医院人事档案信息化管理及其创新研究

医院人事档案信息化管理及其创新研究

王智恩

东莞市东坑医院

摘要：医院人事档案是医院重要的人事信息资源,其中包括对医院工作人员的个人生活、学习以及工作经历的详细记录,还有医院对每个工作人员的工作表现、工作绩效以及业务能力的整体评价。所以要加强医院领导对医院人事档案管理的重视度,切实医院人事档案信息化管理工作的开展,在医院的工作过程中,充分发挥医院人事档案信息化管理的作用,合理分配医院工作人员,促进医院人事档案信息化管理制度的改善,进而促进医疗事业的发展。

关键词：医院; 人事档案; 信息化管理; 创新;

前言：

一、医院人事档案管理的现状

我国医院的人事档案管理有的还采用的是传统的管理模式,不能满足医院的工作效率。目前我国医院人事档案的仍存在四个方面的问题,即查询效率低、安全性差、归档难、管理难度高。查询效率低主要是因为现阶段医院的人事档案归于医院各个职能部门中,需要时要往返于医院的各个部门或者档案保存库之间,延长了查询时间,而且有的档案几百页,降低了查询效率。安全性差是由于工作的需要,对人事档案进行查询,但是不可避免有时查询人员对人事档案进行涂改或者销毁,有时没有备份的话就会造成医院人事档案的缺少,降低安全性。归档难是说医院人事资料的变动没有及时进行归档管理造成人事档案出现问题。管理难度是说医院的档案都是整卷管理,有时只能查询少量的信息,造成信息的不完整性,而且手工登记的话,信息量较多,工作量较大,加大了人事档案管理的难度。
二、医院人事档案信息化管理存在的问题

2.1规划不足

虽然很多医院对人事档案的管理已经建立了信息化的系统,但是缺乏统一的标准,在设计系统的过程中一味按照设计者的思路设计,并没有深入到医院的档案管理实际中,造成很多系统在使用的过程中脱离了实际,医院的人事档案管理系统也变得毫无价值。因为规划不足引起了医院的干部人事档案管理没有合理的结构框架,目前建设的信息化管理系统不能真实有效地反映出医院人事档案的情况,还有就是目前的相关研究不多,缺乏有效的理论支持。医院的干部人事档案信息管理系统是一项综合性较强的工作,同时也是一项庞大的信息化工程项目,该项目的建设应当分成不同的阶段实施。尤其应当注意的就是该系统的管理应当符合实际,能够反映出医院干部的真实信息。如果信息化建设的过程中偏离了规划目标太远就会造成系统的设计随意性过高,最终结果就是管理工作流于形式。

2.2硬件技术落后

以目前的医院档案管理信息化建设程度来看,目前的信息化建设并没有明确的建设目标,同时信息化建设的硬件设施达不到设计的要求,缺乏规范性。随着信息化技术的出现,社会中其他行业在建设信息化系统的过程中,首先需要具有明确的人员目标,其次将总的信息化建设目标分成不同的阶段进行,逐步建设完善的医院人事档案管理系统。因为信息化建设的目标模糊,领导缺乏规划意识,管理人员工作积极性不高等因素造成了目前的信息化建设越发偏离了最初的目的,失去了应有的效果。目前医院的信息化建设在硬件上缺乏规划,很多管理部门只通过一两台计算机就想构建完善的智能化信息管理系统,这显然是困难的,缺乏必要的硬件设施会造成档案数据录入的过程中效率低下,提升信息化管理的成本。

2.3信息化建设成果推广不足

因为传统管理思想的惯性影响,目前医院的人事档案管理还具有封闭式管理的意识,这也是为了保证档案信息的安全,防止出现信息外泄的情况发生。这种封闭式的管理方式虽然提升了信息的安全性,将信息控制在了一定的范围内,但是也正是因为封闭式的管理方式造成了目前医院干部的人事管理信息化覆盖面小,信息化建设的作用在实际的运用中不能发挥出来,对医院干部的人事档案信息不能全面反映出来。

