数字转型背景下档案信息化标准建设研究

数字转型背景下档案信息化标准建设研究

王若飞

忻州市忻府区档案馆 034000

摘要：2021年，国家“十四五规划”明确提出“加快数字化发展建设数字中国”，随着数字化技术的发展，我国迈入数字转型重要阶段。在此背景下，文件档案管理面向社会需求也在实现数字转型。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“档案工作基本实现数字转型”的目标，足见数字转型已成为推动档案事业高质量发展的必由之路。档案信息化作为推动档案管理数字转型的重要力量，在标准建设方面已建立一套相关体系，然而随着档案信息化工作的发展，数字转型提出了新要求，从前的数字化相关标准已经难以全面指导实践工作。在实践运用过程中，也逐渐发现了标准的落后与缺失之处，亟须针对需求研制新标准，同时对已有标准进行更新。

关键词：数字转型背景；档案管理；信息化建设；

引言

从广义方面来说，档案数字化是指把经济、政治、历史等领域的资料加以整合，利用计算机手段获取信息；而从狭义方面来说，档案数字化便是把有关档案资料电子化，生成数字档案资料，给用户检索带来方便。就档案数字化工作原理来说，其是对以往档案存储模式进行改造，以数字化方式存储以往纸质的资料，这样做不但可以实现对档案资料的长久保护，而且在很大程度上提高了档案管理的效能，使档案保管方式更加科学合理。本文对档案的信息化、数字化建设和发展进行了分析，并提出了有关档案管理和信息化建设的几点优化策略。

1档案管理信息化的新特征

1.1档案信息管理高效化

传统的“信袋式”管理，需要人员对相关资料进行梳理，整体上处于零散和无序状态；档案信息化初级阶段，也只是将计算机作为存储工具，档案信息处于离散、孤立状态，很难发现更深层次的档案信息。大数据推动了档案信息管理高效化，数据资源深度整合，信息快速流转。

1.2档案信息类型复杂化

大数据是结构化数据、半结构化数据和非结构化数据等多种数据类型的集合，形式多样的数据类型赋予了大数据强大的威力。大数据时代的档案信息，包括文本、图片、数据、音频和视频等种类繁多的信息类型，有时又是各种类型交织在一起，提高了档案信息的可靠性和保真性。

1.3档案管理自动化

档案信息化建设以信息技术、大数据技术等为依托，可以精准合理地分类档案信息，并将其制作为便于保管和查阅的电子档案，再统一整理至档案官方网络平台，以便于用户检索。同时，推进档案信息化建设还能够避免因用户频繁翻阅纸质档案造成资料损坏，从而充分保障档案信息的安全。

2数字化转型背景下的新形势和对标准的新需求

数字时代的来临，互联网的普及使得档案信息利用的需求产生了转变。数据获得越来越便捷的同时，人们对于档案信息服务的需求也日益增加。一方面在形式上，档案公共服务面对数字转型的浪潮，不可避免地要转向“线上”。对于便捷性和易获得性的要求，使得档案部门需要强化档案利用服务的平台建设，数字档案馆、档案网站、档案社交媒体等移动平台逐渐走进大众视野。除了移动端、网站，目前正在有序推进的各地一网查档、档案查询利用服务平台的建设标准也需要提上日程，目前针对共享平台构建的标准供给十分不足，无法指导档案部门和其他单位的实践和档案信息资源共享利用。另一方面，大众个性化、精细化的档案，以及档案全文查阅利用需求增长，但基于技术、制度、安全等种种原因，相关的需求仍无法被全部满足。从仅仅开放目录数据，转向尝试开放内容数据，将成为档案开放的重要尝试与变革，具体流程需要标准的研制。此外，线上展览作为极具特色的档案服务方式，也成为满足群众的社会文化需求的有效手段，档案馆更倾向利用数字化成果来进行线上展陈。

3数字转型背景下档案信息化标准建设优化策略

3.1规范档案管理体系

社会进步推动信息化与档案管理融合，网络科技的发展更是为档案管理工作提供了便利。由于档案管理与互联网技术进行融合对推动社会的发展具有很大的意义，因此，为了推动社会高质量发展，有必要规范档案管理体系，提高信息化管理水准。而相关部门若想更高效地开展档案管理现代化工作，就必须改变传统思维，对档案数字化发展在档案管理工作中的重要意义进行更充分的了解，更加明确档案数字化发展工作的意义，提高对档案数字化发展工作的关注。同时，有关机构也必须合理调整原有的档案保管工作体系，并根据现代化的档案保管工作建立合理的档案保管体系。另外，相关机构也应建立有效的责任管理体系、评价激励机制和奖励体系等，以便档案保管工作人员履行档案保管服务责任，推动档案保管现代化水平和档案管理水准的提高。

3.2进一步拓展档案信息平台功能模块

为了进一步强化企业档案信息数据的应用价值，企业应进一步拓展档案信息平台的功能模块，使其与现代企业人力资源管理工作的相关要求相适应。一般来说，企业内部档案信息化管理平台应涵盖档案信息管理、员工考勤管理、员工绩效管理、员工薪酬激励及人才信息分类等多个功能性模块。一方面，可以提高档案信息化管理工作的水平和质量；另一方面，可以为企业人力资源管理工作提供更加关键的信息依据和参考。企业档案管理人员应对档案信息化管理平台中的功能模块进行全面的分析和研究，提升平台应用成效，让人才管理工作实现质的飞跃。

3.3对接用户实际需求，构建数字化档案知识服务系统

大数据的终极是变数据为知识，以用户需求为目标驱动，协同大数据价值链，由信息服务向知识服务转变。以大规模、碎片化和智能化的知识库为基础，构建数字化档案知识服务系统，实现知识源管理、知识库管理和应用管理等功能，由信息管理转向知识管理，解决用户有限认知和处理能力之间的矛盾，促进档案知识的生产、加工、应用和创新，挖掘信息价值、释放资源活力、精准服务重点、优化服务方式，使档案知识效用最大化，走向信息服务的高级阶段。

3.4加强档案内外网络技术维护，保障档案资源信息安全

第一，保障档案内网的系统安全。在档案管理工作开展过程中，档案管理机构的内网系统一直是被攻击的核心。对此，档案管理机构一定要增强安全意识，通过构筑防火墙、引入密钥管理法等多种策略形成一套安全牢固的“隔离网”，及时更新“安全盾”，有效保障档案内网系统安全。第二，保障上网档案的信息安全。档案部门的工作人员在将档案目标、政府发布的公告以及档案资料等正式上传至网络平台之前，一定要加强审核，反复把关，以免含有国家秘密的重要信息被上传至网络平台。严禁出现任何形式的泄密事件，从源头上保障档案信息安全。

结束语

纵观档案数字转型的历程，从完成基础的数字化任务，到努力融合智能技术，再到如今奋力融入政府数字化转型的步伐，逐步走向档案“治理”的发展方向。在当前数字转型和国家推进治理体系与治理能力现代化建设背景下，应当为地区和各个单位提供数字转型相关的统一标准，以加快推动数字转型的步伐。同时，更为重要的是推动这些信息化标准落地执行，从而发挥标准应有的指导作用，为档案事业高质量发展提供动力与支持。

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