“互联网+”视域下高校毕业生档案管理工作优化研究

“互联网+”视域下高校毕业生档案管理工作优化研究

王明会

集安市就业服务中心，吉林省集安市，134200

摘要：“互联网+”视域下，高校毕业生档案管理工作有了新变化，体现出档案管理信息化、规范化、便捷化等方面。要发挥出互联网的便利，应对网络时代档案管理工作的现实挑战，可以从转变观念创新档案管理模式、规范管理科学档案管理工作、人才建设优化档案管理队伍、强化流程注重档案管理保密性等方面优化完善高校毕业生档案管理工作，以通过完善的档案信息及妥善的档案保管，为高校毕业生求职就业提供支持和帮助。

关键词；“互联网+”；毕业生档案管理；优化

“互联网+”环境下，高校毕业生档案管理工作面临着各方面的变化和新要求，也可以借助网络的便利予以优化与完善。传统高校毕业生的档案管理工作，虽逐步规范，但仍存在缺乏管理创新性，部分档案管理混乱，毕业生档案材料归档不及时、转递不规范，甚至是档案丢失的现象。“互联网+”时代，改革高校毕业生档案管理工作，遵循高校档案管理的原则，创新档案管理的思路及方法，可以提高高校毕业生档案管理工作的规范与效率，从而发挥出档案管理工作的作用，满足当今大学生多元化发展及就业的实际需求。

一、“互联网+”视域下高校毕业生档案管理的变化与要求

（一）档案管理信息化

“互联网+”视域下，高校毕业生档案管理应当充分体现出网络的优势，实现信息化的发展。信息化的档案管理模式，可以最大限度地提高档案管理的效率，为高校毕业生档案管理及服务提供支持。有了信息技术支持，可以完成海量档案数据信息的汇总与整理，可以将与高校毕业生相关的各类材料归档，也便于毕业生通过线上渠道查询档案信息，获得优质档案服务，从而发挥出档案管理的优势。

（二）档案管理规范化

“互联网+”背景下，高校毕业生档案管理工作应当更规范、更严谨。通过对大学生在校期间各类档案材料的归类、整理，形成系统化的档案信息，既能够为毕业生求职就业等提供支持，也方便毕业生档案转递工作的展开，还可以保存保管好毕业生的档案资料，从而满足用人单位全方位了解人才的需要。规范严谨的管理模式，也能有效保障高校毕业生的权益，避免档案信息资料的泄露。

（三）档案管理便捷化

“互联网+”背景下，高校档案管理工作走信息化、数字化的发展之路，电子档案资源日渐丰富。有了信息技术支持，档案信息以数字化方式呈现，对高校毕业生而言，可以通过自助方式完成档案信息的查询，可以便捷高效地获取档案信息，可以满足查阅及使用档案资料的需求，对高校毕业生顺利求职就业从而进入新的人生阶段也产生积极帮助。

二、“互联网+”视域下高校毕业生档案管理的优化与完善

“互联网+”视域下，传统高校毕业生档案管理工作面临新的障碍，体现为档案管理信息化转型不畅，信息化专业人才匮乏、设备管理不到位，以及档案管理保密性原则受到挑战等等。要优化高校毕业生档案管理工作，契合“互联网+”时代的新要求，可以从以下方面采取措施：

（一）转变观念创新档案管理模式

“互联网+”时代的到来，不仅使高校毕业生档案管理工作有了信息化的优势，也将网络包容、创新、多元、服务的思维模式带到了档案管理工作之中。与时俱进，转变观念，不断创新优化档案管理模式，充分利用现代信息技术的优势，推进高校毕业生档案管理实现信息化、现代化、数字化，顺势而为，才能实现更理想的档案管理工作效果。高校应当加强档案设备管理，注重发挥出信息化设施在档案管理工作中的作用；推进毕业生档案管理信息化，实现对毕业生各类档案资料的及时、全面归档，使档案资料得以通过数字形式呈现，为档案查阅、转移等工作的展开奠定良好基础；提高高校大学生档案资料的全面性，将各类与大学生相关的档案资料进行归类保管，便于将来毕业生在求职就业时查阅使用；提高学生档案意识，加强对高校大学生档案重要性的教育引导；提高高校毕业生档案管理服务的主动性，围绕学生，服务学生，为毕业生提供档案管理方面的便利，维护保障学生的正当权益。

