于心，做到脱口而出。在涉及自己岗位的权威材料时，一定要在心中做到滚瓜烂熟。

4 选材核实要“准”

搜集素材既是面面俱到、广收博取的过程，更是去伪存真、去粗取精的过程。所用素材必须有根有据、客观准确，不能闭门造车、弄虚作假。线上素材可从官网、官微等官方渠道搜集，线下素材尽量从正式文件、出版刊物、单位报送的资料中提炼，确保所选资料能找得到出处、数据能经得起核验、事例能经得起查证。同时，还应注意素材的时效性、新颖性，如有必要，还可深入一线进行实地调研，掌握第一手素材。抓准典型，引用素材的目的是支持观点和结论，必须选取最具代表性、最有说服力的材料，并根据论证所需进行加工打磨、淬炼升华。比如，总结性公文中的经验，应选取有成效、有特色、可复制推广的典型，体现出建立了什么机制、发生了什么变化、取得了什么成绩；批评性通报中的事实案例，应选取能以个性反映共性，具有广泛代表性、深刻警示性的事例，起到举一反三、警醒他人的作用。对准主题，从公文写作的“进阶”规律来看，刚接触公文写作的新兵往往容易被素材“牵着鼻子走”，最终导致“人云亦云、不知所云”。想要摆脱这种困境，选用素材必须坚持“以我为主，为我所用”的原则，根据主题的需要决定素材的内容、数量和详略。比如，批复、决定等通常用较少的材料就能表达主旨，而报告、公报、意见等一般需要相当数量的材料来作支撑；指示性通知以指示下级机关如何开展工作为主，略写其他方面，而知照性通知以处理事务性工作为主，着重体现所办事项、时间、地点，略写基本情况、背景、意义等内容。

5 写作思维要“宽”

习近平总书记提倡各级党员干部要学习和把握“七种思维”，即系统思维、战略思维、历史思维、辩证思维、创新思维、法治思维和底线思维。这就提示我们，在公文写作时，也要把这七种思维有机融合进来，从而凝练、抽象和概括出既有高度又有深度的思想观点。可以说，没有一定宽度的思维触角，是决然写不出好公文的。

6结束语

新时期，公文写作要求发生了显著变化，所以科研单位的办公室秘书应当立足本职岗位，明确工作重点，同时积极研究新要求和各种重要文件，不断丰富自身的理论知识，并掌握更加多元的写作技巧，然后在实际工作中正确应用、灵活创新，以便形成良好的公文写作能力，及时传递准确的信息，从而促进各部门通力合作，为科研单位的可持续发展创造有利的条件。

参考文献：

[1]张舒.办公室秘书公文写作方法探析[J].办公室业务，2021（04）：5-6.

[2]李霖.论办公室人员如何提高公文写作水平[J].经济管理文摘，2019（13）：186-187.

[3]徐云飞.办公室公文写作应把握的几个问题[J].办公室业务，2018（14）：10