三、优化医院人事档案信息化建设的对策

3.1优化信息建设系统

要想提升医院的人事档案管理的信息化水平,应做到如下两点:首先,应当从医院的领导层开始重视医院的信息化建设。因为信息化建设工程属于系统性较强的工程项目,因此医院的领导层应当着重建设本医院的信息化水平,努力提升医院的信息化建设速度,从上到下重视信息化的作用。同时医院还应当增加对信息化建设的投资力度,通过领导的重视和领导作用统一医院的信息化建设标准,这对医院的整体规划具有重要的意义。其次,医院的信息化建设应当遵循科学统一的原则,从长远的角度出发,注重信息化建设的整体性和可持续性,确保医院的信息化建设落实到位。

3.2加强档案材料数字化

档案材料只有形成数字化才能够方便信息系统的使用和管理,实现材料的数字化可以从以下两方面入手:其一是注重档案信息的完整性和统一性。将医院的所有人事档案通过信息云数据库的方式实现数字化表达模式,利用网络连接实现高效率的档案管理。如果不能完善医院人事档案的信息向着数字化转变,那么人事档案管理的信息化系统也就失去了应有的作用。其二,实现数字化信息建设是目前技术发展的必然趋势。随着信息化技术的不断发展,以信息化手段提高工作效率、提升信息管理的安全性成为现代时代发展的大潮流,通过计算机技术的应用能够大量地降低纸张的使用数量,同时还能够降低人工管理成本。

3.3实现管理方式自动化

想提高医院人事档案管理的自动化水平,应当完成档案信息的采集、整理、应用等过程,同时对干部人员的任命、晋级、退休等管理操作应当制定统一的管理标准。在进行信息化管理系统设计的过程中,应当注重符合医院人事管理的实际情况,提高系统的可使用性。医院应当组织内部人员根据系统设计的相关要求进行信息整理,同时根据信息的采集和整理完成系统的更新。软件设计中应当能够根据特定时间完成信息的自动更新,根据人工制作的信息表格完成信息录入,进入系统的信息没有获得权限的时候不得随意改动。其次,根据医院的人事关系网和层级关系设置不同的秘钥,不同层级的人员直接通过自己的权限查阅特定区域内的信息,人员不得私自查看其他不相关人员的信息。这就能够保证医院人事档案管理的信息安全性,提高了医院人事档案管理的信息化管理水平。
四、医院人事档案信息化管理的创新

4.1招聘专业计算机人才

对于人事档案的管理人员的招聘,应着重于应聘人员的计算机操作水平。这样不仅使医院的人事档案得到合理的归档,而且还能给人事管理人员进行相关知识的培训,促进人事部门对人事档案归档工作的顺利开展。医院可以将人事管理部门的工作人员按照计算机的熟悉程度进行分类,即专业计算机员工和缺乏计算机应用员工,专业性计算机员工带动缺乏计算机应用的员工进行计算机操作,力争每个人事部门的管理人员都能独立操作人事档案的归档工作。

4.2加强医院领导对人事档案信息化管理的意识

医院人事档案管理主要是为了提高档案的查询率、安全性以及管理水平。医院领导要对医院人事档案信息化管理引起重视,加强医院人事档案信息化管理的意识,即整体效率意识、安全意识以及管理制度意识等,这直接关系着医院档案管理的发展。医院领导要切实加强医院人事档案信息化的管理工作,提高医院人事档案的工作效率,进而提高医院工作人员的整体专业水平和整体素质。

4.3利用计算机对人事档案信息进行整理归档

医院对计算机人才的招聘是为了让计算机人才对医院人事档案进行信息化的整理,通过对人事档案信息的整理分析、调整储存、分类归纳,完成对医院人事档案信息化的管理工作。对于医院人事档案信息,要求计算机工作人员进行一定的保密工作,加强对人事档案信息的保密管理工作,增强医院人事档案信息的保密系统。人事档案的保密信息关系着医院人力资源的整体结构和整体办事效率,同时更关系着医院人事档案信息的管理制度存在的问题,所以要加强对医院人事部门管理人员计算机的应用能力的培训,做好医院人事档案信息的保密措施。
结束语：

信息化技术的出现,医院的人事档案管理需要跟上时代的脚步,完善档案的整理,实现信息共享。通过建设信息化的医院人事档案系统,能够提高医院档案管理的效率、提高其安全性和资金使用率。

参考文献：

[1]叶丽.探讨医院人事档案信息化管理[J].才智,2017

[2]王方明.医院人事档案信息化管理策略研究[J].办公室业务,2015