档案信息化提高档案管理能力

档案信息化提高档案管理能力

郭志玲

黑龙江省依安县新屯乡人民政府 黑龙江齐齐哈尔 161541

摘要：档案信息化建设与管理是一项复杂、系统的工程，档案管理部门要充分意识到这项工程的重要性和价值，创新其管理模式，以新理念加快档案信息化建设步伐，推进其不断优化创新发展，保证档案管理的安全性和完整性。同时，档案管理部门还要与时俱进，紧跟时代步伐，以资源整合实现统一管理，以强化管理人员责任意识来提高档案管理工作效率，推动档案信息化建设与档案管理良性发展。

关键词：档案信息化；档案管理能力；提高措施

引言

将档案管理与信息网络相融合，充分利用信息化带来的便利，能够在很大程度上提高档案管理水平，使档案管理更具科学性和针对性。同时，档案信息化建设也让人们能够更加方便地查阅档案。另外，为了使信息化下的档案管理更有效果，要重视提升档案管理相关人员的专业水平和管理素养，进一步增强档案信息化建设工作的实效性，以推动档案管理与时俱进，适应社会发展的要求，进而推动社会的发展。

1档案信息化建设的意义

档案信息化建设不仅是促进档案管理行业转型升级的内在需求，也是全面提升档案管理效率与质量的有效举措。概括来讲，档案信息化建设的意义主要表现为以下几个方面。

第一，提升档案管理水平。以往的档案管理工作流程烦琐、形式落后，高度依赖人力资源。而推进档案信息化建设可以在各类先进技术的支持与协助下实现对各类档案资料的统一扫描、自动梳理以及实时共享，促使各类档案资源的利用水平不断提升，由此全面提升档案管理效率与质量。

第二，满足民众多元化、个性化的需求。无论是在社会发展中，还是在人们的工作与学习中，档案都扮演着极其重要的角色。新时代下，推进档案信息化建设能够进一步扩大档案服务范围，促进档案服务内容更加多元化以及服务形式更加丰富，从而更好地满足民众多元化、个性化的需求。

第三，实现档案自动化管理。档案信息化建设以信息技术、大数据技术等为依托，可以精准合理地分类档案信息，并将其制作为便于保管和查阅的电子档案，再统一整理至档案官方网络平台，以便于用户检索。同时，推进档案信息化建设还能够避免因用户频繁翻阅纸质档案造成资料损坏，从而充分保障档案信息的安全。

2档案信息化建设与档案管理的原则

2.1技术规范性原则

在档案信息化建设与管理工作中，档案管理部门一定要遵循技术适用性、规范性原则，要确保档案信息化建设持续进行下去，满足各个领域对档案资料大批量、快速化查阅需求。档案管理部门要立足本单位发展实况，以合适的系统软件平台，通过兼容性较强的拓展接口来全面拓展系统平台中各项功能，为后期新技术、新架构、新内容的融入打好基础，也将档案信息化建设的优势展示出来，提高众人对档案信息化建设的重视和关注。另外，档案管理部门还要制定明确的规定，以规范化内容、方式来约束档案数字化、信息化建设，为之后的档案管理活动做好框架，提高工作效率。

2.2安全保密性原则

档案信息化建设是一把“双刃剑”，既有助于档案存储、管理、查阅、调用，也可能会让档案管理受网络病毒、黑客的攻击，导致重要档案资料丢失，影响企业单位工作运行。对此，档案管理部门要时刻遵循安全、保密性，依法履行公民保密义务，明确涉密权利和义务，确保档案信息化建设的安全性。如需携带涉密档案信息外出或外调用涉密档案信息，操作人员必须要获得相关保密部门的审核批准。在带回单位之后，部门负责人要及时查看信息的安全性、完整性，确保其不被丢失或受外界病毒侵入。同时，档案管理部门还要立足“用户需求”，以真实、精准的档案资源来确保资料的准确性、全面性，避免因档案信息不准影响企业工作。另外，档案管理部门还要建立安全管理制度，构建安全保障系统，从根本上提高档案信息化抗风险能力，提高其安全系数，保证档案资源的基本安全。

3档案管理和信息化建设的优化策略分析

3.1提升档案管理人员的业务能力

随着现代化建设的不断发展，档案管理也应该紧随时代发展的步伐，将信息化建设纳入其发展规划当中。因此，档案管理部门工作人员也要紧跟时代发展的要求，不断学习、完善，提升整体业务能力。

首先，要想提高档案管理人员在资料分类、归纳、整理方面的信息技术运用能力，就要对其进行定期培训；其次，在人才引进方面，除了引进专业管理类人才外，还要招收精通信息网络科技的人才，其中，以兼具两方面才能者为最佳；最后，在进行人员分工时，应有针对性地根据不同人员的擅长方向进行科学分工，让其能够更好地配合，从整体上提高工作效率，从而提高档案管理部门总体的业务能力。总之，要明确工作人员的工作内容以及业务水平的发展方向，让档案管理人员的工作水平能够跟上档案管理信息化建设的需要和今后的发展需要，从而推动档案管理工作的进步。

3.2规范档案管理体系

社会进步推动信息化与档案管理融合，网络科技的发展更是为档案管理工作提供了便利。由于档案管理与互联网技术进行融合对推动社会的发展具有很大的意义，因此，为了推动社会高质量发展，有必要规范档案管理体系，提高信息化管理水准。

而相关部门若想更高效地开展档案管理现代化工作，就必须改变传统思维，对档案数字化发展在档案管理工作中的重要意义进行更充分的了解，更加明确档案数字化发展工作的意义，提高对档案数字化发展工作的关注。同时，有关机构也必须合理调整原有的档案保管工作体系，并根据现代化的档案保管工作建立合理的档案保管体系。另外，相关机构也应建立有效的责任管理体系、评价激励机制和奖励体系等，以便档案保管工作人员履行档案保管服务责任，推动档案保管现代化水平和档案管理水准的提高。

3.3提升档案信息化管理水平

随着大量电子档案网站的形成，许多具备较高机密性的档案在互联网上实现了传送，这对计算机档案文件的保密工作具有重要意义。通过电子文书的形式对档案资料加以处理，不但可以把档案记录的作用最大限度地发挥出来，而且对档案资料的长期保护具有积极意义。从为提高电子档案管理能力而进行的大量实际考察工作中可以看出，为了切实达到这一要求，可以从如下几个层面着手：第一，设置专门的具备较高管理水平的技术机构，对专门管理档案的网站和其他电子档案资料系统提供技术协助并进行控制，以便使电子档案文件归档工作具有更强的专业性和规范性，使电子档案的管理更加完善；第二，为了加强对电子档案有关管理工作的有效监控和管理，政府工作人员必须在对电子档案进行管理的过程中，对电子档案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使电子档案管理具备较强时效性；第三，企业必须从不同角度出发，根据企业具体情况为档案安全制定具备较高防范性的策略，以便从源头有效处理安全问题；第四，还需要在对档案系统进行严密维护，使信息化管理系统得以正常运行的同时，进一步优化有关技术条件，并不断把先进的管理理念融于其中，从而使有关工作人员的专业技术素质得以提高。

结束语

做好档案信息化建设是新时代实现档案工作现代化的必然之举，对推进档案管理数字化转型，提高档案服务质量有积极推动作用。档案管理工作者要重视档案信息化建设，以新理念、新技术、新手段从多个角度、多层次全方位加大档案信息化建设力度，推动档案管理质量和效率不断提升，满足档案服务社会的发展需求，为企业、为社会提供优质可靠的档案服务。

参考文献

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