医院人事档案管理新模式分析

医院人事档案管理新模式分析

王智恩

东莞市东坑医院

摘要： 我国医疗事业的不断发展, 人事档案管理工作对医院发展的重要性也越来越突出。人事档案的职能就是, 当医院对人才进行选拔或使用时为其提供录用人员的相关信息, 也为医院的日常工作安排和人事变动的顺利进行提供参考依据。传统的人事档案管理已经不能满足现代医院对人才的需求, 因此新的医院人事档案管理模式应运而生, 以不断满足医院对人才的需求和培养。

关键词：医院人事档案; 管理新模式;

前言：

人事档案是医院人事信息记录的重要载体,对于医院的管理有着重要的意义,随着现代化管理技术及管理方法的普遍应用,医院人事档案管理模式也发生了相应的变化,因此,医院人事档案管理新模式的建立显得十分必要,基于此,本文针对医院人事档案管理新模式的建立展开讨论。

一、医院人事档案管理存在的不足

对于医院而言,了解其人事档案管理工作存在的不足,是不断完善人事档案管理工作并充分发挥人事档案管理作用的重要基础,具体而言,医院人事档案管理存在的不足主要体现在以下几个方面:

1.1人事档案管理制度不完善

从当前的情况来看,医院人事档案管理工作存在的不足首先表现为管理制度的缺失。针对医院人事档案管理工作的开展,管理制度建设的主要目的在于指导档案管理工作的规范化进行。但是医院档案管理部门并没有认识到管理制度的重要性,虽然在部门中设立了相应的管理制度,但是制度内容形同虚设,与医院人事档案管理工作实际严重不符,由于缺乏制度要求,致使档案工作者的工作存在明显的随意性。受此影响,档案工作者的整体工作效率不高,无法满足医院人事档案管理工作的实际要求。而且,由于监督及责任制度,导致整个人事档案管理工作缺乏必要的约束,各个环节的档案工作中即使存在问题也无法被及时发现,而且,由于工作缺乏规范性,导致医院人事档案工作出错的几率不断升高。在这一状态下,当工作出现重大纰漏后,没有人承担责任,工作人员之间更多地表现为互相推诿,长此以往,必然会导致医院人事档案管理工作陷入混乱,人事档案管理工作的实际作用无法发挥。

1.2人事档案管理信息化程度较低

信息技术在推动我国社会发展中发挥了巨大的作用,而且其在多个行业中的应用程度在不断深入,但是从当前的情况来看,信息技术在我国很多医院的人事档案管理中的应用程度不够深入,导致医院人事档案管理效率相对较低,无法适应时代的发展变化。而且,在人治模式下,医院人事档案管理工作的出错率相对较高,随着时间的延长,部分人事档案还会丢失,进而给医院人事档案管理工作的开展造成了巨大的困扰。

1.3人事档案管理机制有待完善

医院人事档案管理中,管理机制问题主要体现为人事档案管理工作的参与部门相对不足,往往以档案管理部门独自运作为常态,但是,人事档案必然会涉及医院多个部门的人事信息,如果只有档案管理部门独自参与,那么无法及时了解其他部门的人事变动情况,因此无法对相应的档案信息进行及时变动,档案管理工作因此呈现出一定的滞后性。由于其他相关部门的参与程度低,导致档案管理部门承受着巨大的工作压力,工作效率无法提升,人事档案管理工作实际作用无法突显。

1.4人事档案管理队伍建设有待完善

从当前的情况看,部分医院针对人事档案管理队伍的建设表现出明显的缺失。首先,内部人事档案工作者培训工作的缺失。针对人事档案管理工作的开展,医院忽略了对档案管理部门人员的系统培训以及继续教育,导致其业务水平始终停留在一个层面或技能无法满足工作要求,进而直接影响到工作质量。其次,忽略了专业化人事档案管理人才的引进,医院人事档案管理工作缺乏必要的人才支撑。
二、医院应采用人事档案管理新模式

医院档案的管理是一项比较复杂的工作, 有着较强的机密性, 现代社会医院聘用人员的流动性比较大, 再按照以前的模式管理现在的人事档案已经不利于医院的发展。因此, 近年来医院为了从根本上提高人事档案管理水平, 已经将新型的档案管理模式用于整个系统的运作中。这种新的模式主要是建立并完善人事档案管理信息系统, 并利用人事档案代理的新模式。

2.1 医院应建立并且完善相关的人事档案管理信息系统

医院应充分利用现代化的科技资源, 在认真分析该医院人事档案管理信息化实际状况和医疗服务特点的基础上, 合理借鉴其他医院信息化管理系统的成功经验, 积极引入并开发真正符合本院服务特点和人事档案管理工作特点的新技术。

医院应将多媒体信息网络系统应用于人事档案管理中, 这是国家信息化和新时期人事档案工作的需要, 也是人事档案信息规范化的需要, 更是合理地使用现代化办公设备和软件的需求。医院人事档案管理中多媒体信息网络系统的应用, 可以为医院提供全面的人事档案信息, 使人才信息得到共享, 还有助于提高管理者的工作效率和工作质量, 也可以使人与人之间的交流更加科学化、规范化, 在一定程度上还能帮助医院管理者提高对人才的赏识度。

2.1解决人事代理制度下的医院人事档案管理存在问题的对策

第一、建立健全制度, 使人事代理中的档案管理做到有章可循, 有法可依, 管理规范, 同时明确医院与人才中介机构的职责范围, 建立起一套切实可行的人事档案代理工作制度。医院也要制定实行人事代理制度人员的人事档案管理制度, 明确医院与人才中介机构之间对人事档案的收集、整理、移交等工作的职责和范围, 规范双方的人事档案管理程序, 使工作有章可循。

第二、建立人才信息网络, 实行人事档案信息资源共享。人才中介机构应利用现代化的网络技术, 在严格执行人事档案保密制度的前提下, 提供人事档案信息网上查询服务。给医院一定的管理权限, 将聘用人员的人事档案信息方便快捷地提供给医院。

总之, 人事代理制度的引用缓解了医院人员编制滞后, 人才配置受限的矛盾, 医院利用人事代理制度这种新型的体外循环方式的人事政策, 解决了医院人力资源不足的矛盾, 加快了医院建设和发展的速度, 使医院为社会提供了优质的医疗服务, 从而缓解了社会的就医矛盾, 这是社会发展的方向, 同时我们希望人才中介机构本着对医院或对其他用人单位和流动人员负责的态度, 在人事档案代理制度这个基础服务环节上下功夫, 完善制度, 规范操作, 细化措施, 分清职责。只有如此, 才能真正发挥人事档案代理制度的优势, 为打造医院坚实的人才平台服务, 为建设高素质的管理队伍服务, 为医院的改革和发展服务。

结束语：

医院人事档案管理新模式的建立,是促进医院人事档案管理工作完善的重要途径,为此,医院要树立现代化的人事档案管理理念,从多个层面入手对传统不合理的人事档案管理工作予以完善,促使人事档案管理工作能够适应现代化的社会环境,并充分发挥人事档案管理在推动医院发展中的作用。

参考文献：

[1]张月.基于新形势下医院人事档案管理工作的应对措施研究[J].办公室业务,2019

[2]赵鹏.医院人事档案管理工作如何迎接新挑战[J].黑龙江档案,2015