大数据时代档案工作面临的机遇与挑战

大数据时代档案工作面临的机遇与挑战

雷有菊

青海省海东市互助土族自治县档案馆，青海 互助810599

摘要：大数据凭借自身较强的存储功能备受各领域青睐，且在管理和存储实践中得到了广泛应用。大数据用于档案工作中，同样使其面临全新机遇与挑战，自档案资源的建设、管理至后期发展各环节均有所变化，也为档案工作可持续发展提供了必要保障。基于此，文章将大数据时代作为研究背景，重点阐述档案工作面临的机遇和挑战，希望有所帮助。

关键词：大数据时代；档案工作；机遇；挑战

档案工作的作用十分关键，弘扬和传承优秀传统文化以及各领域事业发展均与档案存在密切关联。伴随社会经济发展速度的加快，档案的重要作用也逐渐凸显出来。在大数据背景下，传统档案管理与工作模式发生变化，特别是收集整理、挖掘知识与档案服务等均有所创新和优化，促进了档案工作可持续发展。但档案工作本身存在不足之处，同样也面临更为严峻的挑战。由此可见，深入研究并分析大数据时代档案工作的机遇与挑战具有一定现实意义。

1 大数据内涵与特征阐释

1.1内涵

大数据技术即借助新型处理方法使数据具备更强大的洞察力、决策力以及流程优化能力，被作为分析数据的尖端技术，同样也是获得价值更高信息的主要方式，为社会发展与变革提供了强大动力。在档案工作中运用大数据，可对传统工作模式加以转变，利于工作效率与质量的提升，以促进档案管理工作快速发展。

1.2基本特征

首先，数据体量大。基于大数据时代，数据网站浏览的数量迅速增加，每天所需提供数据超过1.5PB[1]。

其次，数据类型多，且当前数据类型不局限于文本形式，已经成功衍生出音频、视频与图片等多种类型数据。

再次，数据处理快。在大数据背景下，数据处理的基准是秒，可在多元化数据当中迅速获得价值可观的信息。

最后，价值密度不高。像是音频，在半小时视频当中开展持续性控制，所获取的价值可观的数据仅为10%。

2 大数据时代档案工作的发展机遇

2.1 资源选择更多

    基于信息技术的多样化发展，档案资源随之扩展和延伸，使得收集工作选择性更大。而且，档案形成主体逐渐由政府、企业与团体组织扩展到普通民众，其发展态势更多样。档案的内容也更丰富，和民众工作、生活联系密切的信息也被纳入档案资源范围。另外，档案的类型逐渐由纸质转变为社交网络数据、电子文件、照片和影像等。由此可见，在大数据时代下，档案管理工作已经不再局限于资源不足方面，而是要对质量与价值更高的档案进行准确鉴别。

2.2 管理方式更智能

    受智慧城市建设热潮的影响，档案界也逐渐提出智慧档案馆的规划理念，国内很多地区档案馆已经进行了尝试且成效显著。智慧档案馆的形成也是大数据时代下档案工作发展的显著特点，且智能化主要是借助云计算与物联网等多种大数据技术，使得档案管理所涉及的人人、人物和物物之间更好地联系，进而自动识别并管理档案数据，实现档案实体管理的智能化，提高档案服务质量。

2.3 服务手段更多样

    档案服务与社会公众的信息需求相对应，其服务手段的多样化特征逐渐凸显出来。档案利用者可借助网络、邮件与电话等多种形式对需要的信息进行查找，尤其是网络社交媒体平台的应用最为广泛。且国内很多省市档案馆已经开通微信与微博等公众号，可将不同类型档案信息向公众不定时公开，积极宣传档案工作。另外，档案部门已经开发出档案查询软件，使公众能够及时对个人档案进行查询。

3 大数据时代档案工作面临的挑战

3.1 数据存储与获取方面

    档案数据库使档案管理与利用的效率明显提高，但在实际使用中很容易出现难以增加新档案数据的问题，与传统档案管理“胀库”类似，因库房容量有限而无法将新增档案存入。在档案信息化发展及大数据时代来临后，档案数据库存储空间的问题也随之而来。另外，档案数据也面临存储空间备份问题，所以必须实现存储优化的目标，在提升效率的同时节省成本。在数据量与数据类型增加的情况下，数据存储与访问的速度问题也亟待解决，所以大数据时代下的档案服务挑战巨大。