（二）规范管理科学档案管理工作

“互联网+”背景下，高校毕业生档案管理工作要规范、严谨、科学化，尊重档案管理的规律与要求，体现出档案管理的专业性，完善制度建设，规范档案管理流程，切实做好档案归类保管工作，为毕业生提供档案查询、转档等方面的便利支持等，以发挥出档案工作的优势，确保高校毕业生档案材料齐全完备，归档及时程序合理。高校应当结合本校的实际情况，制定完善信息化时代高校毕业生档案管理相关规定，明确规范学生档案归档的质量、程序及时间，明确毕业生档案查询及转档的流程，对档案管理的内容及各类学生鉴定等，都要做出统一具体的规定，以使毕业生档案管理工作有章可循、有据可依，规范严谨、高效有序。得益于互联网技术的发展支持，高校应当规范并充实学生的电子档案，以建立纸质档案与电子档案相结合的综合档案管理模式，针对毕业生电子档案的保管、查询及转档等，设置单独的流程及要求，以体现出档案管理的针对性，最大限度地为毕业生提供各类档案服务。

（三）人才建设优化档案管理队伍

“互联网+”时代，高校毕业生档案管理工作的高效高质展开，需要有综合素质过硬、信息化素养突出的档案管理人才作为保障。因此，高校要提高毕业生档案管理工作水平，适应“互联网+”的新环境，应当要选配责任心强、计算机水平突出、纪律性强的人员作为档案管理人员，以确保毕业生档案管理工作的规范有序，以及档案管理过程的连续合规。同时，加强对高校档案管理工作人员的培训培养，尤其是要将档案管理信息化的理念及操作管理方式传递给具体的工作人员，以发挥出档案管理工作人员的主动性，提升档案信息化管理水平，提高档案服务水平，为高校毕业生提供更便捷更高效更周到的档案服务，使高校毕业生及用人单位对毕业生档案资料的需求及要求都能获得满足。

（四）强化流程注重档案管理保密性

值得注意的是，互联网开放的环境，与档案管理工作规范、严谨以及保密性的原则极容易出现冲突。这也要求档案管理人员在高校毕业生档案管理工作中做好保密工作，注重保护毕业生的个人隐私，避免档案信息外泄，以规范严谨的管理模式，实现对毕业生档案的妥善保管以及对毕业生利益的维护保障。一旦出现了因故意或是档案保管不当出现的泄露高校毕业生档案信息的现象，也应当依法依规追究相关主体的责任，以构建形成完善的高校毕业生权益保护体系。在应用信息化设备及技术手段辅助高校毕业生档案管理工作展开的过程中，强化技术合理使用、操作流程规范，注重保障档案信息安全，遵循档案保密的基本原则，才能更好地促进高校毕业生档案管理工作水平的提升。

三、结语

“互联网+”视域下，高校毕业生档案管理工作有了现代信息技术的支持，在档案保管方式、要求、流程等方面均有了新的变化，也形成了对传统档案管理模式的冲击。要契合新时期高校毕业生对档案服务的要求，适应互联网时代档案工作的变化，应当优化档案管理工作，具体可以从转变观念创新档案管理模式、规范管理科学档案管理工作、人才建设优化档案管理队伍、强化流程注重档案管理保密性等方面展开。以高校毕业生档案管理工作的优化，紧随档案管理信息化的发展步伐，为毕业生提供更优质的档案服务，助力高校档案管理工作质效提高。

参考文献：

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[3]陈媛. "互联网"背景下的高校毕业生档案管理系统[J]. 现代电子技术, 2021, 44(1):167-171.

作者简介：王明会（1982—）女，集安市就业服务中心，副研究馆员，本科，研究方向：档案管理。