信息化执法模式下的卫生监督业务档案管理

 信息化执法模式下的卫生监督业务档案管理

魏振文

山东省鄄城县卫生健康综合执法大队  山东省 鄄城县  274600

摘要：在执法过程中有效引入信息化技术，在一定范围内，促使卫生监督部门档案管理工作的高效开展，然而这种管理模式仍然存在一定的不足，因此卫生监督相关机构应给予档案管理体系充足的时间，不断提高自身专业素养及技能，还要求专业研发人员不但要提高信息技术水准，对相应管理体系进行及时优化并完善。

关键词：信息化执法模式；卫生监督业务；档案管理

1卫生监督档案管理信息化的重要意义

1.1提高档案管理服务质量及效率

卫生监督体系实现档案信息化管理，其实是促使传统人工操作转变为现代化管理模式，并完成信息采集工作，同时也促使卫生监督部门存储的档案信息资源充分发挥最大作用，以便更好地服务于社会大众。在此过程中，可以引入较为先进的科学技术，例如网络、信息以及计算机等有效技术，完成档案信息的有效收集、科学整理、合理分类及具体归档等工作，进而对初始档案资料起到有效的保护作用，进一步确保档案的真实性，以此提高档案管理服务质量及效率。基于此，卫生监督相关部门应促使信息化档案管理模式的实施，以便实现卫生监督业务档案管理执法的信息化。

1.2为领导决策提供有效的科学依据

加强卫生监督业务实现信息化档案管理，确保其具备先进性，不仅可以在卫生监督部门做出决策时快速地提供有效的科学依据，保障档案信息的准确性以及时效性，同时相关领导也将其作为重要的参考依据，并结合实际情况制定相应的对策，以便确保对策的时效性及有效性，管理模式的科学性及合理性。基于此，卫生监督部门中的档案管理信息可以将纸质档案有效转变为电子档案，降低档案信息存储空间的占用量，避免相关资金的浪费，以此促使档案存储效率不断提高。除此之外，也避免将大量的时间浪费在档案查找工作中，进而加强相应的工作质量及效率，实现卫生监督行业的可持续发展。

2卫生监督执法中的业务档案管理现况

2.1管理意识薄弱，业务能力较低

档案管理在卫生监督机构的业务中占据着基础地位，且属于后台性的业务范畴。当前卫生监督机构偏向重视提高专业技术人员的业务能力，却忽略了档案部门管理人员的业务能力培训。因此，一些管理人员不但缺乏较强的管理意识，其业务能力也比较低，业务知识面比较窄，无法及时更新相关业务知识，在信息化和数据化环境下，这部分管理人员很难掌握应有的技术、知识和管理要点，甚至在对档案进行整理与归档时，缺少统一规范化的流程，再加上没有实行专人负责制，业务档案存在损坏或遗失严重的情况，不但难以做好信息化执法模式下的业务档案管理工作，也直接影响了卫生监督业务档案利用价值的发挥。

2.2执法工作与档案管理工作的信息化不同步

虽然卫生监督机构在信息化执法模式下加强了平日业务执法的工作效率及水平，信息化程度非常高，但是相对的档案管理却存在信息化程度较低的问题，两项息息相关的工作在信息化建设进程中却呈现出不同步的问题，档案管理工作的滞后性比较突出。这主要体现在以下几点问题：①档案管理停留在收集实物档案的层面，缺少纸质与电子文档共存的双轨制管理机制，即便部分卫生监督机构推行了电子文档，但是许多办公无纸化环境下产生的电子材料并没有完全被纳入归档范围中。②在卫生监督机构中推广应用的信息系统与移动执法终端缺乏档案模块，无法实现卫生监督执法信息和相关档案管理的同步更新。

3加强信息化执法模式的卫生监督档案管理策略

3.1卫生监督档案信息化管理的原则

①有效原则。实现档案信息化管理应收集所有有效档案信息并将其归纳于档案管理中，并依法对涉及国家机密以及个人隐私等档案资源进行管理。在对档案信息化体系构建过程中，应结合相应的档案信息资源，进而实现档案资源的信息化管理。②统一原则。卫生监督部门应统一构建及合理部署档案资源的信息化管理，并结合实际档案信息制定相应的工作准则，避免部门之间的各为其主，造成资源及资金的大量浪费。