3.2 数据管理与维护方面

    数据的产生、传播、存储、保护、归档至安全维护，以上环节均容易出现差错，因而数据管理和质量也备受关注。伴随数据库增长速度的加快，数据间联系也更加紧密，直接增加了档案管理与维护难度，导致成本增加。同时，数据的管理和应用始终相辅相成，在海量数据中发现潜在规律并提升管理效率也逐渐发展成为档案工作面临的新挑战。

3.3 数据价值提取方面

从本质上分析，大数据本身的价值并不明显，只有利用大数据处理分析档案才可增加利用主体的附加值。而档案利用主体在海量数据中发掘价值较高的数据过程中也会发现无价值的数据资源，很容易对决策造成误导。为此，通过档案利用服务可有效收集、处理、分析海量的数据，使主体获得需要信息，也能够为决策者的预测提供帮助[2]。而绝大部分档案用户也无需仅限于利用数据或是文件，更期待了解数据蕴含的知识，所以需对海量数据进行抽取与挖掘，进而为用户提供有价值的信息与知识，而这也是档案利用服务未来的发展趋势。

4 大数据时代档案工作创新发展路径

4.1 档案数据保存策略的创新

数字档案的备份与归档存在密切联系，若相关业务部门在业务活动期间强调数据有序性与有效性，即可通过网络完成数据的同步备份与归档。可结合完成备份或是增量备份以既有完整归档模式为切入点，实现增量归档目的。针对具有较强关联性且周期短的项目，即可完成项目完整归档。若为较长周期且需大量采集数据的项目，在增量备份的基础上亦需要增量归档，确保备份与归档的同步性，缩减成本的同时实现统一保管，且能够缩小档案形成和收集时间差，使归档保存更及时有效。

4.2 服务方式的创新

在大数据时代背景下，大众信息利用的需求更加多样，与网络杂乱信息资源相比，档案馆内档案数据信息更真实可靠，且公信力更强，所以基于档案特性与大众需求引导扩大了档案利用者的规模[3]。为此，档案管理部门必须实现工作思路的转变，形成“数据即服务”理念，对特色档案收集与编研提高重视并提供便捷化检索工具，通过对多种技术形式的运用为公众提供高质量利用服务。此外，大数据时代下，档案数据直观运用在数据的对比与分析，通过对知识挖掘技术的运用，专业处理价值较高的数据并展开深入挖掘，在数据加工的基础上增强其价值。

4.3 大数据档案信息安全体系的构建

    在大数据时代背景下，档案信息安全面临更多风险与挑战，所以档案部门要确保档案数据的安全。在数据采集方面，即收集电子文档、纸质档案的数字化，为保证收集期间档案实体与信息安全、内容有效，必须构建健全管理体系，强化安全监控力度。另外，档案信息系统的安全管理会对档案信息安全产生直接影响。档案大数据系统需具备多种技术功能，即权限审核与系统维护等，确保针对层次与需求不同用户获得更为及时且精准的内容。在数据利用方面，大数据时代下需转变档案信息查找和利用的方式，使用户获得丰富数据资源，但同时也会增加数据利用安全风险，因而档案利用权限、隐私保护与核心技术保密等也将成为档案利用风险保障的重点。

5 结束语

    综上所述，基于大数据时代背景，智能化与信息化水平逐渐提高，使档案管理工作面临新的机遇与挑战。为全面提升档案管理效果，充分发挥档案资料价值，有必要深入了解当前档案工作的机遇与挑战，并以此为依据采取档案管理创新路径，为其提供强大的技术支持，确保档案管理工作的规范性开展，进一步提高档案管理的现代化水平。

参考文献：

[1]燕华.大数据时代医院档案管理工作的机遇与挑战探究[J].兰台内外,2021(34):19-21.

[2]肖国平.刍议大数据时代档案工作面临的机遇与挑战[J].办公室业务,2019(24):135,140.

[3]刘园园.大数据时代医院档案管理工作的机遇与挑战探究[J].黑龙江档案,2021(4):202-203.