3.2提高档案管理人员的信息化管理意识

要加强对于档案管理人员的业务培训，保证业务档案管理人员能够及时掌握信息化执法的意识，培养档案管理人员自主更新知识的能力。通过对于信息化执法背景下卫生监督业务档案管理的发展前景进行判断，不断适应信息化卫生监督档案管理的要求。在培训内容方面还应该加强对于档案管理人员档案的统一性、规范性和信息化管理意识，建立健全档案统一管理体系，保证卫生监督机构档案管理的制度有效落实，形成自上而下的规范化档案管理机制。加强对于日常监督档案管理体系的建设，方便日后的查询，提高数据档案管理的规范性。

3.3增加档案收集和归档的范围

在科学技术快速发展的过程中，信息技术、网络技术、计算机技术等各种先进的技术在各行各业中的应用得到了明显提升，将这些先进的技术在卫生监督机构档案管理中的应用也能够提高档案管理的效率保证档案真实有效。在卫生监督档案管理的过程中，必须要适应信息化执法的发展要求，建立数字化档案质量管理体系。通过扩大卫生监督业务档案的收集范围，保证卫生监督档案管理内容更加完善，还能够提高卫生监督档案的应用效果。档案管理人员必须要加强对于信息化电子档案与日常的卫生监督执法工作进行整合，尤其是要保证相关的图片档案、影像档案和录音档案全面归档。

3.4加强档案双轨制建设

在卫生监督业务档案管理信息化开展的过程中，必须要严格落实纸质档案与电子档案双轨制的发展，促进档案信息资源管理共享机制，保证档案的有效利用，保证卫生监督执法体系得到全面增强。通过计算机网络系统中的快速录入能够提高档案信息管理查询的效果，还应该加强对于卫生监督人员现场检查，配备执法仪器，随时更新管理系统。在信息化执法模式下，对卫生监督业务档案管理必须要加强安全性和保密性，提高信息保护的质量，避免卫生档案泄露。

3.5帮助目前的档案管理人员提升信息化技能

卫生监督单位可以尝试定期的开展档案管理人员的信息化培训，扩大档案管理人员的信息化知识面，帮助档案管理人员形成自主更新信息化档案管理知识的意识，提升自主进行信息化知识学习的能力。为了帮助档案管理人员尽快掌握信息化执法背景之下，卫生监督单位的执法档案管理相关的技能和经验，有效提升档案管理人员的专业素质和职业胜任能力，在对工作人员进行培训的时候，需要注意培训的内容不能仅仅包括专业知识的讲解，还需要包含实务操作技能等相关技能类的知识，只有这样才能有效的提升档案管理的水平。

3.6落实档案双轨制，促进档案资源共享

在卫生监督业务档案管理的信息化进程中，档案部门应该落实纸质与电子类档案的双轨制，促进档案资源共享，提高档案的有效利用率，从而为信息化卫生监督执法工作提供支持。在这个方面，可在计算机网络系统中录入卫生审核与执法相关档案的查阅目录，便于查阅者对目录的快速查阅。卫生监督机构是一种比较复杂的医疗监管机构，应该为卫生监督人员的现场检查执法工作提供足够便利的条件。可为其配备移动执法设备，便于其随时核实系统信息，查阅相关电子资源。另外，信息化执法模式下卫生监督业务档案管理工作的安全性与保密性比较强，具有良好的信息安全保护功能。

4结束语

总而言之，在信息化执法模式的创新应用背景下，卫生监督业务档案管理工作需要采取有效措施克服其中依旧存在的问题，有效地发挥档案管理工作的作用，为卫生监督执法工作提供基础性的支持，并为卫生监督执法管理提供重要的有效依据。

参考文献：

[1]司绍亮.基于档案文化建设的卫生类高职院人事档案数字化管理研究[J].文化创新比较研究，2020（27）：178-180.

[2]张冬夏.信息化执法模式下卫生监督业务档案管理分析[J].办公室业务，2019（02）：110.